La saga des IK – Episode 2 : les trajets domicile / travail

Dans le secteur privé, les frais de transport entre le domicile et le travail correspondent à des dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle. Ainsi, l’utilisation des transports en commun ou de services publics de location de vélos pour se rendre au travail peuvent être remboursés par l’employeur et exonérés de cotisations dans certaines limites et sous certaines conditions. Si la participation de l’employeur aux frais de transport public est obligatoire, il n’a en revanche pas l’obligation de participer aux frais de transport personnel de ses salariés.

Frais de transport public

L’employeur a l’obligation de participer aux frais de transport public de ses salariés. Votre employeur doit prendre en charge 50 % du prix des abonnements de transports auxquels vous avez souscrit pour vous rendre sur votre lieu de travail depuis votre domicile. Cela concerne les services de transports publics ainsi que les services publics de location de vélo.

Seuls les abonnements, qu’ils soient annuels, mensuels ou hebdomadaires, peuvent être pris en charge par l’employeur. Les titres de transport achetés à l’unité ou en carnet ne sont pas remboursables.

Le montant de la prise en charge des titres d’abonnement doit figurer sur votre fiche de paie. Le remboursement se fait mensuellement y compris pour les abonnements annuels (au prorata de celui-ci) et au plus tard à la fin du mois suivant l’achat du titre de transport.

Pour bénéficier du remboursement, vous devez présenter un justificatif (remise ou présentation du titre). Une attestation sur l’honneur suffit si l’abonnement n’est pas nominatif.

La prise en charge s’effectue à hauteur de 50 % de l’ensemble des titres de transport, sur la base d’un tarif de 2e classe et du trajet le plus court. Les salariés à temps partiel effectuant moins qu’un mi-temps bénéficient d’une prise en charge proportionnelle au nombre d’heures travaillées par rapport à un mi-temps.

Un accord collectif peut toutefois prévoir des modes de preuve ou de remboursement différents.

A savoir : la prise en charge obligatoire des frais de transport en commun est cumulable avec le forfait mobilités durables dans la limite globale de 400 € par an.

Frais de transport personnel

L’employeur n’a pas l’obligation de participer aux frais de transport individuel de ses salariés. Il peut néanmoins décider d’indemniser les salariés de leurs frais de transport personnel.

Cette prise en charge peut alors prendre la forme d’une « prime carburant » couvrant tout ou partie des dépenses de carburant ou des frais d’alimentation d’un véhicule électrique, sous certaines conditions et limites.

L’employeur peut aussi faire le choix de verser une indemnité kilométrique calculée selon le barème des « frais professionnels » publié par l’administration fiscale. Le régime social de cet avantage diffère selon que les salariés sont contraints ou non d’utiliser leur véhicule personnel.

La prise en charge n’est toutefois pas réservée à l’utilisation d’un véhicule. Elle peut également couvrir les déplacements effectués à vélo ou des services de mobilité partagée dans le cadre du forfait mobilités durables.

Qui est concerné ?

La prise en charge des frais de transports personnels est possible uniquement si elle est prévue par un accord collectif ou une décision de l’employeur. L’employeur peut alors rembourser vos frais de transports personnels sous conditions :

• Votre domicile ou votre lieu de travail sont situés en dehors de la région Île-de-France et d’une zone desservie par les transports urbains
• L’utilisation de votre véhicule personnel est indispensable en raison de vos horaires de travail.

La prise en charge n’est pas prévue dans les cas suivants :

• Vous disposez d’un véhicule de fonction, mis à disposition permanente par l’employeur avec prise en charge des dépenses de carburant ou d’alimentation électrique
• Vous êtes logé dans un logement de fonction, avec des conditions excluant des frais de transports pour vous rendre au travail
• Votre employeur assure gratuitement le transport domicile-travail

Le forfait mobilités durables

Depuis 2020, l’employeur peut verser un forfait mobilités durables aux salariés qui utilisent un moyen de transport personnel durable pour leurs trajets domicile-travail. Celui-ci vient remplacer et étendre l’indemnité kilométrique vélo (IKV) de 2016.

Le forfait mobilités durables concerne les modes de transport suivants :

• Vélo personnel (mécanique ou à assistance électrique)
• Covoiturage (chauffeur ou passager)
• Moyen de transport personnel en location ou en libre-service (vélopartage, trottinette, scooter)
• Autopartage avec un véhicule à motorisation non thermique (véhicule électrique, hybride rechargeable ou hydrogène)

A savoir : le forfait mobilités durables peut être cumulé avec la prise en charge obligatoire des frais de transport en commun, mais ne peut jamais excéder la limite globale de 400 € par an. Vous devez fournir les pièces demandées par l’employeur justifiant les conditions de la prise en charge et celle-ci doit être mentionnée sur votre fiche de paie.

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