Paie & Ressources Humaines

Données RH : un outil d’aide à la reprise d’activité !

12 Juin 2020

Le confinement, puis le déconfinement nécessitent une gestion au cordeau des ressources humaines de l’entreprise. L’optimisation et la numérisation des données du personnel rendent l’action de la fonction RH efficace et pertinente pour accompagner la relance de l’entreprise. Discrétion et sécurité s’avèrent deux mots clés pour réussir ce pilotage.

La crise du coronavirus a provoqué de nombreux challenges pour les DRH, leur faisant passer un cap. Aujourd’hui, la question porte moins sur la nécessité de disposer de données sur le personnel et plus sur la maîtrise et le contrôle de celles-ci. À ce jour, les directions financières sont reconnues pour leur expertise en big data. Les DRH peuvent l’être tout autant. Car elles ont besoin de pouvoir traiter en souplesse et en rapidité les informations sur les collaborations pour livrer un diagnostic. Ainsi, la COVID-19 a poussé ce besoin à l’extrême. Elle a nécessité un suivi en temps réel afin de pouvoir ajuster la main d’œuvre à l’évolution de l’activité, et vice-versa, au gré de l’évolution de la pandémie, des restrictions de circulation et du carnet de commandes.

Le pilotage des données RH à l’épreuve

L’urgence de la situation sanitaire passée, la reprise de l’activité appelle, elle aussi, un pilotage fin des ressources humaines pour mettre en œuvre la stratégie de rebond décidée par la direction générale. Les DRH qui gèrent leurs données de façon statique sur des feuilles de tableurs non partagées, ont tout intérêt à revoir leur système d’information pour basculer sur une plateforme afin de gérer en agilité :

  • les besoins réels en main d’œuvre de l’entreprise au regard des commandes et des contraintes sanitaires
  • les personnels indisponibles (garde d’enfants, maladie, activité partielle…)
  • les roulements de personnels sur site et en télétravail
  • l’arrivée et le départ de collaborateurs

En d’autres termes, il s’agit d’accélérer la mise en place d’une business intelligence. Comme nous l’avons souligné bien avant la crise du coronavirus, cette dernière permet à la fonction RH de gérer tous les aléas qui peuvent toucher la masse salariale.

C’est un vrai challenge qui s’offre aux DRH. Il est passionnant et structurant. Le traitement de la donnée apporte à chaque secteur opérationnel de l’entreprise un regard actuel et prospectif sur ses besoins, ses forces et ses faiblesses. Si l’adaptation au confinement a permis des initiatives, la période du déconfinement est sans doute le bon moment pour valider celles qui sont pertinentes et créer des synergies dans la circulation de l’information. Pour éviter de courir derrière trop de lièvres à la fois, il faut sans doute choisir un besoin immédiat. Ainsi, la reprise post-COVID-19 impose de la réactivité dans la gestion du plan des emplois et des compétences (GPEC).

À court terme, les entreprises ont besoin d’identifier les postes indispensables et ceux dont elles vont devoir se passer pour un temps. Au-delà de l’enjeu RH, cette identification importe aussi à la direction générale, à la direction financière et à chaque direction opérationnelle. Savoir qui a besoin d’une donnée et pour quel usage permet de calibrer la profondeur des informations collectées. En clair, il s’agit de poser une définition claire sur la donnée recherchée pour, qu’une fois collectée, elle donne du sens au constat qui en sera fait.

Les rappels de la CNIL sur le traitement des données

Comme l’a rappelé la CNIL, tout n’est pas permis. Pour le cas d’un collaborateur contractant la COVID-19, l’autorité distingue deux situations où une même information ne doit pas être traitée de la même manière :

  • soit il travaille au contact d’autres personnels : il doit informer son employeur pour qu’il organise un dépistage de cas possibles de contamination
  • soit il travaille depuis son domicile ou de manière isolée vis-à-vis de ses collègues : comme il n’y a pas de danger, l’employeur n’a pas être informé.

Plus globalement, la CNIL signale que « seuls peuvent être traités par l’employeur les éléments liés à la date, à l’identité de la personne, au fait qu’elle ait indiqué être contaminée ou suspectée de l’être ainsi que les mesures organisationnelles prises ». Et elle rappelle aussi qu’en « raison du caractère sensible qu’elles revêtent, les données relatives à l’état de santé d’une personne font l’objet d’une protection juridique toute particulière : elles sont en principe interdites de traitement. »

Gérer de la donnée RH peut être perçu comme une forme de surveillance des collaborateurs. Là encore, tout n’est pas permis : la mise en place de caméra, de caméra thermique, de badges… nécessite un accord d’entreprise qui précise le contour de la collecte des informations, leur usage et la manière dont chaque collaborateur peut y accéder et demander un effacement ou une rectification. La donnée RH porte peu sur ces pratiques très encadrées par la loi. La majeure partie des informations sur les personnels est déjà récoltée, mais reste encore trop souvent logé dans des tableurs non partagés ou sur des fiches papiers.

Les questions auxquelles peut répondre le traitement des données RH

En organisant à grande échelle le partage d’informations déjà disponibles, la fonction RH se donne les moyens d’apporter un regard objectif et constructif aux enjeux auxquels elle est confrontée :

  • Quel collaborateur doit rester à domicile pour garder ses enfants ? Qui est en arrêt maladie, en activité partielle et pour quelle durée ?
  • Qui vient au travail en véhicule personnel, à vélo ou en transport en commun ? Qui habite à plus de 100 km de son lieu de travail et nécessite un document officiel de l’employeur ?
  • Quel collaborateur risque de partir dans quelques semaines ? Pourquoi ? Est-il indispensable dans la bonne marche de l’entreprise ? Faut-il prendre des dispositions pour éviter ce départ ?
  • Quels contrats de travail arrivent à leur terme ? Quels sont les motifs : remplacement, intérimaire, retraite… ? Faut-il leur trouver un remplaçant ? Où en est le processus de recrutement ?
  • Comment suivre la montée en compétence des collaborateurs ? Comment s’assurer que tous suivent bien le programme de formation prévu ? Est-ce qu’il a des collaborateurs auprès desquels aucune action de formation n’est en cours de déploiement ? Quelle formation faut-il proposer et à qui ? Les actions de formation ont-elles un impact sur les résultats de l’entreprise ?
  • Comment est appliquée l’égalité homme-femme ? Est-ce que la crise du COVID-19 a amélioré ou aggravé la situation ? Quelles mesures prendre ? Comment suivre leur application ?
  • Est-ce que les mesures de sécurité et en particulier celles autour du COVID-19 sont respectées ? Quel est le taux d’accident ? Quelles en sont les causes ? Quelles mesures prendre pour les prévenir et sont-elles efficaces ?

Passer de la feuille papier ou du tableur sur le disque dur de l’ordinateur à une plateforme relève aussi de l’obligation pour l’entreprise de sécuriser les accès aux données personnels de ces collaborateurs. Certes, toute information non stockée dans un fichier numérique ne relève pas de la réglementation en matière de protection des données. Là n’est pas le sujet. L’entreprise a besoin de fiabilité et d’exhaustivité dans ses données collectées. Sans quoi sa prise de décision n’a aucun sens et elle ne s’arme pas pour faire face aux enjeux de la reprise.

De plus, la numérisation des données offre l’occasion d’un travail d’équipe renforcé, où chacun mutualise ce qu’il sait avec les connaissances des autres. Ce qui amène de l’agilité et de la flexibilité : tout ce dont a besoin une entreprise en ce moment. Et cela n’est possible que si les informations traitées sont à jour et croisées afin d’être fiabilisées. C’est essentiel pour pouvoir améliorer le pilotage des ressources humaines.

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