Décideurs financiers, ne vous arrêtez pas à la dématérialisation : digitalisez !

Factures, bons de commande, note de frais, tickets restaurants… La dématérialisation touche tous les flux d’informations des entreprises et fera bientôt du « bureau sans papier » une réalité. Mais la transformation digitale ne se limite pas à ce passage du papier à l’octet. Pour porter ses fruits, elle doit amener une révision complète des processus de travail.

Les documents virtuels : une première étape

Les dernières générations de logiciels de gestion ont remplacé tous les documents papier par leurs équivalents virtuels. Une évolution logique qui fluidifie les échanges, économise du papier et fait gagner en productivité. L’évolution du contexte réglementaire et l’acquisition d’une réelle valeur légale par les documents virtuels va pérenniser ce mouvement. Pourtant, réduire la transformation digitale à ce processus de suppression du papier serait une erreur : son objectif est bien plus vaste.

Du document à la donnée…

Digitaliser consiste à passer d’une focale sur le document à une focale sur la donnée. La dématérialisation permet de traiter les informations contenues par un document individuellement. Ces informations peuvent alors être analysées et distribuées dans des contextes toujours plus divers et donc donner lieu à l’établissement de nouveaux processus plus efficaces. Un nouveau workflow qui trouve sa raison d’être dans trois objectifs :

• l’automatisation,
• l’amélioration du pilotage,
• l’intégration des processus métier entre acteurs internes

L’automatisation en ligne de mire

En prenant appui sur des documents digitalisés plutôt que papier, les logiciels de gestion permettent d’automatiser des tâches toujours plus complexes et toujours plus nombreuses. Contrôles de conformité, analyses de solvabilité, production des états financiers et réconciliations de comptes, peuvent aujourd’hui être au moins partiellement effectués par des robots. L’intervention humaine se limite alors au contrôle.

De nouvelles perspectives de pilotage

La refonte des méthodes de travail en partant de la donnée offre aux DAF des outils de pilotage d’une performance inégalée. L’extraction des informations (simplifiée) et leur compilation (optimisée) permet par exemple un pilotage de la clôture, avec tableau de bord personnalisé par profil et liste de tâches à effectuer. Pour un directeur financier, c’est l’assurance de savoir à tout moment où en est sa clôture, même dans le cas d’un traitement mutualisé au sein d’un CSP.

Une logique d’entreprise étendue

Dans les entreprises en cours de digitalisation, les outils de gestion comptable sont désormais des plates-formes intégrant clients et fournisseurs dans une logique d’entreprise étendue. Cette intégration permet notamment l’établissement de règles métier assurant par exemple la conformité des factures avant même leur soumission au client. Un gain de productivité considérable au regard du temps perdu à collecter des données manquantes ou à s’assurer de la conformité légale des documents transmis par des partenaires.

Les capacités transformatrices de la digitalisation ne se limitent ainsi pas à la dématérialisation mais permettent d’envisager des gains de productivité considérablement supérieurs via la refonte des process et l’automatisation. Les progrès technologiques et l’adaptation réglementaire jouent leurs rôles de catalyseurs dans le processus. Saisir ces opportunités ne dépend donc plus que de la capacité et de la volonté de transformation de chaque entreprise.

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