Déployer un nouvel ERP sans fausse note

Comme tout projet stratégique d’envergure, la mise en place d’un nouvel ERP n’est pas à prendre à la légère. Il s’agit d’un processus qui demande du temps et de l’organisation et qui, faute d’anticipation suffisante, peut s’avérer plus compliqué que prévu, voire aboutir à un échec.

Quels sont les éléments à prendre en compte pour que l’implémentation d’un nouvel ERP se passe dans des conditions optimales ? Quelles questions faut-il se poser en amont et quels sont les écueils à éviter ?

Partir sur de bonnes bases dès la genèse du projet

Même si cela paraît évident, le premier facteur clé de succès dans la mise en place d’un ERP est la définition approfondie des besoins et la bonne restitution de ces besoins auprès de l’éditeur par le biais du cahier des charges. Nombre de projets rencontrent des difficultés à un stade avancé du projet, voire échouent parce que le besoin de l’entreprise a mal été expliqué, mal retranscrit, ou encore mal compris par l’éditeur dès le début.

L’audit effectué en début de projet a pour but de sonder précisément les besoins en interne de manière à rédiger le cahier des charges. Et comme les ERP sont amenés à accompagner l’entreprise sur une durée moyenne de 10 ans, il est essentiel de définir non seulement les besoins actuels, mais également de prévoir les besoins à venir. La réponse de l’éditeur doit quant à elle être le plus en phase possible avec le cahier des charges de l’entreprise, mais le client doit aussi avoir déterminé au préalable les éventuels points sur lesquels il est possible de faire des concessions, tout en s’assurant de ne pas trahir les objectifs définis comme prioritaires.

Autre élément de succès : les moyens mis en œuvre pour mener ce projet d’envergure, car celui-ci engage l’entreprise sur une durée pouvant aller de 1 à 2 ans. Le pilotage d’un déploiement ERP nécessite à la fois des moyens logistiques, humains et financiers. Des ressources mobilisées à temps plein seront ainsi fondamentales durant toute la phase du déploiement, avec des parties prenantes à la fois en interne, mais également côté éditeur, au sein du cabinet de conseil qui accompagne l’entreprise dans ce projet de transformation, et enfin chez l’intégrateur. L’implication de ces chefs de projets et leur capacité à collaborer sont déterminantes puisqu’ils vont être amenés à travailler en étroite en relation tout au long du projet. Ensemble, ils seront chargés de co-piloter le déploiement via des échanges quotidiens et réunions hebdomadaires pour assurer le suivi opérationnel du projet. Ces réunions devront être complétées par des comités mensuels et/ou trimestriels à visée plus stratégique et réunissant les dirigeants auxquels il faudra pouvoir justifier de l’avancement du projet.

Accompagner le changement par la communication

La mise en place d’un ERP constituant un projet de transformation important, il est crucial de communiquer en interne sur les tenants et aboutissants du processus. Car si la réussite d’un projet ERP s’évalue en premier lieu au regard de sa réalisation technique et de l’optimisation des processus opérationnels, elle se mesure également à l’aune de la satisfaction des clients internes. Il est donc fondamental d’impliquer, dès le début, par la communication, les fonctions métiers concernées par le changement à venir. Cette étape, qu’il ne faut pas négliger mais qui est souvent celle avec laquelle les entreprises ont le plus de difficultés, consiste à expliquer les objectifs et le périmètre du projet, informer sur les moyens mis en œuvre, présenter les différents intervenants et expliquer leur rôle, et donner un cadre temporel au projet.

En définissant ainsi les contours du projet, les directions informatique et financière à l’origine de l’implémentation du nouvel ERP s’assurent que les attentes en interne sont conformes à ce qui est mis en œuvre. Pour qu’elle soit efficace, cette communication ne doit pas être trop sporadique, sans quoi elle devient anecdotique dans l’esprit des collaborateurs. Les annonces doivent donc se faire en amont, mais aussi tout au long du projet pour informer sur l’état d’avancement, les éventuelles difficultés et retards rencontrés. Il est aussi important de communiquer sur la fin de l’opération afin de partager le succès du déploiement.