Contrôle fiscal en entreprise : pourquoi ? comment ? quels sont les risques et les sanctions ?

Plus encore que les particuliers, la plupart des chefs d’entreprise redoutent vraiment de subir un contrôle fiscal. Quand l’administration les informe du lancement d’une telle procédure, doivent-ils pour autant s’inquiéter ? Certes, l’opération passe moins inaperçue que chez un particulier. Découvrez notre article.

Qu’est-ce qu’un contrôle fiscal ?

Un contrôle fiscal est une procédure de vérification que l’administration fiscale engage envers un particulier ou une entreprise. Nous verrons un peu plus loin qu’il en existe de divers types, mais tous ont la même raison d’être.

Objectifs

En réalisant un contrôle fiscal, le fisc cherche à s’assurer que les impôts dus ont bien été payés, pour les bons montants et aux bonnes dates. Cela consiste principalement à vérifier que les diverses déclarations transmises sont bien conformes à la réalité.
Dans le cas d’une entreprise, il s’agit des déclarations d’impôt (IR ou IS, selon le statut de l’entreprise), déclarations de TVA, CVAE, etc. Au cours de sa mission, le contrôleur porte un regard critique sur la valeur probante de la comptabilité de l’entreprise et sur la bonne application des règles fiscales. Si les opérations de contrôle révèlent des anomalies, l’administration notifie un redressement fiscal. Celui-ci ordonne à l’entreprise de verser les montants dus, augmentés de pénalités de retard. Dans de nombreux cas, le fisc peut aussi appliquer d’autres majorations à titre de sanction. Cela n’aurait aucun sens que des règles fiscales s’imposent aux entreprises s’il n’y avait aucun système de contrôle. L’existence de ces vérifications est donc tout à fait logique et naturelle. Finalement, à travers les contrôles fiscaux, l’État cherche autant à dissuader les entreprises de frauder qu’à rectifier leurs erreurs et sanctionner leurs manquements.

Pourquoi et comment le fisc décide-t-il de contrôler une entreprise ?

Le fait que l’administration décide d’engager un contrôle fiscal sur une entreprise plutôt qu’une autre n’est généralement pas le fruit du hasard. Mais cela ne signifie pas toujours qu’elle ait des soupçons particuliers quant à des irrégularités dans les déclarations ou le paiement des taxes et impôts. En fait, les raisons sont très diverses.

Des informations spécifiques plus ou moins sérieuses

Les contrôles fiscaux les plus redoutés sont probablement ceux qui font suite à un acte de délation. Mais bien que l’administration reçoive de très nombreuses lettres de dénonciation, souvent anonymes, elle en rejette immédiatement une grande partie. Les autres font l’objet de recoupements pour vérifier le bien-fondé des accusations. Seule une petite minorité des dénonciations passe ce filtre. La délation ne représente donc qu’une part marginale parmi les déclencheurs de contrôle fiscal. Plus couramment, le fisc lance un contrôle au regard d’informations qu’il a pu recueillir en contrôlant un tiers : client, fournisseur, sous-traitant, etc. Des alertes peuvent également parvenir via l’URSSAF par exemple. Les inspecteurs des impôts disposent aussi de leur propre système d’alertes. Ainsi, ils peuvent décider de contrôler une entreprise après avoir constaté les événements suivants :

• absence de déclaration,
• dépôt tardif de déclaration,
• négligences ou erreurs précédemment constatées,
• déclarations modestes en termes de chiffres d’affaires ou résultats…

L’engagement d’un contrôle fiscal sera d’autant plus probable que les signaux de ce type sont multiples ou répétés.

Des critères plus généraux

Parfois, une entreprise est contrôlée pour répondre à des directives générales venant du ministère des finances ou des directions territoriales de l’administration fiscale. Des consignes peuvent par exemple cibler certains secteurs plus que d’autres. Le choix de l’entreprise à contrôler peut alors permettre de respecter certains quotas ou autres objectifs généraux.

Enfin, le critère décisif est parfois tout simplement le temps écoulé depuis le dernier contrôle fiscal. Si l’entreprise n’a jamais été contrôlée, ou si cela remonte à plus de 3 ans, l’administration va naturellement songer à programmer une vérification.
En effet, le « droit de reprise » ne permet à l’administration fiscale d’effectuer leurs vérifications que jusqu’à la troisième année qui précède l’année en cours. Au-delà de ce délai, il y a prescription.

Attention : cela ne veut pas dire qu’une entreprise ne peut pas subir plusieurs contrôles dans cet intervalle de 3 ans.

Les différents types de contrôle fiscal

Pour réaliser un contrôle fiscal d’entreprise, le fisc dispose de plusieurs possibilités. La première consiste en un processus purement interne à l’administration fiscale : le contrôle sur pièces. Il s’agit principalement de vérifier la conformité et la cohérence des déclarations de l’entreprise contrôlée. En principe, cette procédure de routine est transparente pour l’entreprise. Sauf en cas de doutes ou d’irrégularités constatées, elle n’a généralement pas connaissance de ce contrôle. L’autre forme de contrôle fiscal se nomme vérification de comptabilité. Elle s’effectue :

• soit sur place, avec déplacement de l’inspecteur dans l’entreprise pour consulter les documents sollicités ;
• soit à distance, depuis les bureaux de l’administration fiscale, en menant un audit comptable sur la base de fichiers informatisés.

L’entreprise est systématiquement informée avant que ne commence une vérification de comptabilité. Aussi, le fisc lance parfois cette procédure de contrôle externe après qu’un contrôle sur pièces ait généré une ou plusieurs alertes. Il s’agit alors pour l’inspecteur d’approfondir le contrôle.

Déroulement d’une vérification de comptabilité

Par définition, le déroulement d’un contrôle sur pièces est opaque. En revanche, une vérification de comptabilité suit clairement plusieurs étapes. En premier lieu, l’entreprise reçoit un avis de vérification par courrier recommandé. Le contrôleur ne pourra se présenter et commencer son audit qu’après un délai de 2 jours ouvrés après réception. Entre autres précisions, cet avis doit indiquer la période faisant l’objet du contrôle. Cela permet notamment de préparer les documents nécessaires. S’il s’agit d’un contrôle à distance, l’entreprise dispose de 15 jours pour transmettre un fichier des écritures comptables à l’inspecteur. Dans le cas d’un contrôle sur place, la première visite du vérificateur lui permet principalement de :

• transmettre une première liste de documents et fichiers qu’il souhaite examiner,
• communiquer son planning de présence dans l’entreprise.

En règle générale, le contrôleur dispose de 3 mois pour réaliser son audit. Sous certaines conditions, ce délai peut s’étendre jusqu’à 6 mois. Lorsqu’il a terminé ses vérifications, il convoque un entretien de synthèse. Au cours de cette réunion, il fait part de ses remarques et, le cas échéant, des rectifications qu’il prévoit de notifier. L’entreprise peut faire valoir son droit au débat oral et contradictoire. Si l’inspecteur ne relève aucune infraction, le contrôle fiscal prend simplement fin. L’entreprise reçoit alors un avis d’absence de redressement.

En revanche, si des erreurs ont été relevées, elles font l’objet d’une proposition de rectification pour recouvrer l’impôt dû et les pénalités. L’entreprise dispose alors d’un délai de 30 jours pour contester par écrit cette proposition de rectification.
Le fisc doit obligatoirement répondre et, faute d’accord, il ne reste plus qu’à porter le litige devant les commissions compétentes.
Quelle que soit l’issue (redressement fiscal ou non), l’entreprise ne pourra pas faire l’objet d’un nouveau contrôle fiscal sur une période déjà vérifiée.

Risques de redressement fiscal et sanctions

Dès lors qu’une entreprise subi un contrôle fiscal, le risque est relativement important que cela se termine par une rectification.
Si le fisc retient la bonne foi de l’entreprise, les sanctions restent modestes. Une majoration de 10 % s’applique au rappel d’impôt non perçu, ainsi que des intérêts de retard. Mais si l’administration considère que les erreurs sont volontaires, les pénalités peuvent s’élever à 40 voire 80 %, selon leur qualification précise :

• manquement délibéré,
• abus de droit,
• mauvaise foi,
• fraude fiscale avérée…

S’il constate des erreurs graves et répétées dans la comptabilité de l’entreprise, l’inspecteur peut même la rejeter en bloc. Il fixera alors lui-même le montant des bases d’imposition. Enfin, dans les cas les plus graves, le dirigeant peut être déclaré solidairement responsable pour le paiement des impôts et pénalités. Sa responsabilité pénale peut même être engagée.

Préparation d’un contrôle fiscal en entreprise

Le niveau de risque est élevé, en termes de probabilité et d’impact. Toute entreprise a donc intérêt à bien se préparer au contrôle fiscal.

Pourquoi est-ce important ?

Plus une entreprise anticipe et prépare un contrôle fiscal, plus elle a de chances qu’il se conclue par une absence de redressement ou une rectification minime. Une bonne préparation, bien en amont, permet d’éviter les manquements les plus graves. Elle évite aussi de reproduire des erreurs déjà signalées par le fisc lors d’un contrôle antérieur. Toujours en anticipation, le contrôle interne peut détecter des anomalies avant que l’administration ne le fasse. Cela facilite leur correction, si possible, ou a minima la préparation d’une réponse si l’inspecteur les remarque. Aussi, se préparer au contrôle fiscal permet de dédramatiser, de rester serein. C’est bon pour l’entreprise, ses dirigeants et les collaborateurs en relation avec l’inspecteur. Mais c’est aussi bon pour le déroulement de la vérification et cela peut inciter à une certaine forme d’indulgence.

Comment bien se préparer au contrôle fiscal ?

Anticipation

Un contrôle fiscal se prépare donc au quotidien. Il est assez probable que l’entreprise soit contrôlée, d’une forme ou d’une autre, un jour ou l’autre. Il est donc inutile d’attendre l’avis de vérification pour bien faire. Une bonne part de cette anticipation relève d’un travail professionnel, continu et rigoureux effectué par les services comptables et financiers :

• archivage bien ordonné des factures, justificatifs et données informatisées,
• vérification régulière du fichier des écritures comptables,
• contrôle et actualisation des pistes d’audit,
• prise en compte des remarques venant du contrôle interne, des experts-comptables et des commissaires aux comptes…

Réactivité et organisation

À réception de l’avis de vérification, il faut immédiatement en vérifier la conformité et le contenu. S’il manque des informations obligatoires ou si la charte du contribuable n’est pas jointe, la procédure peut être annulée. Très vite, il faut aussi prendre des décisions en matière d’organisation interne :

• Le dirigeant souhaite-t-il se faire accompagner ou représenter par un conseil extérieur (expert-comptable, expert fiscal…) ?
• Qui seront les interlocuteurs internes de l’inspecteur, en contact direct (DAF, responsable comptable…) ?
• Quels collaborateurs seront disponibles en « back office » pour préparer les éléments demandés ?

Limiter le nombre de collaborateurs permet notamment de sécuriser la communication et le processus de préparation des informations à transmettre. Parmi les bonnes pratiques, les plus importantes sont les suivantes :

• répondre strictement aux demandes de l’inspecteur, ni plus, ni moins ;
• ne jamais transmettre de documents originaux ;
• tenir un inventaire de tous les données transmises ;
• prendre note de tous les commentaires formulés par l’inspecteur en cours de contrôle fiscal…

Accueil et attitude relationnelle

En ce qui concerne les relations entre l’entreprise et le fisc, il convient aussi d’éviter les excès dans un sens ou dans l’autre. Le bureau attribué à l’inspecteur doit être confortable, sans plus. Par souci de discrétion, il faut éviter qu’il soit près de lieux de passage et d’échanges, ou au beau milieu des services comptable et financiers. Dans tous les contacts avec le contrôleur, sur place ou à distance, le professionnalisme est de rigueur. La qualité des échanges, la disponibilité et la réactivité influent sans aucun doute sur le jugement final de bonne ou mauvaise foi en cas de redressement fiscal. Il convient toutefois de rester dans la modération, pour ne pas éveiller inutilement des soupçons.