Paie & Ressources Humaines

Dématérialisation de la paie : DRH, comment bien mener votre projet ?

18 Oct 2019

La transformation digitale des entreprises passe par la dématérialisation de la fonction RH et inévitablement par celle de la gestion de la paie. Parce qu’elle répond aux enjeux en matière d’attraction et de fidélisation des talents, d’expérience collaborateur ou encore de marque employeur, elle se révèle un levier de performance pour toute organisation. Comment la fonction RH peut-elle mettre en place un projet de dématérialisation de la paie ? Suivez le guide !

L’inévitable dématérialisation de la paie

Sur 120 DRH interrogés par Wavestone et appartenant à de grands groupes de plus de 10 000 salariés en moyenne, 96 % l’affirment : la digitalisation de l’entreprise représente la transformation la plus importante à leurs yeux [1].

Et pour cause, dans un monde où les mutations en continue génèrent instabilité et incertitude, gagner en agilité et accroître sa capacité d’adaptation aux changements se révèle indispensable pour toute organisation désireuse de poursuivre son développement. En sus, les nouveaux outils associés à une amélioration significative des processus contribuent à rendre la stratégie globale plus cohérente et lisible. A ce titre, la transformation digitale concerne tous les services de l’entreprise. La fonction RH fait même partie des premiers services impliqués, si ce n’est le premier.

En effet, si la transformation digitale impacte l’ensemble des services, in fine, elle impacte l’ensemble des collaborateurs. Il revient donc à la fonction RH de porter le sujet et de donner la direction à suivre.

La transformation digitale de la DRH s’impose à tous les niveaux : le recrutement, l’onboarding, la formation, la gestion des carrières, l’offboarding et bien évidemment la paie. Car derrière sa dématérialisation et son automatisation, se jouent des enjeux en matière d’attractivité de la marque employeur, de fidélisation des talents, d’innovation managériale, d’expérience collaborateur et d’expérience manager ou encore des enjeux autour de la sécurisation des décisions.

La dématérialisation de la paie reste donc une étape incontournable des organisations en pleine mutation.

Les étapes vers la dématérialisation de la paie

Comment la fonction RH doit-elle s’y prendre pour mettre en place la dématérialisation de la paie ? L’attention portée à l’équipe en charge du projet se révèle primordiale. Si la fonction RH est toute pressentie pour porter le dossier de la transformation digitale au sein des organisations, elle ne peut pas jouer en solo. Travailler main dans la main avec la direction des systèmes d’information (DSI) s’avère indispensable.

Ensemble, ces deux services pourront s’aligner afin de trouver les meilleures réponses aux besoins des collaborateurs qui sont amenés de plus en plus à partager leurs informations. En quelque sorte, il s’agit de la rencontre de l’expérience utilisateur avec l’expérience collaborateur, et de leur optimisation.

Pour la mise en place de la dématérialisation de la paie, la méthode agile apparaît comme la plus pertinente, notamment suite à une étude de marché. Et pour cause, elle ne fige pas le projet SIRH. Au contraire, elle permet d’accompagner l’équipe en charge tout du long, jusqu’à la maturité du projet. Ainsi, pas à pas, d’atelier en atelier, l’outil prend forme et s’adapte en continu selon les besoins réels de l’entreprise. Au terme du troisième atelier, les équipes RH peuvent déjà utiliser en partie la solution puisque le premier workshop, à savoir la première pierre de l’édifice, est achevé.

Une fois l’outil de paie en production, l’accompagnement au changement s’en trouve simplifié puisqu’il démarre dès le début du projet. L’adhésion des parties prenantes se révèle plus forte étant donné que l’appropriation de l’outil se fait immédiatement, sans attendre. Plus, les personnes impliquées avancent sur le projet, et plus elles découvrent le potentiel de l’outil.

Les bénéfices de la dématérialisation de la paie

La dématérialisation de la paie comporte son lot d’avantages.

  1. En effet, avec les nouveaux outils, les échanges se révèlent plus fluides entre la fonction RH et les collaborateurs. Ils permettent aux premiers de gagner du temps et de se consacrer aux missions à forte valeur ajoutée, quand les seconds obtiennent ainsi des réponses à leurs questions administratives sans attendre, et ce 7j/7, 24h/24. Globalement, les collaborateurs gagnent en autonomie : ils effectuent leurs demandes, suivent le statut desdites demandes, consultent les documents RH les concernant, mettent à jour leurs données… La fonction RH est ainsi soulagée des tâches chronophages et rébarbatives.
  2. La dématérialisation de la paie permet aussi à l’entreprise de garantir sa conformité. Rappelons que la paie reste fortement impactée par les obligations légales. Et qu’il convient aux gestionnaires de paie de s’assurer que l’entreprise répond bien aux exigences du droit social. La protection des données se voit renforcée avec la dématérialisation puisque les accès aux documents sont contrôlés et trackés. Ainsi, la fonction RH sait qui à consulter un document et dans quel but. Cette traçabilité renforce la confiance entre l’employeur et les collaborateurs.
  3. Avec des données conformes, protégées, contrôlées et centralisées, la DRH a l’opportunité d’améliorer sa capacité d’analyse. Plus pertinente, elle dresse des constats plus justes, lui permettant ainsi de tabler sur des projections plus fiables. Elle propose donc une analyse prédictive, voire prescriptive et se positionne comme un business partner ayant une vision claire de la stratégie à conduire. La fonction RH se donne clairement les moyens d’améliorer ses performances, mais également celles de l’entreprise au niveau global.

Une gestion de la paie dématérialisée représente le premier pas d’une transformation digitale réussie. Car en optimisant les processus, les gestionnaires de paie ont l’opportunité d’opérer une mutation de leur métier. Ainsi, moins sollicités sur la partie administrative, ils se concentrent sur l’analyse des données recueillies et deviennent des experts de la paie ayant un impact sur la stratégie globale de l’entreprise. 

[1] Etude, “Les RH de demain : Steve Jobs ou Mère Teresa ? Les nouveaux défis de la fonction RH dans un écosystème en mutation”, Wavestone, 2019

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