Voyage d’affaires : gérer ses déplacements professionnels en 2021

Qu’est-ce qu’un voyage d’affaires ?

Le voyage d’affaires, ou déplacement professionnel, est une sous-catégorie du tourisme d’affaire (également appelé MICE, pour Meetings, Incentives, Congrès, Événementiel). Quelles obligations implique-t-il pour votre entreprise, notamment en période de covid ? Petit tour d’horizon !

Tourisme d’affaires, définition

Le voyage d’affaires est une composante du tourisme d’affaires. Ce dernier associe l’univers du tourisme (hébergement, transport, restauration, loisirs…) à celui du monde professionnel. Il se compose de quatre dimensions :

1. Les voyages d’affaires (business travel en anglais) : cette catégorie regroupe tous les voyages dont l’objectif est strictement professionnel. Ces voyages peuvent avoir lieu dans le cadre d’un voyage de presse, d’une prospection clients, d’une rencontre de fournisseurs, d’une visite d’usine…
2. Les conventions d’entreprises et les congrès professionnels : les conventions sont des évènements internes visant à former/informer des collaborateurs, partenaires, ressources externes et clients/prospects potentiels… Quant aux congrès, ils réunissent des experts d’un même secteur (congrès scientifique par exemple). Cette catégorie englobe également les séminaires et salons.
3. Les Incentives : ici, l’objectif est de fédérer les équipes par le biais d’évènements informels de “team building”. Le but final de ces évènements est moins d’informer que de renforcer la cohésion d’équipe et la motivation des troupes.
4. Les célébrations internes spécifiques : il peut s’agir de galas, de fêtes annuelles, d’anniversaires d’entreprise…

Déplacement professionnel, définition

On l’aura compris, le déplacement professionnel appartient donc à la première catégorie du tourisme d’affaires. En général, on estime qu’il s’agit d’un voyage d’affaires lorsque le déplacement dure au moins une journée, et est réalisé à des fins professionnelles. Celui-ci peut s’effectuer individuellement ou en petit groupe, à l’intérieur du territoire comme à l’étranger.

Déplacement professionnel et indemnité

Tout déplacement professionnel impliquant des frais (transports, hébergement…) doit être indemnisé, sous certaines conditions. Lorsqu’un salarié initie des dépenses pendant son voyage d’affaires pour répondre à un besoin professionnel, on parle de frais de déplacement (et plus précisément de frais kilométriques, si le voyageur d’affaires utilise sa voiture personnelle pour se déplacer). Dans certains cas, ces frais doivent être exonérés.

Les frais de déplacement peuvent concerner :

• les titres de transport (billets d’avion ou de train), le carburant utilisé et le logement réservé ;
• les prises de repas liées au déplacement professionnel ;
• les frais liés à la participation à un évènement, type conférence, convention, etc.

L’URSSAF rappelle notamment que deux conditions doivent être réunies pour que l’indemnité de grand déplacement soit remboursée dans le cadre d’un voyage d’affaires :

• la distance séparant le domicile ou lieu de travail de l’employé doit être supérieure ou égale à 50 km (pour un seul trajet),
• la durée de transport en commun nécessaire pour parcourir cette distance doit être supérieure à 1 h 30.

Important : Pour être remboursé, l’employé doit présenter à son employeur les factures originales.

Frais de déplacement et barème kilométrique

Si l’employé utilise sa voiture personnelle dans le cadre du voyage d’affaires, les frais de déplacement engrangés (comme le carburant utilisé ou l’entretien du véhicule) sont exonérés par l’entreprise selon un barème kilométrique bien spécifique. Pour en savoir plus sur ces sujets :

Comment prendre en charge les frais de déplacement ?

La prise en charge des frais dépend de l’accord d’entreprise.

En pratique, le remboursement s’effectue via des notes de frais gérées dans une solution logicielle comme Cegid Notilus. Le paiement de ces frais peut se faire soit par le collaborateur directement soit par un système de cartes de paiement professionnelles que lui a octroyé son entreprise.

Avec un tel système, vos collaborateurs peuvent réaliser leurs dépenses professionnelles, sans avance de frais. En prime, votre entreprise peut suivre l’évolution de ses dépenses en temps réel, tandis que l’expérience de vos collaborateurs en déplacement s’en trouve nettement améliorée.

À noter qu’un tel système ne dispense pas vos employés de fournir tous les justificatifs de paiement.

Voyage d’affaires et Covid-19

Qu’en est-il des voyages professionnels en période de Covid ? Concernant l’activité du secteur en 2020, les chiffres sont formels.

• 80 % des événements ont été annulés ou reportés en France, selon Frédéric Pitrou, le délégué général de l’Unimev (Union française des métiers de l’événement).
• Michel Dieleman, président de l’AFTM (Association française du Travel Management), estime la baisse d’activité des entreprises clientes de l’industrie du voyage d’affaires en 2020 entre 60 % et 70 %. 

Aujourd’hui, l’impact sur le secteur et sa capacité à rebondir dans un futur relativement proche est très difficilement mesurable. L’essor du télétravail, des webinars et autres usages résultant de la digitalisation du travail prouve bien que les pratiques managériales et RH changent, malgré tout. Faut-il pourtant partir du principe que les visioconférences remplaceront entièrement les évènements en présentiel ? Rien n’est moins sûr.

Selon un rapport récent de la GBTA (Global Business Travel Association), l’année 2021 devrait connaître une croissance de 21 % en matière de voyages professionnels. Malgré les prédictions assez pessimistes de certains acteurs du secteur, l’association prévoit que le niveau d’avant-crise pourra être pleinement retrouvé d’ici 2025.

Voyage d’affaires et confinement

Pour l’heure, les voyages d’affaires réalisés en 2021 se doivent de respecter quelques bonnes pratiques.

• Assurez-vous, en tant qu’employeur, que le voyage de votre salarié est absolument nécessaire. Si le voyage professionnel est réalisé dans le but de rencontrer un partenaire ou un client, demandez-vous si cette rencontre ne peut pas se faire par Zoom.
• Évaluez clairement les risques liés au voyage, et mettez à jour votre DUER (Document unique d’évaluation des risques). Pour rappel, l’établissement d’un DUER est une obligation légale, prévue par l’article R4121-1 du code du travail. En effet, “en tant qu’employeur, la loi vous impose d’évaluer les risques qui existent dans votre entreprise en matière de santé et de sécurité des salariés.”
• Notez également qu’à l’heure actuelle, tout déplacement réalisé en dehors de l’Union Européenne nécessite “un motif impérieux”. Autrement dit, le voyage doit être indispensable à la santé économique de l’entreprise. La présence sur place de l’employé(e) doit être impérative et impossible à annuler/reporter.

Pourquoi recourir à une solution de gestion des déplacements professionnels ?

La crise que nous traversons actuellement a permis de mettre en lumière deux réalités :

• La santé et sécurité des salariés, et notamment des voyageurs d’affaires, sont aujourd’hui des enjeux essentiels. Il appartient à l’entreprise de s’assurer que ses collaborateurs ne courent aucun risque.
• Les entreprises ont aujourd’hui besoin de maîtriser leurs coûts, et en particulier les dépenses consacrées au MICE.

Face à ce double constat, les entreprises doivent impérativement revoir leur Politique Voyage d’Entreprise. Une solution de gestion des frais professionnels telle que Cegid Notilus permet justement de simplifier les processus de déplacements professionnels, en trois étapes.

• Définissez une Politique Voyage Entreprise claire et intégrez-la dans le processus de réservation de vos collaborateurs, avec Cegid Notilus. Votre PVE peut couvrir de multiples paramètres, tels que vos processus de validation, les types de prestations et leurs catégories, les différents prestataires…
• Intégrez tous vos fournisseurs dans un hub de communication unique, alliant réservations online et offline (Self Booking Tools, Hotel Booking Tools, loueurs de voiture, agences de voyages…). Avec Cegid Notilus, vos employés peuvent gérer leurs réservations directement depuis notre plateforme, et n’ont plus besoin d’avancer de frais.
• Garantissezla sécurité de vos collaborateurs en déplacement, en préparant le voyage professionnel en amont. Avec Cegid Notilus, vous pouvez communiquer depuis notre plateforme sur les règles de sécurité à respecter, et suivre le déplacement de vos salariés depuis leur ordre de mission rempli sur notre outil.

Avec Cegid Notilus, l’avantage est double. D’un côté, vous simplifiez vos processus de voyages professionnels, en automatisant votre politique de voyage d’affaires et de remboursement. De l’autre, vous boostez la satisfaction de vos collaborateurs.

Cegid Notilus c’est des connecteurs aux…