Mode d’emploi du remboursement des frais de déplacement professionnel

Le remboursement des frais de déplacement : le micmac enfin éclairci

Vous vous rendez avec votre voiture personnelle à un rendez-vous professionnel ? Vous avez dû vous déplacer par vos propres moyens en avion à l’autre bout de la France ou à l’étranger ? Dans ce cas, vous avez bien sûr droit de la part de votre entreprise au remboursement des frais engagés. Mais attention, l’URSSAF ne plaisante pas avec les frais professionnels et ceux des déplacements ne dérogent pas à la règle.

Le contexte des déplacements professionnels remboursables par l’entreprise

La gestion des notes de frais prend en charge un très grand nombre de montants sonnants et trébuchants engagés par les professionnels lors de leurs missions. Ainsi les cadres et les dirigeants, ou bien sûr les commerciaux, peuvent être amenés à se débrouiller parfois par leurs propres moyens et à engager des frais, notamment pour les déplacements. Cependant, la plupart du temps, les collaborateurs qui doivent se déplacer régulièrement bénéficient d’une voiture de fonction.

Mais lorsque l’on est amené à se déplacer avec sa voiture personnelle, ou à avancer le montant des billets de train ou d’avion, comment et quand demander à son entreprise de nous rembourser ? En plus des notes de frais de restaurant, les employés doivent aussi veiller à conserver la preuve de leurs déplacements professionnels et de leur légitimité dans le cadre professionnel. Pour autant, le contexte et les conditions de remboursement sont quelque peu nébuleux, surtout à mesure que les entreprises prennent en charge certains déplacements s’agissant de la mobilité propre. Tâchons d’y voir plus clair.

Qu’est-ce qu’un déplacement professionnel remboursable ?

Il existe deux grandes catégories bien distinctes pour le remboursement des frais de déplacement liés au travail :

• En premier lieu, ce sont tous les déplacements engagés personnellement pour le compte de l’entreprise avec son véhicule privé ou par l’utilisation d’un autre mode de transport. Mais attention, ces deux modes de déplacement ne sont pas remboursés sur les mêmes bases. Ce serait un peu trop simple…
• Les trajets domicile-travail. L’entreprise doit désormais prendre à son compte 50 % des abonnements de transport en commun (SNCF, RATP, etc.) ou de vélo en libre service. De plus, s’agissant du plan « forfait mobilité durable », les entreprises peuvent rembourser jusqu’à 400 € par an pour l’utilisation de moyens de locomotion propres. Pour les employés qui utilisent leur véhicule pour se rendre au travail, le remboursement d’une partie du carburant est possible sous certaines conditions. Mais cela demeure facultatif.

Comment sont remboursés les frais de déplacement ?

Il existe deux modes principaux de remboursement des frais de déplacement :

• Si vous utilisez votre véhicule personnel à des fins professionnelles, votre remboursement aura lieu sur un barème kilométrique décidé par l’administration fiscale. Elle prend en compte le kilométrage pour calculer le carburant nécessaire et l’usure de la voiture. Sous le montant fixé par le barème, l’allocation forfaitaire bénéficie d’une exonération de cotisations sociales. L’entreprise doit ensuite être en mesure de prouver à l’URSSAF et à l’administration fiscale que vous avez bien effectué ce trajet. Pour cela, vous devez indiquer le parcours, la date et le motif du déplacement.
• Si vous utilisez le train, l’avion, un taxi, une voiture de location, ou encore si vous garez votre véhicule sur un parking payant : ces frais de déplacement entrent quant à eux dans la catégorie de la gestion des notes de frais. Si bien qu’au même titre que les notes de restaurant, vous devez les transmettre à votre hiérarchie.

Dans ce dernier cas, vous devez conserver toutes vos preuves de paiement avant de pouvoir demander un remboursement. De plus, aujourd’hui, l’URSSAF accepte les notes de frais sous la forme digitale. Elles ont donc une valeur légale. Grâce à l’archivage à valeur probante de Cegid Notilus, il n’est plus nécessaire de conserver vos justificatifs (directement connecté à l’URSSAF). Ils sont conservés dans le système et garantissent une valeur légale durant 10 ans. Les frais professionnels, qui donnent droit à des exonérations de charges, font partie des principaux motifs de contrôle de l’organisme.

Votre entreprise cherche une solution pour optimiser sa gestion des notes de frais et des différents frais de déplacement ? Cegid Notilus gère non seulement vos notes de frais grâce à son application, mais elle peut également organiser vos déplacements professionnels pour plus de sérénité, du départ au retour.