Indemnité ou prime de déplacement : ce qu’il faut savoir

Cegid Notilus vous invite à lire cet article pour y voir plus clair.

Prime de déplacement : définition et caractéristiques

La prime de déplacement professionnel a pour objectif de gratifier les salariés effectuant un grand déplacement. Elle ne peut donc s’appliquer qu’à des voyages professionnels pour lesquels le salarié est contraint de passer une ou plusieurs nuits hors de son lieu de résidence sur la base des critères suivants :

• le lieu de travail pour la mission qui se situe à plus de 50 km du domicile,
• aucun mode de transport en commun ne permet d’effectuer le trajet domicile – travail en moins d’1h30.

Notez bien que ces deux conditions (de distance et de durée) doivent être simultanément réunies.

A l’inverse des indemnités, destinées à couvrir les frais professionnels occasionnés, la prime ne fait l’objet d’aucune obligation légale. Elle dépend donc exclusivement de la convention collective ou, plus simplement, de la politique voyage propre à l’entreprise.

L’objectif est ici de reconnaître et de récompenser financièrement le fait que le salarié s’absente plusieurs jours de son domicile. L’accord collectif définit toutes les modalités, telles que le calcul de la prime, généralement sous forme de forfait, mais aussi le mode de versement et le timing.

Ainsi, l’entreprise peut choisir de verser la prime avant le déplacement ou en fin de mission. Dans le cas de déplacements sur plusieurs mois, les paiements sont le plus souvent mensuels. Aussi, alors que ce sont principalement les notes de frais qui déterminent le montant des indemnités de déplacements, la prime n’est pas en lien direct avec les dépenses. Toutefois, pour bénéficier de l’exonération fiscale et sociale, la prime de déplacement doit rester dans certaines limites.

Calcul de la prime de déplacement

Alors, comment calculer une prime de déplacement ? Dans la pratique, elle se calcule généralement sur la base de plusieurs critères, comme par exemple :

• La durée de la mission,
• La distance entre le lieu de résidence et le lieu de cette mission,
• Le ou les moyens de transport utilisés,
• Parfois aussi le statut du salarié concerné…

Concrètement, c’est la négociation collective, ou à défaut l’employeur, qui définit la formule de calcul. Lorsqu’elle s’applique dans une entreprise, la prime de déplacement doit suivre le même calcul et les mêmes modalités pour tous les salariés partageant le même statut.

Quels sont les plafonds à respecter ?

Cette flexibilité apparente ne doit toutefois pas faire oublier une contrainte importante. En effet, des plafonds s’appliquent pour que la prime de déplacement bénéficie de l’exonération de cotisations sociales. Ces plafonds s’appliquent conjointement à la prime et aux indemnités de déplacement. Ils dépendent de différents facteurs, notamment :

• Géographiques : selon que la mission a lieu en métropole (avec même un régime particulier pour Paris et sa petite couronne), en outremer ou à l’étranger ;
• Temporels : les plafonds diminuent de 15 % au-delà de 3 mois et de 30 % au-delà de 2 ans.

Les informations complètes et les barèmes actualisés sont disponibles depuis cette page du site de l’URSSAF. Sachez enfin qu’en cas de dépassement de ces plafonds, la prime de déplacement doit être considérée comme complément de revenu. À ce titre, elle réintègrerait non seulement l’assiette de cotisations sociales mais aussi la base imposable pour l’impôt sur le revenu.

Prime de déplacement et déclaration d’impôts

Le traitement fiscal de la prime de déplacement au regard de l’impôt sur le revenu n’est pas homogène. Comme on vient de le mentionner, si elle dépasse les plafonds définis par l’URSSAF, elle est systématiquement imposable. Mais que se passe-t-il lorsqu’elle reste dans les limites permettant l’exonération de charges sociales ?

Il faut alors distinguer 2 cas, selon le choix fait par le salarié sur sa déclaration d’impôts : opter pour la déduction des frais réels ou pour l’abattement forfaire de 10 % sur les salaires.

• S’il choisit l’abattement forfaitaire, la prime de déplacement bénéficie de l’exonération d’impôts.
• En revanche, si le salarié opte pour la déduction des frais pour leur montant réel, la règle fiscale impose d’assimiler la prime au salaire. Dans ce cas, la prime de déplacement est donc imposable.

En résumé

La prime de déplacement est un avantage accordé par certaines entreprises à leurs salariés effectuant des missions de plusieurs jours loin du domicile. Cette gratification s’ajoute alors à l’obligation légale de verser une indemnité de grand déplacement. Elle s’intègre dans le cadre d’une convention collective ou d’une politique RH volontariste de la part de l’employeur. Si ses modalités sont théoriquement flexibles, la prime de déplacement est toutefois soumise à quelques contraintes, notamment pour qu’elle reste exonérée d’impôts et de charges sociales.