Planifiez, réservez et gérez les différentes étapes de votre voyage d’affaires

Pour les voyageurs d’affaires, l’aspect le plus important d’un déplacement réside dans le fait d’être libre et d’effectuer les réservations ainsi que les éventuelles modifications par eux-mêmes (54 %). La tendance actuelle vise à rendre le voyageur autonome en mettant notamment à sa disposition des logiciels de réservation et de gestion des voyages. Malheureusement, utiliser les outils de réservation en ligne proposés par l’entreprise n’est cependant pas encore un réflexe bien ancré chez les voyageurs d’affaires, en réalité, une partie des interrogés (48 %) préfèrent encore se tourner vers Internet (Enquête Egencia, 2018).

En effet certaines solutions mises à disposition par les entreprises s’avèrent trop complexes à utiliser et à prendre en main. Le vrai enjeu est alors de proposer à ses collaborateurs, un outil à l’image de ceux qu’ils utilisent à titre personnel. Réserver un voyage d’affaires doit devenir aussi simple que la réservation d’un voyage loisir sur un site grand public. Les différents acteurs du marché s’attellent de plus en plus à devenir des solutions de planification des voyages « end to end » c’est à dire des solutions de réservation gérants de bout en bout toutes les étapes d’un voyage d’affaires. Moins d’intermédiaires, une centralisation de la donnée, un gain de temps énorme pour les collaborateurs et une réelle économie pour les entreprises.

Vers une gestion complète de la mobilité en entreprise au sein d’un même outil

Les logiciels de gestion des notes de frais sont également très attendus par les entreprises et leurs collaborateurs. Une gestion inefficace des notes de frais génère en effet des couts très importants, souvent difficiles à estimer. L’archivage des documents, les erreurs et fraudes, la non-conformité sont autant d’éléments pénalisants qui peuvent être maintenant optimisés.

Elles permettent d’éliminer les omissions, erreurs de calcul, non-conformité ou encore les justificatifs manquants liés aux déplacements professionnels, améliorant le respect de la politique voyage et les coûts qui y sont inhérents. D’autre part, grâce aux fonctionnalités des applications mobiles dédiées à la gestion des notes de frais, les collaborateurs peuvent par exemple utiliser l’appareil photo de leur smartphone pour saisir automatiquement un frais et rattacher un justificatif à leur note, et ce, de là où ils se trouvent. Elle permet par ailleurs d’éviter les erreurs et fraudes et que les services comptables et/ou les managers aient une visibilité en temps réel sur les dépenses…

Un outil de planification et de gestion des voyages d’affaires

Cegid Notilus est LA solution digitale du Mobility Management qui accompagne les entreprises dans la gestion des déplacements professionnels de leurs collaborateurs. De la planification des voyages à la note de frais, en passant par les réservations, le respect des politiques de voyages et la gestion des véhicules.