Les enjeux de la digitalisation RH en 4 points essentiels

Digitalisation RH : définition

Le terme de digitalisation RH renvoie à l’ensemble des procédés qui permettent la numérisation des différents aspects RH d’une entreprise, grâce à des outils numériques spécialisés. Cela fait le plus souvent référence à la dématérialisation des documents en lien avec cette fonction : fiches de paie, contrats de travail, dossiers du personnel, guides d’entretien annuels… Les données du personnel sont ainsi centralisées et les informations confidentielles protégées. Mais la digitalisation RH ne s’applique pas seulement aux activités de recrutement, elle concerne toutes les activités du pôle des ressources humaines. Plateformes de travail collaboratif, formation en ligne, agendas partagés… Le digital s’invite partout dans l’univers des ressources humaines.

Quels avantages pour une entreprise ?

Que ce soit pour l’entreprise, le personnel et le service des ressources humaines, la digitalisation RH présente plusieurs avantages :

• Un gain de temps et donc une meilleure productivité pour l’ensemble du personnel de l’entreprise : l’automatisation des tâches et des processus permet à chacun de passer moins de temps sur l’administratif et de se concentrer sur les missions du cœur de métier ;
• Une communication plus fluide et de l’information qui se diffuse mieux ;
• Une plus grande fiabilité dans la gestion des processus internes : les données étant collectées, centralisées, sécurisées et traitées de façon automatique, cela ne laisse plus de place à l’erreur humaine ;
• Une optimisation dans le processus de recrutement ;
• Un meilleur suivi et accompagnement de chaque collaborateur ;
• Un pas en avant dans la démarche RSE avec une utilisation moins importante des documents papiers ;
• Une amélioration de la satisfaction des collaborateurs qui apprécient la transparence, l’accès facilité aux informations et une communication plus aisée.

Comprendre les enjeux de la digitalisation de la fonction RH

Les enjeux de la digitalisation de la fonction RH sont nombreux et cela va bien au-delà d’une réduction de la quantité de papier stockée dans l’entreprise.

Consacrer davantage de temps aux missions à forte valeur ajoutée

En dématérialisant et en automatisant les données, les entreprises vont améliorer à la fois la gestion et la fiabilité des processus en interne. Le service RH peut ainsi se dégager des tâches administratives chronophages et se concentrer sur des missions avec une plus forte valeur ajoutée comme la gestion des talents, le recrutement ou encore la fidélisation des collaborateurs.

Développer l’e-réputation dans une démarche RSE

La digitalisation du processus RH va diminuer fortement les impressions papiers. Ces actions peuvent et doivent être valorisées dans le cadre de la démarche RSE de l’entreprise. Cela permet d’améliorer la marque employeur et l’e-réputation de l’entreprise, dans le but d’attirer de nouveaux clients et de fidéliser les talents.

Développer la qualité de vie au travail

Le bien-être au travail est un critère primordial pour les jeunes générations. La digitalisation RH est un outil de choix pour optimiser et améliorer la qualité de vie au travail. Du côté du service RH, les équipes développent de nouvelles connaissances et peuvent se focaliser sur des tâches plus intéressantes et motivantes. Du côté des collaborateurs, la communication avec le service RH est plus fluide, leur avis est pris en compte via des sondages et de nouvelles organisations de travail sont favorisées.

Augmenter la productivité

La digitalisation RH est une transformation qui bénéficie à tout le monde : service RH bien sûr, mais aussi collaborateurs et managers. Les outils numériques performants font gagner du temps à tous les niveaux et offrent la possibilité aux collaborateurs de travailler sur des tâches plus stratégiques, ce qui augmente la productivité de l’entreprise.

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Comment mettre en place une digitalisation RH ?

La digitalisation des ressources humaines nécessite un temps de réflexion en amont, afin de déterminer les réels besoins de l’entreprise. Cela passe notamment par un état des lieux de l’existant et des besoins des collaborateurs, mais aussi par la prise en compte de leur acceptation ou de leur résistance face à cette transition.

Evaluer les besoins et les objectifs de l’entreprise

La première étape est d’évaluer la situation digitale de l’entreprise : quel est l’existant ? Quels aspects sont à digitaliser ? Quel est le budget disponible ? Quelles sont les compétences déjà présentes au sein du service des ressources humaines ? Pour cela, vous pouvez :

• recueillir des feedbacks de l’équipe
• faire une veille de la réputation de l’entreprise sur les réseaux sociaux
• utiliser des outils spécialisés, comme Cegid Wittyfit

Choisir les outils les plus adaptés à la digitalisation RH

Une fois que vous avez déterminé vos besoins et vos objectifs, vous pourrez choisir les outils digitaux qui seront utilisés au quotidien par les collaborateurs. Le SIRH (Système d’Information de gestion des Ressources Humaines) est un incontournable, qui regroupe l’ensemble des logiciels et outils nécessaires à la gestion des RH. Dans tous les cas, cet outil devra être facile à prendre en main, intuitif, réactif, complet et adaptable.

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Mettre en place une stratégie pour accompagner la transition

La digitalisation RH ne peut être une réussite que si elle est accompagnée d’une stratégie de gestion du changement pour en faciliter l’adoption. Cela passe notamment par une formation du pôle RH pour prendre en main les nouveaux outils, impliquer les collaborateurs, organiser des activités autour de la conduite du changement, laisser un temps d’adaptation pour s’approprier cette nouvelle organisation…

La digitalisation de la fonction RH est donc cruciale pour les entreprises : c’est un facteur de compétitivité, de performance et une façon de fidéliser les collaborateurs. Mais cette transformation nécessite une réflexion dans sa mise en place et un accompagnement des collaborateurs, pour être acceptée. Des outils sont disponibles pour faciliter la transition et vous encourager dans cette démarche. Pour en savoir plus, n’hésitez pas à prendre connaissance de nos produits Cegid dès à présent.