Paie & Ressources Humaines

Dossier numérique du collaborateur et signature électronique : la feuille de route à suivre

29 Mai 2019

Pour gagner en efficience, la fonction RH doit moderniser ses pratiques. Parmi les leviers à sa disposition : la digitalisation du dossier collaborateur qui implique la dématérialisation des documents et l’adoption de la signature électronique. Quels sont les bénéfices ? Et quelles sont les étapes à ne pas manquer ?

Réussir sa transformation digitale est clairement un enjeu majeur pour les organisations désireuses :

  • d’optimiser leurs processus ;
  • de gagner en productivité ;
  • d’améliorer leur performance collective.

Tous les départements de l’entreprise sont concernés, la fonction RH aussi. Cette dernière voit le digital influencer sa relation avec les collaborateurs. En témoigne le bulletin de paie dématérialisé qui reste probablement l’un des produits les plus médiatiques (et symboliques). Mais aussi populaire soit-il, il ne résume pas à lui-seul la dématérialisation du dossier collaborateur. Il demeure une porte d’entrée pour vulgariser un principe plus global.

En effet, le passage au numérique concerne également l’attestation employeur, les demandes de formation, les évaluations, la promesse d’embauche ou encore le contrat de travail et les éventuels avenants. Pratique, la signature électronique, qui garantit l’intégrité d’un document et sa valeur juridique, se révèle indissociable de tous fichiers nécessitant une validation et contribue à gagner du temps tout en fluidifiant les échanges.

 

Dématérialisation RH : une histoire (aussi) de communication

Le dossier collaborateur numérique et la signature électronique facilitent le quotidien des professionnels RH, mais aussi des collaborateurs eux-mêmes. Si les premiers peuvent aisément générer des documents, les faire signer avant de les archiver, les seconds peuvent formuler en toute simplicité leurs demandes RH.

A l’heure de la révolution digitale, le dossier numérique contribue à réduire la fracture qui existe entre l’entreprise et le reste de la société. En effet, en dehors de l’entreprise, les collaborateurs ont l’habitude des documents dématérialisés, que ce soit pour leurs relevés bancaires, leurs factures téléphoniques ou leurs quittances de loyer. Cette continuité sur leur lieu de travail répond donc à leurs attentes en matière de user experience, mais aussi de mobilité ainsi que d’engagement et de responsabilité environnemental puisque le volume papier diminue de manière drastique.

Pour autant, l’entreprise doit aussi songer qu’une part de ses collaborateurs ne voit pas d’un bon œil le tout-digital, notamment lorsqu’il est question de documents importants et officiels.

Pour preuve, la télédéclaration des impôts sur le revenu n’a été adoptée que par un peu plus de 60 % des foyers fiscaux, et ce à grand renfort de règles fixées par l’administration fiscale. Celle-ci oblige les contribuables à dématérialiser leur déclaration dès lors qu’ils dépassent un certain seuil de revenu annuel.

Des craintes s’expriment donc quant à la protection et la sécurisation de leurs données. Il faut donc rassurer l’ensemble des acteurs de l’entreprise sur le fait qu’avec la dématérialisation RH, leurs documents seront bel et bien archivés, protégés et qu’ils y auront accès comme bon leur semble. La traçabilité des actions à l’instar de la confidentialité sont bel et bien garantis.

 

Qui pour digitaliser la relation collaborateur ?

La fonction RH doit donc s’assurer qu’une communication adaptée sera réalisée avant, pendant et après chaque étape du déploiement. En étant au plus près des collaborateurs, l’entreprise sera en mesure de répondre à leurs inquiétudes et interrogations diverses, tout en effectuant la promotion du dossier numérique, du coffre-fort ou encore de la signature électronique.

Il est essentiel d’accompagner les collaborateurs dans ce qui n’est pas moins qu’une révolution culturelle.

Il se révèle aussi impératif de bien déterminer en amont quelles seront les personnes en charge de ce dossier en interne. Comme nous venons de le voir, la fonction RH, avec entre autres les responsables du personnel, et le service communication devront travailler main dans la main. Il faudra aussi que le responsable SIRH et le responsable IT soient intégrés à ce projet transverse afin de mener une action coordonnée.

La dématérialisation du dossier collaborateur permet à l’entreprise de répondre à divers enjeux : gain de productivité, réduction des coûts ou encore respect de la réglementation en vigueur. Cela permet également de simplifier les pratiques, d’éviter les doublons et de faciliter la mise à jour des données. En gagnant du temps sur le traitement des tâches administratives grâce à la modernisation de ses outils, la fonction RH se donne les moyens de réinvestir les missions à forte valeur ajoutée.

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