Les frais de déplacement : qu’est-ce que c’est et qui est concerné ?

Il existe plusieurs types de frais de déplacement :

• Les frais de transport (billets de train, d’avion, utilisation de votre véhicule personnel, etc.)
• Les frais de repas (déjeuner, dîner)
• Les frais d’hébergement (hôtel et petit déjeuner)

Certaines de ces dépenses sont parfois prises en charge directement par votre employeur. Votre société peut en effet disposer d’un service voyages effectuant toutes les réservations, voire mettre à votre disposition des outils de réservation d’hôtels ou de voyages, dont les factures sont directement adressées à la société pour vous éviter d’avancer ces frais.

Dans le cas contraire, les frais de déplacements que vous engagez dans le cadre de votre activité professionnelle doivent être remboursés par votre employeur. Le paiement se fait généralement sous la forme d’un remboursement des dépenses réelles (parfois plafonnées) sur présentation de justificatifs, ou d’un versement, montant forfaitaire (allocation forfaitaire ou application d’un barème de remboursement) selon la nature de la dépense et la politique de remboursement de l’établissement.

Les natures de frais de déplacement

Outre l’achat de billets de train ou d’avion, les frais de transport correspondent généralement à l’utilisation de votre véhicule personnel à des fins professionnelles. Son indemnisation dépend généralement du nombre de kilomètres parcourus et de la puissance fiscale de votre véhicule. Le remboursement peut également différer selon que celui-ci a été utilisé pour raison de service ou pour convenance personnelle.

Si vous utilisez un véhicule professionnel, l’employeur peut vous rembourser les frais de déplacement supplémentaires liés à son utilisation, tels que le carburant. Il peut vous demander d’avancer les frais ou bien vous fournir une carte carburant. Les frais de transport concernent également les frais de péage ou de stationnement, ainsi que les courses en taxis ou en VTC.

L’indemnité de petits déplacements permet le remboursement des frais de repas lorsque vous êtes contraint de prendre votre repas au restaurant ou sur votre lieu de travail effectif en raison de conditions particulières d’organisation ou d’horaires (ex : travail en équipe, travail en horaire décalé, travail de nuit, etc.).

Certains déplacements peuvent également vous empêcher de retourner à votre domicile le soir. Si votre déplacement s’effectue à plus de 50 km ET à plus de 1h30 en transport en commun de votre lieux de travail ou d’habitation habituel, on parle de « grand déplacement ». Ceux-ci peuvent dès lors donner droit au remboursement de vos frais de déplacement de type hébergement et repas.

Nous parlons de ces sujets dans notre guide du voyages d’affaires en 2021.

Comment obtenir le remboursement des frais de déplacement ?

Certaines sociétés requièrent la création d’un ordre de mission préalable à votre déplacement. Outre les questions de sécurité et d’assurances (votre employeur doit pouvoir justifier de votre absence sur le lieu de travail), l’ordre de mission permet également de définir le contexte de votre déplacement et parfois même la nature ou le montant des dépenses autorisées au cours de celui-ci.

Que vos dépenses soient associées à un ordre de mission ou non, vous devez généralement les inclure dans une note de frais et présenter les justificatifs correspondants. Sans justificatif, l’entreprise n’est pas tenue de vous rembourser puisqu’elle ne peut pas prouver la légitimité de la dépense en cas de contrôle par l’administration.

Billet de train, facture d’hôtel, quittance de taxi, note de restaurant, le justificatif peut avoir différentes formes. Il n’est cependant pas toujours possible d’en disposer. S’il n’a pas pu être produit ou a été perdu, l’employeur peut accepter, de façon exceptionnelle, une attestation sur l’honneur.

A noter : présenter votre relevé de carte de crédit ou une photographie du montant qui est affiché sur une pompe à essence ne constituent pas des justificatifs acceptables par l’administration.

Pourquoi faut-il fournir vos justificatifs ?

Pour prouver que vous êtes à l’origine de la dépense et que son remboursement est bien justifié. Votre employeur doit en effet déclarer à l’URSSAF toutes les sommes payées et les avantages attribués à ses salariés dans le cadre de leur travail. Votre salaire, vos heures supplémentaires ou vos avantages en nature sont soumis à des cotisations qu’il doit verser à l’URSSAF. Certaines dépenses n’y sont cependant pas soumises, c’est le cas des remboursements de frais de déplacements professionnels, à condition qu’ils soient justifiés et n’excèdent pas certaines limites.

L’URSSAF fixe en effet des plafonds pour le remboursement des frais d’hébergement, de repas ainsi que le barème kilométrique. Votre employeur est libre de les appliquer ou non, mais sera redevable des cotisations en cas de dépassement. C’est pour cela que votre service financier doit collecter, contrôler et conserver les justificatifs pour procéder au remboursement en toute légitimité.