Experts-Comptables

Dématérialisation: comment définir une organisation gagnante en cabinet ?

25 Mai 2018

La dématérialisation des factures, remet en cause les habitudes de travail et la gestion des collaborateurs. Focus sur ce qui change dans l’organisation d’un cabinet d’expertise-comptable, avec le témoignage de deux professionnels qui sont passés aux actes.

« Ou bien le client scanne, ou bien c’est nous ! » résume Gilles Perez, associé gérant du cabinet AGECO Cannes. Chaque fois que possible, cet expert-comptable engage ses clients à intégrer chez eux l’usage combiné d’un scanner et d’une Box qui, grâce à une plate-forme collaborative, les met en contact direct et permanent avec le cabinet – et avec leurs pièces comptables.

Qu’est-ce que cela change dans l’organisation ? Une nouvelle place donnée au client, des processus simplifiés, mais aussi mieux sécurisés, des méthodes de travail différentes, et finalement une montée en gamme des services. Des résultats visibles.

Car selon La Profession Comptable, le traitement des factures d’achats représente dans une comptabilité classique de l’ordre de 40 à 60 % des temps de traitements, l’automatisation du processus et la mise en place d’un service de dématérialisation est donc stratégique.

Le client au cœur de l’organisation

Chez AGECO Cannes, tout commence par une fiche d’ouverture de service, signée par le client. Et continue aussitôt avec un accompagnement, par exemple sous forme de deux petits déjeuners dédiés par mois.

Yves Languette, investisseur, chef d’entreprise, et associé d’Atout Comptabilité Conseil (marque commerciale : Kalicompta), un jeune cabinet de Cavaillon, est lui-aussi un fervent partisan de la dématérialisation comptable. Il continue sur le chemin numérique en proposant désormais un service client doté d’un téléphone central couplé à un outil de CRM qui distribue les demandes clients – permettant de remplir un engagement de réponse rapide. « Nous sommes dans la prévenance », commente-t-il.

C’est dans ce même esprit de prévenance et d’anticipation qu’agissent les services de dématérialisation. Pour faciliter la vie du client, ils proposent par exemple un maximum de fonctionnalités pour automatiser, accélérer et fiabiliser la récupération des factures. Par exemple les collecteurs de factures, qui intègrent directement en comptabilité les factures récupérées « à la source » sur le portail du fournisseur ( Edf, Orange, Uber, Easyjet etc ) ou encore les « mail crawlers », capables de récupérer automatiquement dans les boîtes mail les factures reçues en pièces jointes des fournisseurs récurrents. Une tâche en moins pour le client, et du temps de gagné pour tout le monde ! Autre exemple : une application mobile, un Smartphone : la photo d’un justificatif est directement uploadée en comptabilité…

Une meilleure collaboration avec un portail web collaboratif

Cette proximité au client trouve son espace avec un portail collaboratif.
Un portail web sécurisé permet aux experts-comptables et à leurs clients de travailler en mode collaboratif.

Les clients peuvent accéder à leur dossier à n’importe quel moment. Le partage des documents dématérialisés émis et reçus est simple et confidentiel. Le client accède à son service de dématérialisation sur le portail web sécurisé du cabinet, y compris
à partir d’un appareil mobile. Il y retrouve les documents clés, les tableaux de bord ou les déclarations, mais aussi ses pièces justificatives scannées.

La communication est simplifiée – et les boîtes email allégées. Toute question peut recevoir une réponse rapide, au vu de la pièce scannée, indexée, archivée mais toujours disponible, instantanément.

Découvrez en plus sur le service de dématérialisation de factures

La dématérialisation dépasse donc largement le cadre d’une simplification de la saisie. Elle participe à l’établissement d’un nouveau standard de service, et rapproche la profession du conseil aux dirigeants.

Cette meilleure collaboration constitue aussi le meilleur moyen de fidéliser ses clients… et de s’assurer qu’ils transmettent une bonne image du cabinet.

Travailler mieux, voire… travailler moins !

La saisie des factures et autres « petits papiers » n’a jamais fait le bonheur des collaborateurs. Les décrypter, les saisir, les tamponner, les classer : un travail sans intérêt, qui ne donne pas de la profession un aspect particulièrement attirant pour les jeunes, c’est le moins que l‘on puisse dire.

D’après Gilles Perez, « Avec la dématérialisation, le travail est bien plus fun ! ».

Le collaborateur se consacre désormais à vérifier les saisies automatiques, paramétrer le logiciel, et participer à l’apprentissage de son client. Qui plus est, « avec la satisfaction de savoir que demain, ça ira encore plus vite. Oui, il y a un travail de paramétrage indispensable sur les 20% qui sont au départ mal traités par l’OCR (le logiciel de lecture automatique des factures), mais enfin quand c’est fait, c’est fait ! » Le collaborateur peut maintenant voir en direct les impacts de ses choix, et faire travailler sa tête avant ses réflexes.

Ce n’est pas tout :

  • L’ensemble des collaborateurs intéressés accèdent instantanément et simultanément aux mêmes documents sans avoir à les demander. Par exemple, la personne chargée de la partie sociale d’un dossier pourra accéder aux informations du dossier sollicité en même temps qu’un collaborateur s’occupant de la partie comptable ;
  • La recherche des documents est facilitée par la recherche en texte intégral.

« Nous avons évalué le gain de productivité de notre cabinet à 40%, précise Yves Languette. Plus besoin d’une longue conversation pour répondre à une question, plus besoin de chercher un document… ça fait beaucoup de temps d’économisé. La compta est tenue en direct, c’est un gros changement qui passe par une mutation du cabinet, et aussi par un investissement. »

En tous cas le gain de productivité profite à tous : les collaborateurs d’Yves Languette ne travaillent pas le vendredi après-midi.

A lire également : « Mon cabinet a gagné 40% de productivité en industrialisant la dématérialisation »

Des résultats visibles

Les résultats de cette nouvelle organisation se lisent sur trois niveaux :

  • RH : Revalorisation des collaborateurs. Possibilités d’évolution du personnel de saisie. Fidélisation des plus jeunes, attractivité au recrutement.
  • Gestion : plus rentable, un cabinet peut plus facilement se développer et offrir de nouvelles opportunités à tous.
  • Relation client : les comptes ne sont plus la propriété exclusive du cabinet, et les réponses aux questions des clients sont traitées plus vite et de façon circonstanciée – la pièce est là, sous la main. Le collaborateur redevient un interlocuteur …

S’y ajoute une dimension commerciale : « On n’a jamais eu autant de contacts clients, de sollicitations, tant à Cavaillon qu’à Marseille », conclut Yves Languette, tandis que Gilles Perez annonce signer 6 ou 7 nouvelles missions chaque mois. Décidément, on dirait bien que le jeu en vaut largement la chandelle.

Pour aller plus loin : Mieux vendre la dématérialisation à vos clients

 

Pour un meilleur service : un exemple vécu

L’histoire est racontée par Yves Languette, associé d’Atout Comptabilité Conseil, un cabinet de Cavaillon créé en 2015 et présent également à Marseille.

« Un client transporteur, dont le cabinet venait de reprendre la mission, avait un contrôle fiscal sur 2014-2015-2016. L’Administration rejetait la récupération de la TVA sur 25,000 tickets de péage et de carburant ! La raison ? L’ancien cabinet, ne voulant pas s’embarrasser de la masse des justificatifs, se contentait de passer le décompte CB en une seule charge et une seule écriture… Le contrôleur, lui, voulait des pièces. »
Que se passa-t-il alors ? « Nous avons numérisé 21,000 tickets en moins d’une semaine pour pouvoir prouver la réalité de la charge », répond simplement Yves Languette.

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