Paie & Ressources Humaines

Dématérialisation RH : DRH, quels bénéfices pouvez-vous en tirer ?

10 Oct 2019

La dématérialisation RH comprend à la fois la dématérialisation des documents, mais aussi celle des processus et des services. Elle participe à inscrire la fonction RH dans cette révolution que représente la digitalisation de l’entreprise. Non par effet de mode, mais bien parce qu’il s’agit d’une avancée vitale pour la DRH qui doit relever de nombreux défis. Mais quels bénéfices peut-elle en tirer ? Quelles sont les tendances qui contribuent à la faire passer d’une fonction administrative à une fonction clairement stratégique ?

La dématérialisation des processus RH redistribue les cartes pour gagner en visibilité et en efficacité. 

Dématérialisation des documents RH et bien plus encore

Lorsqu’il est question de dématérialisation RH, il est aisé de s’arrêter à la surface émergée de l’iceberg, à savoir la dématérialisation des documents RH. En effet, contrats de travail, bulletins de paie, attestations d’embauche, certificats de travail, etc. représentent beaucoup de papiers à éditer, mettre sous pli, affranchir, envoyer et archiver. Leur numérisation se révèle un avantage certain pour toute organisation. Notamment en matière de coût financier et de gain d’espace.

Mais la dématérialisation RH a bien d’autres bénéfices. Elle permet de réaliser des économies… de temps. L’automatisation des tâches associée à la simplification des processus de validation et la signature électronique donnent l’opportunité aux professionnels RH de booster leur productivité. Avec une gestion optimisée des tâches chronophages et rébarbatives, la fonction RH réalise davantage de missions, notamment celles à forte valeur ajoutée.

On pense ainsi à l’amélioration de l’expérience collaborateur. Avec la dématérialisation, les professionnels RH peuvent se consacrer à leur cœur de métier : l’humain. Dans un contexte généralisé de guerre des talents où la fidélisation et l’engagement des collaborateurs sont des priorités, il paraît vital de dégager du temps pour élaborer et mettre en place en place les stratégies de la performance.

La dématérialisation des données RH pour gagner en efficacité

Ainsi, la mise à disposition d’un portail self-service concourt à fluidifier les échanges et à maîtriser la communication RH. Cet outil est loin d’être un gadget de l’ère digitale. Il s’agit bien d’un moyen innovant qui facilite aussi bien le quotidien des professionnels RH que celui des collaborateurs et de leurs managers. Par le biais d’une plateforme simple d’utilisation, les salariés saisissent eux-mêmes leurs données, effectuent leurs demandes de congés ou de formation, envoient leurs notes de frais… Les délais de traitement sont raccourcis, la relation employeur-salarié est personnalisée, quand les risques de commettre des erreurs sont réduits.

Les collaborateurs, eux, sont largement satisfaits :

  • 94 % sont conquis par la signature électronique ;
  • 90 % sont ravis par la transmission dématérialisée des documents et certificats ;
  • 87 % se réjouissent du coffre-fort numérique personnel (1).

La dématérialisation RH a également l’avantage de centraliser les données. Il s’agit d’une opportunité considérable pour la fonction RH qui est habituellement organisée par silo. Et une fois de plus, il s’agit d’un gain de temps non négligeable. A ce titre, le cloud révolutionne l’entreprise. Les professionnels RH accèdent rapidement aux documents et informations dont ils ont besoin pour réaliser leurs missions. Effectuer des reportings s’en trouve simplifié, tout comme l’analyse croisée des données.

Cela a un impact sur la stratégie globale de la fonction RH qui est en mesure de traiter davantage de données mises à jour et de sécuriser ses décisions. La dématérialisation injecte de la cohérence :

  • cohérence des actions ;
  • cohérence des valeurs ;
  • cohérence de la stratégie au niveau de l’entreprise.

La sécurité des données au cœur de la dématérialisation

Avec des évolutions légales et réglementaires comme le Règlement général sur la protection des données (RGPD) ou encore le Prélèvement à la source (PAS), la fonction RH a plus que jamais l’obligation de sécuriser les données des collaborateurs. Grâce à la dématérialisation, il lui est possible d’améliorer la surveillance des informations dont elle a la responsabilité. En effet, elle peut par exemple préciser qui détient les droits d’accès aux différents documents.

En effet, un responsable RH, un manager et un collaborateur n’interviennent pas au même degré sur les documents RH. Il convient donc de déterminer la nature de ce qui peut être déposé, consulté ou partagé et par qui. Cela contribue à rassurer les professionnels RH qui se trouvent désormais en mesure d’identifier qui a consulté un document RH et quand.

Gain de temps, simplification des processus administratifs, optimisation de l’expérience collaborateur font partie des bénéfices clés pour l’entreprise liés à la dématérialisation RH. Cette tendance de fond qui gagne chaque jour un peu plus du terrain, apparaît comme incontournable pour toute organisation désireuse de valoriser sa transformation digitale auprès de ses publics internes, mais aussi externes.

  1. Sondage sur les salariés et la dématérialisation des procédures administratives RH, d’Opinionway, 2019

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