Agence de voyage d’affaires : définition, avantages et inconvénients

Les déplacements professionnels représentent la deuxième source de dépenses au sein d’une société, après les salaires. Une entreprise a donc tout intérêt à optimiser le coût des voyages d’affaires de ses employés, quitte à faire appel à une agence spécialisée.

Qu’est-ce qu’une agence de voyage d’affaires ?

Une agence de voyage d’affaires, également appelée agence de voyages professionnels ou société de gestion de voyages, offre aux entreprises la création et l’organisation de déplacements professionnels sur-mesure. Leurs consultants sont des experts formés pour élaborer au mieux des voyages professionnels pour leurs différents clients.

Parmi ses nombreuses responsabilités, une agence de voyage d’affaires prend en charge pour ses clients :

• La planification des déplacements professionnels ;
• L’organisation des itinéraires ;
• La recherche de bonnes affaires pour les vols et les hébergements ;
• La gestion et le suivi des dépenses de voyage ;
• L’application de la politique de voyage de l’entreprise ;
• L’assistance au collaborateur lors de son déplacement.

Principaux avantages d’une agence de voyages professionnels

Il existe trois grands avantages à solliciter une agence de voyage d’affaires : le gain de temps, le gain d’argent et la qualité de service.

Gain de temps

Les entreprises peuvent rapidement se laisser submerger par l’organisation complète d’un voyage d’affaires. En effet, il faut compter la recherche d’itinéraires, de vols, d’hébergements, etc.

Faire appel à une agence pour organiser les voyages professionnels de ses salariés représente donc une économie de temps non négligeable pour la société.

L’agence de gestion de voyages s’occupe de trouver une organisation optimale à différents niveaux. Les principaux sont ceux qui figurent dans la liste donnée plus haut. Mais l’agence se charge également de nombreux autres détails tels que :

• La prise en charge des demandes des visas ;
• L’impression des billets d’avion ;
• La réservation d’un taxi ou autre chauffeur (entre le siège de l’entreprise et l’aéroport par exemple) ;
• La communication sur les retards de transport potentiels le jour J…

Gain d’argent

À travers les économies réalisées au fil des déplacements, une société rentabilise rapidement l’argent dépensé en frais d’agence de voyage d’affaires. En effet, les experts procurent un réel avantage dans la recherche et l’organisation d’un voyage professionnel. Citons comme exemples :

• Des prix préférentiels obtenus dans les hôtels ;
• Des tarifs avantageux sur les billets d’avion ou de train ;
• Les surclassements possibles sur les chambres ou sur les vols ;
• De nombreux avantages ou services VIP.

L’agence de voyage d’affaires, un gage de qualité

L’agence de voyages professionnels est chargée de mettre ses clients en relation avec des fournisseurs et des contacts de l’industrie du voyage. Ses connaissances permettent au client de bénéficier de recommandations fondées.

L’agence de voyage d’affaires collecte, à travers ses différents contrats, de nombreux avis et retours venant de ses clients. Elle sait, par conséquent, quels hôtels conseiller, et surtout lesquels éviter.

Par ailleurs, l’agence de voyages professionnels se doit de vérifier et de respecter la conformité de la politique de voyage de la société. On retrouve dans celle-ci les catégories de dépenses et les montants à respecter (transports, hébergements, voitures de location, etc.) ou encore les achats non remboursables (frais supplémentaires, loisirs, etc.).

En résumé, les sociétés de gestion de voyage s’engagent à organiser un déplacement professionnel fiable et conforme à la politique de l’entreprise. Elles garantissent également un voyage rentable avec des hébergements et des transports au meilleur prix.

Limites d’une agence de voyage d’affaires

Les agences de voyages professionnels possèdent de nombreux avantages. Cependant, il est essentiel de citer leurs limites.

En fonction du nombre de déplacements professionnels de l’entreprise, les frais annuels et de transaction à payer peuvent se transformer en une dépense importante pour la société. Comme indiqué précédemment, il est possible de rentabiliser rapidement ses frais, mais uniquement avec un grand nombre de voyages d’affaires organisés. Dans le cas contraire, en comptabilisant peu de déplacements professionnels, une entreprise devra régler des frais d’agence à chaque fois qu’elle fera appel à l’un de ses consultants.

De plus, les accords conclus entre l’expert de voyage et ses contacts fournisseurs ne signifient pas forcément le meilleur accord trouvé pour le client. Il y a de grandes chances que cela bénéficie davantage à l’agent lui-même.

De ce principe, on peut également ajouter qu’une gestion externe des voyages d’affaires réduit la possibilité de suivi sur les décisions et les choix à prendre. L’agence de voyages professionnels ne contracte aucune obligation de transparence à son client, que ce soit dans sa façon de travailler, de s’orienter vers certains contacts ou d’en écarter d’autres.

Enfin, si un problème survient lors d’un déplacement à l’étranger par exemple, un contact d’urgence peut être mis en place. Certaines agences de voyage d’affaires proposent une assistance 24h/24, mais ce n’est pas le cas de toutes. Un agent qui travaille sur des horaires ouvrables ne sera joignable ni le soir, ni durant les week-ends, en cas d’urgence.

Pourquoi utiliser un outil Travel & Expense ?

En raison des limites de ces agences de voyage d’affaires, des solutions modernes sont disponibles sur le marché. Ce sont les outils de gestion Travel & Expense (T&E), tels que celui développé par Cegid Notilus.

Intuitif, global et complet, un tel outil constitue une alternative ou un complément à l’agence de voyages professionnels. Il s’adresse aux entreprises qui recherchent un moyen simple et rapide de gérer leurs propres voyages d’affaires, tout en gardant une vision nette sur le déroulement des réservations de leurs collaborateurs.

L’outil Travel & Expense de Cegid Notilus offre aux entreprises la possibilité d’effectuer des réservations de voyages professionnels : hébergement, train, voiture de location, etc.

Le tout s’effectue sur une plateforme dédiée, sans avoir besoin de passer par l’intermédiaire d’une agence de voyage d’affaires.

En complément de ce système de réservation, le logiciel de gestion T&E propose d’autres prestations de types :

• Intégration de la politique de voyage (types de prestation, prestataires favoris, destinations autorisées, etc.) ;
• Hub de communication (plateforme de réservation) ;
• Ajout d’un ordre de mission (planification du déplacement).

Cet outil permet à la société d’avoir plus de visibilité sur le contrôle des frais de déplacement. À court terme, il lui permet d’optimiser le budget et de mieux définir sa politique voyages d’affaires.