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« Vous êtes des héros » : quand un dirigeant met en place le télétravail

28 Nov 2019

Aujourd’hui, Sylvie, employée dans votre entreprise, en CDI depuis plusieurs années, vient frapper à la porte de votre bureau. Elle a une demande un peu particulière, qui est peut-être une nouveauté pour votre entreprise : Sylvie aimerait pouvoir travailler de chez elle – mais sans rien changer d’autre dans son poste ou ses attributions. Autrement dit : il faudrait mettre en place du télétravail.

 

#1 Sur le principe, vous n’avez rien contre l’idée de Sylvie de se simplifier un peu le quotidien. Vous en savez quelque chose : gérer les déplacements, les enfants, les rendez-vous peut être très compliqué… Parfois travailler de chez soi pourrait simplifier fortement l’équation. Vous avez peut-être même lu ces dernières années dans la presse que le télétravail avait des avantages non-négligeables pour le salarié. Moins de stress, plus d’engagement… En premier lieu, il faut s’assurer de ne pas vous tromper de combat ! Le sujet côté employés revient souvent au fait de moduler son temps entre présence en entreprise et télétravail… il est beaucoup moins question dans leurs aspirations d’un temps complet en télétravail. Il s’agira donc bien souvent de définir le nombre de jours par semaine, ou par mois, où le télétravailleur sera à distance.

Mais en parallèle, une autre réflexion qui vous vient sans doute à l’esprit est : et pour moi, dirigeant, qu’est-ce que ça va changer ?

 

  • J’ai lu quelque part que cela va être un gain de productivité pour l’entreprise… Peut-être faudrait-il même généraliser la pratique ? Aller au paragraphe #3
  • Une seule personne en télétravail, cela reste gérable… je me demande quels sont exactement les droits et devoir d’un télétravailleur ? Aller au paragraphe #4

 

#2 Travailler de chez soi ? Vu l’activité de votre PME, cela semble être un casse-tête. Pourtant, il ne suffit pas de dire « non » parce que vous avez l’esprit tourné vers d’autres projets ou parce que l’inconnu vous inquiète. Refuser le télétravail à un salarié qui peut y prétendre, parce qu’il occupe un poste qui théoriquement le permet, nécessite que vous motiviez votre réponse négative en bonne et due forme, c’est-à-dire en expliquant précisément les raisons de votre refus.

 

  • Peut-être que finalement, je me fais des idées sur les contraintes… Qu’est-ce que cela impliquerait concrètement ? Aller au paragraphe #5
  • Ma conviction n’est pas une lubie. Je sais qu’il est plus sain de refuser. Quelles sont les conséquences ? Aller au paragraphe #7

 

#3

Vu les avantages relayés dans les dernières études, l’idée vous traverse que tout le monde pourrait dorénavant fonctionner en télétravail ! En effet, les dirigeants notent que les télétravailleurs ont un engagement accru et une plus grande productivité. C’est aussi un argument en termes d’image pour l’entreprise quand il s’agit de recruter notamment. Mais attention, la vigilance s’impose ! Et en tout premier lieu : le refus d’accepter un poste de télétravailleur n’est pas un motif de rupture du contrat de travail. Vous ne pouvez donc pas forcer vos salariés à travailler à distance. Dans le secteur privé, si on excepte les situations exceptionnelles (canicule…) le télétravail est surtout envisagé pour plusieurs profils précis de salariés. D’abord les seniors, comme un aménagement facilitant la transition vers une cessation d’activité. Ensuite, les personnes en situation de handicap, pour faciliter et maintenir leur accès à l’emploi ; et de la même façon pour les personnes en temps partiel thérapeutique (maladie longue durée…). Enfin, le télétravail est vu comme un outil pour ceux qui ont besoin d’améliorer leur vie familiale : grossesse avant la période légale de congés, organisation de la vie professionnelle avec des enfants, personnes vivant très éloignées de leur lieu de travail…

 

 

#4 Il suffit d’un tour sur le site d’information de Bercy, le ministère de l’Economie et des Finances, pour vous en convaincre : le télétravailleur a tout simplement les mêmes droits (et devoirs) que le salarié qui exécute son travail dans les locaux de l’entreprise. En tant qu’employeur, vous avez des obligations spécifiques à l’égard de vos télétravailleurs. Vous devez déjà fixer les plages horaires précises auxquelles ils peuvent être contactés à distance. Vous devez également les informer de toute restriction d’usage d’outils informatiques (sécurité, confidentialité…) à leur disposition et des sanctions attenantes. Enfin, vous devez vous assurer lors d’un entretien annuel que la situation ne se dégrade pas, notamment en termes de conditions d’activité et de charge de travail pour le salarié.

 

  • Mais concrètement, comment est-ce que je fixe les règles du jeu ? Aller au paragraphe #5
  • Et si Sylvie change d’avis et veut revenir travailler plus régulièrement dans les bureaux, que puis-je faire ? Aller au paragraphe #6

 

#5 Concrètement, vous avez trois possibilités pour mettre en place le télétravail. Vous pouvez rédiger une charte générale, sur lequel le comité social et économique de votre entreprise devra donner son avis. Vous pouvez aussi passer un accord collectif. Dans un cas comme dans l’autre, il faudra veiller à préciser comment un employé passe en télétravail (ou revient sans télétravail) ; comment vous allez contrôler le temps de travail et réguler la charge de travail du télétravailleur ; et aussi quelles sont les plages horaires réelles de travail, même « à distance ».

Une autre possibilité est de faire un accord individuel avec le salarié. Auquel cas, celui-ci peut être « formalisé » par tout moyen, notamment e-mail et courrier. Théoriquement, un simple accord oral suffit, mais vous aurez sans doute envie de fixer dans le marbre les nouvelles règles de fonctionnement.

 

  • Sylvie m’a dit qu’elle n’allait pas toujours travailler de son domicile… Est-ce un problème ? Aller au paragraphe #9
  • A quoi dois-je faire attention pour que cette expérience soit un succès durable ? Aller au paragraphe #10

 

#6 Peut-être qu’après quelques mois ou années, la situation de Sylvie va évoluer et qu’elle souhaitera mettre fin au télétravail. En la matière, les règles sont claires pour le dirigeant : vous devez priorisez les télétravailleurs pour reprendre (ou occuper) un poste sans télétravail « qui correspond à leurs qualifications et compétences », plutôt que de le proposer à une autre personne. Mieux, vous devez aussi leur indiquer spécifiquement la disponibilité de « tout poste de cette nature ». Dans tous les cas, le télétravail n’a pas vocation à être une contrainte pour l’évolution professionnelle.

 

  • Mais alors, pour un salarié, télétravail ou non, cela ne fait qu’une différence dans les temps de transport ? Aller au paragraphe #8
  • Donc, une fois l’accord donné… je n’ai rien besoin de changer ? Aller au paragraphe #10

 

#7 En vous entendant motiver votre réponse, peut-être que Sylvie comprendra que le télétravail ne sera pas si simple à gérer malgré sa situation. Et après tout, une entreprise, surtout une PME, c’est avant tout un lieu de vie qui implique d’éviter que certains salariés se retrouvent isolés à distance… Peut-être trouvera-t-elle d’autres conditions dans un prochain emploi ? Dans tous les cas, le télétravail ne peut et ne doit pas être vécu par une contrainte de part et d’autre de la précieuse relation employeur/employé dans une PME. C’est avant tout une occasion de mieux faire fonctionner l’organisation. Rappelez-vous cependant que le télétravail n’est pas obligatoirement « total », en moyenne les télétravailleurs passent 7 jours seulement par mois en travail à distance.

>>> Le mieux est sans doute encore de vous forger une opinion en écoutant d’autres dirigeants de PME parler du sujet. [FIN]

#8 Le gain en moyenne pour le salarié est évalué à 37 minutes par jour. Le ministère de l’Economie et des Finances, faisant appel à des chiffres venant notamment de la direction générale des entreprise (DGE) note aussi que le télétravail peut amener une productivité en hausse de 5 à 30 %, une baisse d’absentéisme de 20 %, impliquant également moins de turn-over, et jusqu’à 30 % d’économie de surface immobilière de locaux. Autrement dit, des avantages concrets qui peuvent faire réfléchir toutes les PME. Cependant, les autorités mettent également en garde contre les pratiques qui conduiraient à un délitement de la relation managériale et notamment à des différences de traitement entre les salariés.

 

 

#9 Le télétravail peut revêtir plusieurs formes : nomade (souvent occasionnel et en situation de mobilité) ou à distance dans un lieu plus ou moins fixé. En la matière, selon la taille de l’entreprise, son organisation et les dispositions du salarié, le lieu de travail peut être divers : dans un bureau décentralisé mis à disposition par l’employeur, depuis son domicile… ou encore dans un espace de co-working ou un des « tiers lieux » qui se sont multipliés partout en France ces dernières années. Le point de vigilance est sur les outils (ordinateur, PC portable, smartphone…) à fournir et à sécuriser pour l’échange d’information. Dans les faits, les logiciels en mode SaaS ont grandement contribué à simplifier les accès à distance aux informations de l’entreprise (email, CRM, ERP…) tout en garantissant généralement une authentification efficace. Le code du travail impose quoi qu’il en soit la prise en charge de tous les coûts qui sont directement liés au télétravail : matériel, logiciel, communications/abonnements… Et l’entreprise doit également veiller à ce que ces outils soient maintenus en conditions opérationnelles par ses soins. Cependant, ces conditions n’ont pas à être défini dans le contrat de travail ou dans l’accord d’entreprise ou de branche. Les accords peuvent cependant prévoir de moyens de vérification de la conformité du « lieu » de travail à distance (comité d’hygiène…) même si une simple déclaration sur l’honneur du salarié peut suffire.

 

 

#10En cas de télétravail, votre organisation doit avant tout s’atteler à maintenir le lien social avec le salarié à distance. C’est la condition principale du succès sur le long terme de cette pratique. Un baromètre Ifop/ParisWorkplace/SFL réalisé en 2019 indique ainsi que 26 % des salariés disent se sentir isolés aujourd’hui dans leur vie professionnelle, et donc à la fois plus stressés, moins fidèles à leur entreprise et moins performants. Le télétravail a tendance à renforcer ce sentiment (36 % contre 19 % pour les salariés sans télétravail) ainsi que la crainte du licenciement (24 % contre seulement 8 % pour les autres). Et en la matière, 42 % des salariés viennent au « bureau » pour partager un espace de vie sociale, avant de chercher un environnement de travail efficace.
Pour maintenir le lien, le télétravailleur doit donc pouvoir échanger très régulièrement avec ses collègues : par email, mais aussi téléphone et messagerie instantanée. La visio-conférence est un autre avantage. Du côté managérial, il est également recommandé de changer de pratique en se concentrant sur les objectifs et les résultats, plutôt que sur les moyens déployés. En la matière, le fonctionnement en petites équipes soudées est souvent plus efficace. Une attention particulière devra enfin être portée aux relations interpersonnelles : convivialité, courtoisie des échanges, moment de rencontres. Des journées d’équipes et des journées sans télétravail régulières permettent également de maintenir la « vie sociale de l’entreprise ».

>>> Depuis quelques années, les CCI et les Direccte (direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi) multiplient les cadres de réflexions pour les PME qui souhaitent généraliser le télétravail au-delà de quelques salariés. De tels guides, peuvent vous aider à passer à la vitesse supérieure et à préparer un télétravail serein à plus grande échelle. Dans tous les cas, les avancées technologiques sont aujourd’hui des facilitateurs majeurs pour la mise en place d’un télétravail maitrisé. Quelle que soit la taille de l’entreprise, des approches comme le DaaS (Desktop as a service) changent ainsi la donne. De quoi pousser tout dirigeant à se reposer sereinement la question des avantages du travail à distance. [FIN]

Le SaaS, allié de votre projet de télétravail !

Quels sont ses avantages concrets ?