Le mobility management : comment optimiser la gestion de la mobilité en entreprise ?

Définition du mobility management

Vous pensez que le mobility management concerne uniquement les frais de transport des collaborateurs pour le trajet domicile-travail ou encore le conseil en mobilité douce de la part d’un mobility manager ?

Il est vrai que, dans certaines entreprises, cette formulation se prête seulement à cette aide apportée aux salariés.

Mais, dans sa définition première, le mobility management est avant tout l’ensemble des outils de dématérialisation qui permettent de gérer les déplacements professionnels et tout ce que cela comporte :

• Le remboursement des frais kilométriques ;
• La gestion des notes de frais ;
• L’organisation des voyages d’affaires, de la sécurité de vos collaborateurs et de vos données ;
• La gestion de la flotte automobile.

Les enjeux du mobility management en entreprise

Aujourd’hui, la dématérialisation et la transformation digitale dans son ensemble sont indispensables à la compétitivité des entreprises. La crise de 2020 a montré combien les entreprises qui avaient déjà pris le pli du travail à distance et des outils numériques se sont démarquées. De cette façon, elles ont pu s’adapter en l’espace de 24 heures pour poursuivre au moins une partie de leur activité.

Les outils de dématérialisation dans la mobilité sont désormais une priorité pour être plus productifs et plus compétitifs. Et les enjeux sont gigantesques :

• Réduire le temps passé sur les tâches chronophages et à faible valeur ajoutée, à commencer par la saisie manuelle des notes de frais. Selon différentes études – de la Fondation GBTA en 2015 à l’échelle mondiale ou encore de l’institut Opinion Way en France en 2017 – les salariés passent de 15 à 27 minutes en moyenne pour gérer une note de frais, pour la scanner, la saisir et la transmettre.

Sans parler du temps que doivent ensuite passer les RH et les DAF pour les contrôler. Et cela d’autant plus que la saisie manuelle est source d’erreur : 1 note de frais sur 5 saisie à la main serait ainsi incorrecte. À l’inverse, un outil de dématérialisation des notes de frais permet leur scan sur un smartphone par un logiciel OCR, sans risque d’erreur. Il les transmet ensuite automatiquement.

• Sécuriser les voyages d’affaires et tous les déplacements professionnels : les voyages professionnels sont une source de nombreuses complications. Comme pour un voyage privé, les problèmes médicaux, les risques routiers ou les agressions sont des réalités pour les professionnels. Il faut aussi désormais penser, plus que jamais, au risque épidémique, en plus de celui des attentats.
  Sécuriser leurs voyages par une meilleure gestion représente donc un enjeu essentiel. De plus, de la préparation du déplacement aux itinéraires pour aller d’un point A à un point B, l’organisation d’un voyage détermine pour une grande partie la réussite d’une mission.

Pourtant, selon le « Baromètre européen du voyage d’affaires 2019 » d’American Express Global Business Travel, seulement 23 % des entreprises ont un service travel management. Les autres confient cette tâche à d’autres services (Finance et RH principalement). Mais le sujet les intéresse vivement : 71 % d’entre elles analysent aujourd’hui la satisfaction des voyageurs d’affaires. En ligne de mire, cette mesure leur permet d’ajuster leur politique voyage et d’améliorer la protection des données.

• Gérer efficacement sa flotte automobile : savoir qui conduit un véhicule à quel moment est un élément fondamental pour la gestion d’une entreprise et de sa flotte de voitures, et pour la sécurité des collaborateurs. En automatisant les périodes d’affectation, le planning des maintenances et les reportings par un outil numérique, les entreprises optimisent une fois encore leur compétitivité.

Quelles solutions de mobility management mettre en place en entreprise ?

Cegid Notilus apporte aux entreprises une gestion de la mobilité en entreprise à 360°. Il y a 20 ans déjà, elle facilitait les notes de frais. Cegid Notilus a, par la suite, intégré les voyages professionnels et, depuis trois ans, la gestion de la flotte automobile.

Ces trois modules sont intégrés dans une solution transversale. Ils communiquent entre eux afin d’optimiser la gestion de l’entreprise sur tous les aspects du mobility management.

Prenez contact avec Cegid Notilus pour tester la solution et apporter à votre entreprise une pierre essentielle à l’édifice de votre transformation digitale !