Open Booking, SBT, agences de voyages : comment avoir une visibilité sur ses voyages d’affaires ?

Quel est le rôle du Travel Manager ?

Le Travel Manager a pour mission de gérer et d’organiser les déplacements professionnels de son entreprise afin de trouver un équilibre entre réduction des coûts et bien-être du voyageur d’affaires. Il est l’intermédiaire entre le voyageur et les prestataires avec qui il doit négocier. Son principal objectif est de mettre en place et de faire respecter la politique voyages. Il permet à son entreprise de mieux gérer son budget déplacement et de contrôler toutes les dépenses du voyageur, ainsi que le remboursement des frais professionnels.

Quel est le rôle du service voyage ?

Ce sont les personnes chargées d’effectuer les réservations pour les collaborateurs. Leur objectif est de gérer les déplacements ou d’organiser les réservations. La finalité est de pouvoir avoir une visibilité sur les déplacements et de pouvoir les communiquer à la direction financière ou ressources humaines par exemple.

Une configuration qui va dépendre de la maturité de votre entreprise

Bien évidemment, toutes les entreprises n’ont pas de Travel Manager ou de service voyage. En effet, cela dépend de leur maturité ou encore de leur taille. A effectifs égaux, une usine de production fera forcément moins de déplacements qu’un cabinet de conseil, par exemple.

Quoi qu’il en soit, à partir d’un certain seuil il est nécessaire pour les entreprises d’organiser leur gestion des déplacements professionnels et des réservations qui y sont associées. Ceci est primordial afin, bien sûr, d’être rentable et de maitriser ses coûts liés aux déplacements. Quelle entreprise ne souhaite pas avoir une visibilité sur son second poste de dépenses après les ressources humaines ?

Les limites de l’Open Booking

Lorsqu’une entreprise laisse une pleine liberté de réservation à ses collaborateurs (trains, hôtels, taxis, etc.), et qu’ils n’ont pas besoin de passer par un circuit proposé par l’entreprise, c’est ce qu’on appelle l’Open Booking. C’est le cas pour de nombreuses sociétés n’ayant pas encore digitalisé leur process. Dans cette situation, il est compliqué pour l’entreprise d’obtenir des données sur les réservations de ses voyageurs. L’analyse des coûts qui y sont liés devient donc difficile.

• « Quel est mon plus gros poste de dépense, le train ou l’avion ? »

Il peut s’avérer compliqué de répondre à ce genre de question sans outil d’analyse et sans aucun cadre ou aucune charte voyage. La plupart des entreprises se rendent alors compte qu’il devient nécessaire de centraliser les réservations.

Consolider les réservations de ses voyageurs : quel intérêt ?

En plus du fait d’avoir un meilleur suivi et reporting, la consolidation des données permet d’avoir une visibilité sur ses ressources humaines afin d’allier sécurité et bien être. En effet, les collaborateurs se déplacent pour servir les intérêts de l’entreprise, pour rencontrer de nouveaux partenaires ou clients. L’entreprise doit donc veiller à ce que ces derniers se sentent bien pendant leurs déplacements, qu’ils soient en sécurité. L’entreprise doit être en mesure de répondre à des questions telles que :

• Où se déplacent mes collaborateurs ?
• Par quel biais ?
• Dans quelles conditions et à quel prix ?

Comment consolider et avoir une visibilité sur ses déplacement professionnels ?

Il faut distinguer deux cas de figure :

1. L’agence de voyage ou le SBT dédié

Outre l’Open Booking, le schéma traditionnel d’une entreprise est de faire appel à une agence de voyage. Cette dernière va pouvoir gérer directement les voyages des collaborateurs de ses sociétés clientes, mais peut aussi proposer des services « online ». Elles donnent accès à des SBT (Self Booking Tool) et bénéficient de tarifs négociés. Pour faire simple, un SBT est un agrégateur d’offres. Grâce à un SBT, vous pouvez réserver des vols, des trains ou des hôtels via des milliers de prestataires. Globalement, ce modèle est plutôt utilisé par des entreprises avec des volumes de voyages plutôt faibles.

Dans les très grandes entreprises, il peut exister un portail à part entière directement relié à un SBT. C’est un gain pour l’entreprise car les tarifs sont négociés et elle n’a pas de frais d’agence.

2. Une solution Travel & Expense

L’avantage d’une telle solution, c’est qu’elle va pouvoir faire appel conjointement à une agence de voyages et à un SBT. Un outil de gestion des déplacements professionnels comme Cegid Notilus est capable de s’interfacer avec ces deux types de prestataires. Notre solution se connecte à des sociétés tierces comme le portail SNCF pour réserver les billets de trains TGV et TER, CDS et Booking.com pour les hôtels, ou encore à Carbookr qui agrège toute l’offre des loueurs de voitures. Véritable passerelle vers les différents acteurs du voyage, Cegid Notilus résout le souci de la consolidation des données, de la sécurité et du bien-être des collaborateurs. Vous retrouvez en un instant toutes les informations essentielles à la direction de l’entreprise. Quoi d’autres pour mieux piloter ses dépenses et l’organisation des déplacements de ses collaborateurs ?