Voyage d’affaires aussi simple qu'un voyage loisir avec Notilus

Simplicité, expertises, bien-être des collaborateurs, maîtrise des coûts, liberté de choix, sécurité, respect des politiques voyages : comment agréger tous ces paramètres et rendre le voyage d’affaires plus simple ?

Gestion des frais de déplacement

04 Août 2021

11 min

Deux témoignages pour évoquer ce sujet dense avec Nicolas Job, fondateur et DG de Carbookr et Olivier Aubonnet, chargé de clientèle portail Entreprises SNCF. Un atelier animé par Cédric de Martimprey, directeur commercial Cegid Notilus, avec la participation de Ziad Minkara, CDS Groupe. Voici la retranscription.

Préambule : un mot sur Cegid Notilus

Le monde du voyage est en évolution constante depuis quelque années grâce aux nouvelles technologies qui ont aidé les entreprises dans l’optimisation de la gestion de leurs déplacements professionnels. Le comportement des collaborateurs a changé. Le déplacement professionnel est associé à une agence de voyage qui centralise toutes les réservations (avion, train, hôtel, réservation de voitures etc.). Déplacements professionnels et de loisirs se superposent désormais et les gens vont vers des pure players. L’étude faite par l’Echo Touristique (2020) montre que dans le Top 20 des sites de voyage, Booking.com pour les réservations d’hôtels en ligne est No. 1, suivi de Oui SNCF pour le train et de BlaBlacar (No. 6) pour les voitures.

Cegid Notilus permet de traiter la demande de voyage, l’ordre de mission, la demande d’engagement de dépense (secteur public), la note de frais avec intégration de la politique de remboursement et facilite la gestion globale des factures liées aux déplacements professionnels sans oublier la gestion de la flotte automobile. La solution a intégré l’offre Booking.com via la plateforme CDS ainsi que l’offre de SNCF Entreprises et Carbookr.

Le portail SNCF Entreprises

Olivier Aubonnet (SNCF) explique que le site Oui.sncf est une porte d’entrée très importante pour les voyageurs de loisirs ou professionnels. Il répond au besoin de simplification de la vie des voyageurs d’affaires qui se déplacent beaucoup. Cependant, les responsables voyages ont une alternative pour éviter aux collaborateurs d’utiliser le site Oui.scnf :

« C’est comme cela qu’est né le portail Entreprises, pour centraliser les paiements et concentrer tous les profils de voyageurs dans un seul outil. Avec la Covid, nous en avons profité pour faire évoluer l’interface en l’orientant plus directement vers le collaborateur qui a l’habitude de se servir d’outils en ligne, avec des interfaces simples et très ergonomiques. Dès lors, comment retrouver les mêmes habitudes pour les déplacements professionnels ? Le backoffice a évolué avec une gestion et une centralisation des paiements, un suivi des consommations, etc. Le contrôleur de gestion peut laisser de l’autonomie aux collaborateurs tout en conservant un œil sur le suivi des dépenses et l’optimisation via la gestion des abonnements »

Il ajoute : « La connexion avec Cegid Notilus est une chance pour la SNCF puisque la philosophie de l’outil est la même : le collaborateur dispose du maximum d’autonomie pour gérer son voyage. Via le connecteur, il atterrit sur le portail Entreprises pour prendre lui-même son voyage en main, tout en bénéficiant d’une centralisation des paiements et du contrôle des déplacements. Cegid Notilus apporte une quasi-transparence pour l’utilisateur final. La déclinaison de la politique Voyage permet de garantir que les dépenses engagées au niveau des déplacements en train soient conformes à cette politique. Le collaborateur retrouve un paiement non pas au fil de l’eau mais mensuel de ses dépenses de déplacement via une consolidation fluide dans Cegid Notilus ».

En quoi le portail Carbookr, couplé à Cegid Notilus, facilite-t-il la vie des voyageurs et des entreprises ?

Nicolas Job (Carbookr) rappelle que les brokers sont bien connus dans la location de voitures. Or il n’existait aucune plate-forme sur les voyages d’affaires : « Nous avons donc créé la première marketplace sur le même principe en offrant le plus grand choix et en simplifiant le voyage. Le challenge initial visait à constituer le plus grand catalogue de location de voitures, de loueurs, de modèles de véhicules sur toutes les destinations en multi-offres. Cela va dans le sens de la tendance actuelle du choix et des options en matière du déplacement professionnel. Ensuite, nous sommes allés vers de la personnalisation et de la transparence – grâce à la technologie, aux algorithmes, à l’IA (Intelligence Artificielle) – en offrant de la pertinence pour le déplacement du collaborateur : véhicule non carboné, kilométrage, etc. Nous essayons de mieux connaître le voyageur, ses habitudes, ses destinations favorites, la politique voyage de son entreprise. La maîtrise du déplacement professionnel a été rendue possible grâce au connecteur avec Cegid Notilus : nous centralisons et maîtrisons les moyens de paiement avec les cartes logées, la politique voyage est intégrée, et toute la facturation via l’interface Cegid Notilus ».

Il ajoute :

« L’entreprise a le choix des moyens de paiement. Carbookr travaille avec les deux acteurs de la carte logée pour les entreprises qui utilisent ce système. Nous faisons remonter le flux de facturation et le consolidons. Nous pouvons proposer de l’analytique, tout cela en multi-loueurs. Nous traitons avec les acteurs majeurs, les loueurs nouvelle génération, les véhicules connectés, le green/hybride… Nous sommes totalement transparents sur les informations marché. Cela permet de rassurer les achats, qui sont généralement frileux quand les collaborateurs se dirigent vers des portails dits de loisirs »

Dès qu’un déplacement est réalisé via Cegid Notilus, une des clés est le code analytique. Ce qui implique un code client, code affaire, code région, etc. « Ces informations sont poussées vers le portail et reprises sur la partie facturation » explique Cédric de Martimprey. Carbookr gère 10 codes analytiques aujourd’hui et peut avoir un reporting très précis par centre de coût, par code établissement, par collaborateur, département, etc. Le paramétrage peut se faire au plus proche de la politique voyage et de la maîtrise des coûts.

L’offre CDS Groupe répond à plusieurs besoins de l’entreprise

CDS Groupe travaille historiquement avec les Achats directs pour les aider à maîtriser les dépenses d’hébergements. Le groupe travaille aussi avec les RH pour l’application de la politique hébergement, avec la direction financière pour le contrôle des dépenses, avec la DSI pour la conformité, la gestion du risque, un facteur en accélération avec la crise. CDS Groupe doit aussi répondre à l’obligation de reporting RSE sur le déplacement professionnel, qui ne concerne pas seulement la décarbonisation, mais aussi l’empreinte numérique, le handicap, l’insertion, sans oublier de satisfaire aussi le voyageur !
Ce dernier se retrouve dans un environnement maîtrisé qui ressemble à son environnement loisirs. Il y retrouve l’hôtel choisi par les Achats, et peut le comparer avec divers opérateurs en temps réel. Il peut réserver s’il est en « best-buy », ou respectant strictement le tarif d’hébergement. La transparence évite aux acheteurs d’être sollicités en permanence. Ziad Minkara (CDS Groupe) explique :

« Nous remontons toute l’offre Booking.com, Hotels.com et le programme hôtels. Une fois la réservation effectuée, le voyageur veut être certain d’être remboursé s’il avance des frais, d’être dans son plafond sans devoir passer trop de temps à chercher des barèmes – notamment dans la fonction publique – bref il se retrouve dans un environnement maîtrisé en matière de paiement. Soit l’entreprise paie en central et refacture sur les opérateurs historiques sans les extras, soit le collaborateur paie avec sa carte corporate hébergée dans Cegid Notilus et respecte la conformité. Pour finir, nous remontons l’ensemble des informations liées à la dépense, au profil pour la RH, au budget, au projet, avec l’ensemble des analytiques nécessaires pour contrôler cette dépense-là. Plus besoin d’aller gérer cela dans un outil type GDS PNR. C’est fluide car, avec le télétravail et l’accélération du monde, le professionnel se mêle aux loisirs (« bleisure »), et c’est précisément ce qu’on retrouve dans Cegid Notilus. La solution gère la politique de voyage d’une façon globale, avec une connexion à des workflows : les responsables des services concernés valident un voyage, une location ou un hôtel ».

Et si vous testiez gratuitement pendant 3 mois ?

Nous avons décidé de créer un package complet comprenant l’offre de nos différents partenaires. Cegid Notilus vous permet d’avoir directement accès aux trains avec le Portail Entreprises SNCF, aux hôtels avec CDS Groupe et aux voitures de location avec Carbookr.

Le respect de règles spécifiques

Carbookr vient booster ce que l’entreprise met en place – et non concurrencer les négociations des acheteurs – grâce à ses technologies et des services additionnels (conciergerie) autour des choix de l’entreprise en matière de politique de déplacement. Concernant la SNCF : les entités publiques représentent une grande partie de sa clientèle : elles sont soumises à des règles spécifiques de comptabilité publique. Leur connexion à Cegid Notilus permet de garantir au payeur public un niveau de sécurisation et de validation très élevé. Sur le portail SNCF Entreprises, le paiement mensuel des déplacements peut intéresser les entreprises publiques comme les administrations, avec la mise en place des cartes logées type American Express ou Air plus.

Foire aux questions

Lors de l’atelier, plusieurs internautes ont posé des questions que nous avons trouvés pertinentes de retranscrire à l’écrit.

Quel intérêt pour une entreprise d’utiliser le portail SNCF plutôt que le site Oui.sncf ?

Oui.sncf est adapté aux déplacements ponctuels et individuels qui ne répondent pas forcément aux besoins de l’entreprise ni à la déclinaison de la politique Voyage. Le portail Entreprises bénéficie du suivi des consommations dans le cadre d’un contrat Grand Compte. Ceci n’est possible qu’en mettant en place un outil de centralisation, via un portail dédié pouvant gérer tous les profils de collaborateurs, s’assurer qu’ils soient à jour et bien rattachés à l’entreprise, que les cartes d’abonnement soient à jour dans les profils, que la fiche client entreprise rattachée au portail permette d’assurer un suivi. Idem pour le reporting qui ne peut se faire que dans un outil central. Par conséquent, on ne retrouve pas toutes ces données sur un site généraliste tel que Oui.sncf. De son côté, le collaborateur est sûr d’avoir accès à toute la tarification professionnelle et aux divers abonnements, ainsi qu’à un reporting détaillé. Aller chercher des informations de déplacement auprès de chaque collaborateur individuel via le site Oui.sncf prendrait énormément de temps au contrôle de gestion. Cegid Notilus permet de décliner un workflow de validation : on sait que tout ce qui a été dépensé en transport dans le portail d’entreprise est conforme à la politique Voyage. Enfin, le collaborateur n’a pas forcément la bonne vision d’ensemble de ce qui peut être bon pour l’entreprise. Par contre, le responsable Voyage saura l’orienter vers ce qui est le plus avantageux mensuellement ou annuellement.

Pourquoi choisir des connecteurs directs plutôt qu’un SBT qui centralise tous les inventaires ?

Pour Ziad Minkara, les comportements des voyageurs sont variés, tout comme les infrastructures entreprises et clients : « Cegid Notilus apporte de l’agilité. Il est possible d’y connecter le SBT et d’y retrouver l’ensemble de nos prestations. Nous fonctionnons dans le cadre d’un voyage concentré et nous venons en complément pour les entreprises qui ont un nouveau mode de déplacement, qui sont structurées différemment et qui souhaitent voir des opérations en direct avec des opérateurs tout en pouvant structurer leur politique en fonction de l’organisation interne. Nous sommes partenaires avec l’ensemble des SBT et celui de Cegid Notilus (Cegid Notilus Booking Tool). Le SBT est plutôt généraliste et inspiré de l’aéronautique. Les portails métier ont des offres plus larges ».

Quel est le rôle d’une agence de voyages dans le cadre d’une intégration directe ?

Pour Nicolas Job, elle a un rôle consultatif sur les besoins de l’entreprise, l’accompagnement, le choix, les bonnes pratiques. Les plates-formes intermédiaires sont des expertes. Pour Ziad Minkara : « Nous sommes en partenariat avec elles. Elles évoluent alors qu’on les pensait en déclin depuis 20 ans. Leur rôle reste central dans le déplacement professionnel. Elles ont souffert pendant la crise mais ont servi à rassurer les voyageurs et sont intervenus en support, en paiement, en reporting, bref en apportant de la consolidation. La relation avec l’agence se fait en complémentarité et pas en opposition ».

Agrégateur, broker, marketplace, quelles différences ?

L’Agrégateur collecte et compare les offres et le broker est un courtier en location de voitures, pour des sociétés qui achètent en masse pour pouvoir proposer des tarifs très avantageux. Ces termes sont beaucoup employés dans le loisir. Carbookr est une véritable marketplace et non un simple relais de prix : « Nous ajoutons une couche technique via des API telles que Cegid Notilus, ainsi qu’une couche de services comme la conciergerie. Nous accompagnons le collaborateur de bout en bout, de la réservation à la facturation, en passant par tous les interlocuteurs : achats, voyages, travel manager, direction financière. C’est une offre complète ».

Intégration des enjeux RSE, notamment les émissions de CO2 des locations ?

Ziad Minkara note que le reporting RSE est désormais une contrainte légale, en commençant par la note CO2. Tous ses partenaires vont aider à remonter l’information la plus précise. Sur le portail SNCF Entreprises, on peut récupérer un bilan complet CO2 à l’année des déplacements collaborateurs. C’est devenu une référence pour les entités publiques, entre autres lors des appels d’offres. Il en va de même pour la location de voitures. Carbookr étant centralisateur, il peut remonter les données de CO2 pour toutes les locations, quelle que soit l’offre choisie par le collaborateur. La demande pour l’électrique et l’hybride est très forte.

A retenir : Finalement, le point d’entrée est Cegid Notilus pour de la location de voiture, une réservation de train ou d’hôtel. Il suffit de cliquer simplement sur une icône pour basculer sur l’un des portails, bénéficier d’un choix large tout comme dans le monde du loisir tout en garantissant, côté entreprises, un aspect maîtrisé des dépenses, une sécurité de la data, pour que chaque niveau et service de l’entreprise soit en parfaite maîtrise de l’environnement.

Et si le voyage d’affaires devenait aussi simple que le voyage loisir ?