Digitalisation du Case Management RH : un plus pour l’engagement de vos collaborateurs

Initialement destiné à améliorer la relation client, le Case Management se décline depuis quelques années dans le champ des RH. Désignant schématiquement l’ensemble des processus collaboratifs de gestion d’un dossier collaborateur, le case management RH englobe aussi bien la collecte de documents et leur bon traitement (diffusion, circulation, archivage…) que l’intervention des différentes parties prenantes (collaborateurs, managers, personnels RH…) et les processus métiers mis en place au service du collaborateur. Mais que permet la digitalisation du Case Management dans le domaine des RH ? Et en quoi un Case Management digitalisé bien mené peut-il être bénéfique à la fois à l’engagement des collaborateurs et à la marque employeur ?

Digitaliser le Case Management pour améliorer l’expérience collaborateur

Dans une entreprise, les opérations RH peuvent vite devenir complexes : pour être acceptée, une simple demande de congé mobilise une multitude d’intervenants, doit être croisée avec les autres requêtes du même type (congés, RTT) au sein de la direction, avec le solde de congés restants du collaborateur…

On voit donc ici tout l’intérêt que comporte la digitalisation du Case Management RH : en centralisant et en organisant informatiquement les informations indispensables relatives à chaque collaborateurs, on simplifie du même coup les processus de décisions complexes auxquels les gestionnaires RH font face chaque jour.

 

La digitalisation du Case Management : des managers RH plus efficaces

En simplifiant le cheminement des dossiers collaborateurs, la digitalisation du Case Management RH permet donc aux managers RH de gagner en efficacité et en qualité de service.

Ils peuvent :

  • gagner du temps : en apportant un maximum de fluidité au échange d’information et en réduisant les délais consacrés aux tâches administratives
  • traiter plus rapidement les dossiers (avec une dispo 24h / 7j)
  • assurer un plus grand suivi de l’avancement des dossiers, et donc une meilleure gestion des demandes collaborateurs
  • accélérer la mise en conformité RH grâce à
    • l’amélioration de la traçabilité des informations (centralisation en un endroit unique : coffre-fort),
    • l’automatisation de la production des documents (limite l’erreur humaine)
    • l’automatisation de la vérification de la conformité des pièces communiquée
  • faire des économies: moins de ressources humaines mobilisées, moins d’erreurs de saisie…
  • sécuriser l’échange d’informations en mobilité (télétravail, déplacements professionnels)
  • mesurer automatiquement le volume de traitement des demandes, leur fréquence, les demandes les plus populaires, les délais de traitement, la satisfaction des utilisateurs.

BON À SAVOIR

Digitaliser le case management RH permet aussi de se rapprocher du zéro papier. La dématérialisation des RH inclut donc une dimension environnementale, permettant la poursuite d’objectifs RSE.

 

Case Management RH digitalisé : une qualité de service bénéfique à l’expérience collaborateur

Cette offre de services RH (Service Delivery HR en anglais) transformée permet en outre d’optimiser la relation entreprise – collaborateur :

  • la communication avec le collaborateur est améliorée
  • le travail collaboratif entre RH et collaborateurs est favorisé

Tous ces éléments œuvrent en faveur d’une expérience collaborateur qualitativement renforcée. Un élément essentiel pour cultiver l’engagement des équipes et consolider la bonne santé de sa marque employeur.

 

Dématérialisation du Case Management et engagement des collaborateurs

Pour créer de l’engagement, une entreprise doit placer le collaborateur, ses attentes et ses besoins au cœur de ses démarches et ses process. Or, la dématérialisation du Case Management permet de répondre aux principaux souhaits exprimés par les collaborateurs.

Le désir de simplification des processus est comblé par la digitalisation du Case Management dans les RH. Les démarches pour poser leurs congés, demander une formation ou encore recevoir une attestation sont en effet facilitées par l’automatisation de certains processus RH.

La mise en place, dans le cadre d’un Case Management RH digitalisé, de documents partagés, de messageries instantanées, de chatbots etc. permet aux collaborateurs d’accéder simplement, de n’importe où, n’importe quand et sur n’importe quel support aux informations qui les concernent.

Enfin, les collaborateurs, habitués à l’instantanéité dans leur vie personnelle, attendent des RH qu’ils traitent le plus rapidement possible leur demande. Grâce au Case Management digitalisé, les gestionnaires RH gagnent en rapidité et en réactivité, aussi considérable que soit le volume des demandes à traiter.

Ainsi, la gestion efficace des formalités participe à instaurer un cadre sécurisant pour le collaborateur, terreau indispensable à leur engagement.

 

Dématérialisation du Case Management et marque employeur

En instaurant un Case Management digital, l’entreprise prend également soin de sa marque employeur. Car en améliorant l’expérience de ses collaborateurs, elle se façonne une image positive que ces derniers partageront plus volontiers à l’extérieur de ses murs.

En outre, grâce au Case Management digital, l’entreprise peut faciliter à la fois ses processus de candidature, de recrutement et d’onboarding de ses nouveaux talents.

Des facteurs qui, in fine, favorisent l’attractivité de l’entreprise vis à vis des talents, mais également la fidélisation de ses équipes.

 

Digitaliser le Case Management : avec quelle solution ?

La digitalisation du Case Management RH est un atout pour l’engagement des collaborateurs et pour la marque employeur d’une entreprise, à condition de disposer d’un portail RH performant et adapté, à même de :

  • concentrer toute l’information RH dans un seul et même endroit : les collaborateurs doivent y trouver l’accès à une base de connaissance RH personnalisée (knowledge management)
  • permettre à l’utilisateur de déposer des pièces légales (CI, justificatifs de domicile), d’envoyer des demandes et de les modifier (envoyer une requête simplement), de signer en ligne si possible, de suivre l’avancement de son dossier, d’automatiser les relances…

Une attention particulière devra également être apportée à l’esthétisme et à l’ergonomie du portail : l’espace devra être convivial et aux couleurs de l’entreprise, proposer une prise en main intuitive pouvant être complétée de tutoriels en ligne.

Des solutions techniques peuvent aider les directions RH à mettre en place ces services. CEGID Dématérialisation RH par exemple, permet aux décisionnaires RH de traiter en toute sécurité :

  • l’établissement des contrats et des avenants en temps et en heure
  • la prise en compte rapide des primes et des revalorisations de rémunération
  • la gestion des arrêts de travail

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