Et si le voyage d’affaires devenait aussi simple que le voyage loisir ?

Deux témoignages pour évoquer ce sujet dense avec Nicolas Job, fondateur et DG de Carbookr et Olivier Aubonnet, chargé de clientèle portail Entreprises SNCF. Un atelier animé par Cédric de Martimprey, directeur commercial Cegid Notilus, avec la participation de Ziad Minkara, CDS Groupe. Voici la retranscription.

Préambule : un mot sur Cegid Notilus

Le monde du voyage est en évolution constante depuis quelque années grâce aux nouvelles technologies qui ont aidé les entreprises dans l’optimisation de la gestion de leurs déplacements professionnels. Le comportement des collaborateurs a changé. Le déplacement professionnel est associé à une agence de voyage qui centralise toutes les réservations (avion, train, hôtel, réservation de voitures etc.). Déplacements professionnels et de loisirs se superposent désormais et les gens vont vers des pure players. L’étude faite par l’Echo Touristique (2020) montre que dans le Top 20 des sites de voyage, Booking.com pour les réservations d’hôtels en ligne est No. 1, suivi de Oui SNCF pour le train et de BlaBlacar (No. 6) pour les voitures.

Cegid Notilus permet de traiter la demande de voyage, l’ordre de mission, la demande d’engagement de dépense (secteur public), la note de frais avec intégration de la politique de remboursement et facilite la gestion globale des factures liées aux déplacements professionnels sans oublier la gestion de la flotte automobile. La solution a intégré l’offre Booking.com via la plateforme CDS ainsi que l’offre de SNCF Entreprises et Carbookr.

Le portail SNCF Entreprises

Olivier Aubonnet (SNCF) explique que le site Oui.sncf est une porte d’entrée très importante pour les voyageurs de loisirs ou professionnels. Il répond au besoin de simplification de la vie des voyageurs d’affaires qui se déplacent beaucoup. Cependant, les responsables voyages ont une alternative pour éviter aux collaborateurs d’utiliser le site Oui.scnf :

Il ajoute : « La connexion avec Cegid Notilus est une chance pour la SNCF puisque la philosophie de l’outil est la même : le collaborateur dispose du maximum d’autonomie pour gérer son voyage. Via le connecteur, il atterrit sur le portail Entreprises pour prendre lui-même son voyage en main, tout en bénéficiant d’une centralisation des paiements et du contrôle des déplacements. Cegid Notilus apporte une quasi-transparence pour l’utilisateur final. La déclinaison de la politique Voyage permet de garantir que les dépenses engagées au niveau des déplacements en train soient conformes à cette politique. Le collaborateur retrouve un paiement non pas au fil de l’eau mais mensuel de ses dépenses de déplacement via une consolidation fluide dans Cegid Notilus ».

En quoi le portail Carbookr, couplé à Cegid Notilus, facilite-t-il la vie des voyageurs et des entreprises ?

Nicolas Job (Carbookr) rappelle que les brokers sont bien connus dans la location de voitures. Or il n’existait aucune plate-forme sur les voyages d’affaires : « Nous avons donc créé la première marketplace sur le même principe en offrant le plus grand choix et en simplifiant le voyage. Le challenge initial visait à constituer le plus grand catalogue de location de voitures, de loueurs, de modèles de véhicules sur toutes les destinations en multi-offres. Cela va dans le sens de la tendance actuelle du choix et des options en matière du déplacement professionnel. Ensuite, nous sommes allés vers de la personnalisation et de la transparence – grâce à la technologie, aux algorithmes, à l’IA (Intelligence Artificielle) – en offrant de la pertinence pour le déplacement du collaborateur : véhicule non carboné, kilométrage, etc. Nous essayons de mieux connaître le voyageur, ses habitudes, ses destinations favorites, la politique voyage de son entreprise. La maîtrise du déplacement professionnel a été rendue possible grâce au connecteur avec Cegid Notilus : nous centralisons et maîtrisons les moyens de paiement avec les cartes logées, la politique voyage est intégrée, et toute la facturation via l’interface Cegid Notilus ».

Il ajoute :

Dès qu’un déplacement est réalisé via Cegid Notilus, une des clés est le code analytique. Ce qui implique un code client, code affaire, code région, etc. « Ces informations sont poussées vers le portail et reprises sur la partie facturation » explique Cédric de Martimprey. Carbookr gère 10 codes analytiques aujourd’hui et peut avoir un reporting très précis par centre de coût, par code établissement, par collaborateur, département, etc. Le paramétrage peut se faire au plus proche de la politique voyage et de la maîtrise des coûts.

L’offre CDS Groupe répond à plusieurs besoins de l’entreprise

CDS Groupe travaille historiquement avec les Achats directs pour les aider à maîtriser les dépenses d’hébergements. Le groupe travaille aussi avec les RH pour l’application de la politique hébergement, avec la direction financière pour le contrôle des dépenses, avec la DSI pour la conformité, la gestion du risque, un facteur en accélération avec la crise. CDS Groupe doit aussi répondre à l’obligation de reporting RSE sur le déplacement professionnel, qui ne concerne pas seulement la décarbonisation, mais aussi l’empreinte numérique, le handicap, l’insertion, sans oublier de satisfaire aussi le voyageur !
Ce dernier se retrouve dans un environnement maîtrisé qui ressemble à son environnement loisirs. Il y retrouve l’hôtel choisi par les Achats, et peut le comparer avec divers opérateurs en temps réel. Il peut réserver s’il est en « best-buy », ou respectant strictement le tarif d’hébergement. La transparence évite aux acheteurs d’être sollicités en permanence. Ziad Minkara (CDS Groupe) explique :

Le respect de règles spécifiques

Carbookr vient booster ce que l’entreprise met en place – et non concurrencer les négociations des acheteurs – grâce à ses technologies et des services additionnels (conciergerie) autour des choix de l’entreprise en matière de politique de déplacement. Concernant la SNCF : les entités publiques représentent une grande partie de sa clientèle : elles sont soumises à des règles spécifiques de comptabilité publique. Leur connexion à Cegid Notilus permet de garantir au payeur public un niveau de sécurisation et de validation très élevé. Sur le portail SNCF Entreprises, le paiement mensuel des déplacements peut intéresser les entreprises publiques comme les administrations, avec la mise en place des cartes logées type American Express ou Air plus.

Foire aux questions

Lors de l’atelier, plusieurs internautes ont posé des questions que nous avons trouvés pertinentes de retranscrire à l’écrit.

A retenir : Finalement, le point d’entrée est Cegid Notilus pour de la location de voiture, une réservation de train ou d’hôtel. Il suffit de cliquer simplement sur une icône pour basculer sur l’un des portails, bénéficier d’un choix large tout comme dans le monde du loisir tout en garantissant, côté entreprises, un aspect maîtrisé des dépenses, une sécurité de la data, pour que chaque niveau et service de l’entreprise soit en parfaite maîtrise de l’environnement.