Gestion de parc automobile : nos conseils

Qu’est-ce que la gestion de parc automobile ? 

La gestion de flottes automobiles ou Car Fleet Management, c’est tout simplement le fait de gérer son parc de véhicules entreprise. Cela signifie s’occuper des véhicules, des entretiens, des locations, de la fiscalité, du choix des véhicules, etc. 

Qui s’occupe des flottes automobiles en entreprise ? 

C’est la mission d’un employé, d’un gestionnaire de flotte automobile ou service à part entière Les process diffèrent selon les entreprises et le nombre de véhicules. C’est un métier complexe car il faut concilier de nombreuses tâches variées et prendre en compte beaucoup d’interlocuteurs. 

Pour en savoir plus sur les tâches exactes afin de gérer sa flotte ou sur le métier du gestionnaire de parc, découvrez notre article. 

Gestion de parc automobile : la nécessité des solutions technologiques 

Le principal frein à une gestion de flotte d’entreprise efficace est de centraliser les différentes informations et de les rendre accessibles à toutes les parties prenantes en interne. La gestion de flotte va impacter de très nombreux services tels que la comptabilité, les achats, les ressources humaines, la direction financière, etc. 

Beaucoup d’entreprises gèrent encore, à l’heure actuelle, leur flotte automobile avec des tableurs Excel. A partir d’une certaine taille de parc, toutes en viennent à la conclusion que des fichiers Excel ne sont pas fiables, compliqués à tenir à jour et que l’analyse n’est pas facile. Il existe pourtant diverses solutions technologiques pouvant simplifier le quotidien du gestionnaire de parc automobile. 

Le logiciel de gestion de flotte automobile 

C’est un outil qui va permettre de centraliser toutes vos données, différentes informations, factures fournisseurs, etc. Il vous permettra d’avoir accès à l’information en un clic et de la rendre disponible à d’autres collaborateurs via des tableaux de bord. Certaines solutions comme Cegid Notilus vont pouvoir y ajouter une couche d’intelligence artificielle afin de vous proposer des indicateurs pertinents pour piloter plus simplement votre parc automobile. 

Les boitiers télématiques 

Vous avez la possibilité d’installer des boîtiers télématiques dans vos véhicules utilitaires ou autres. Selon les prestataires, cela va vous permettre d’analyser différents facteurs tel que le kilométrage effectué, la consommation de carburant, etc. Bien sûr, ce sont des données qu’il est possible de coupler et d’intégrer à un outil de gestion de flotte automobile comme Cegid Notilus.

L’importance de mettre en place une Car Policy 

La Car Policy (également appelée Charte automobile) permet de définir les règles d’utilisation et d’attribution des véhicules d’entreprise. Elle permet de proposer aux collaborateurs un catalogue de type de véhicules présélectionnés correspondant à leurs droits et besoins. 

En outre, elle permet de cadrer et d’homogénéiser l’utilisation des véhicules. La gestion quotidienne devient ainsi plus sûre et simple. Une telle mise en place évite de potentiels litiges en donnant des règles de bonnes pratiques claires aux conducteurs. Il est essentiel de l’écrire avec tous les services concernés afin de trouver les bons compromis et de la faire accepter et appliquer par tous. 

Surveillez les lois de roulage 

Lorsque vous souscrivez à une location longue durée (LLD), les montants des loyers à payer sont déterminés en fonction de la loi de roulage. Celle-ci est basée sur le kilométrage mensuel moyen que le véhicule est supposé parcourir, en fonction de la valeur de ce dernier. 

Ce kilométrage moyen n’est qu’une prévision, et celui-ci peut varier sensiblement, faussant ainsi la loi de roulage et les montants des loyers. Il convient dans cette situation de réajuster ces montants grâce à des avenants. La création d’avenants ne se fait pas automatiquement. Il faut surveiller vos lois de roulage et faire la demande d’avenants à vos loueurs. Vous pouvez demander au loueur des grilles de fluidité (matrice tarifaire) précisant les montants des loyers sur lesquels ils s’engagent. 

C’est une notion prise en charge et un calcul automatisé avec une solution de flotte automobile comme Cegid Notilus. 

L’entretien des véhicules, une notion importante pour gérer votre parc 

Contrôles technique, vidanges, révisions, entretiens, tant de termes faciles à confondre… Un contrôle technique est obligatoire pour assurer que vos véhicules soient en bon état de fonctionnement. Ne pas réaliser ses contrôles techniques est considéré comme un délit. Les entretiens constructeurs quant à eux, bien que non obligatoires, sont fortement recommandés afin de garantir le bon fonctionnement du moteur de vos véhicules, leur longévité et d’éviter la perte de la garantie constructeur. 

Il est possible de suivre facilement les différents entretiens de toute votre flotte, dans Cegid Notilus. 

L’importance des pneumatiques 

Nous mettons souvent l’accent sur le moteur et les freins, mais les pneus ne sont pas à négliger pour autant. Il faut contrôler régulièrement l’état de vos pneumatiques et maintenir une pression optimale. 

En effet, si ceux-ci sont surgonflés, il y a un risque de perte d’adhérence et de diminution du rendement kilométrique. S’ils sont sous-gonflés, l’efficacité du freinage est réduite, la consommation de carburant et les risques d’éclatement des pneus augmentent. Selon les routes empruntées par vos collaborateurs et la météo, pensez également à la permutation des pneus été et hiver, c’est d’autant plus en vigueur avec la Loi Montagne II depuis 2021. 

La gestion de parc automobile et les sinistres 

Parce qu’on n’est jamais à l’abris d’un accident et que l’assurance ne l’empêche pas, vous devez en tant que gestionnaire de parc, gérer les sinistres liés à vos véhicules. C’est le moment de faire jouer l’assurance que vous aviez contracté auparavant. Contactez et déclarez votre sinistre auprès de votre assureur ou de votre courtier pour déclencher l’indemnisation des préjudices subis mais également pour vous faire prêter un nouveau véhicule si la prestation a été prévue. 

L’importance du calcul du TCO de sa flotte 

Le TCO, « total cost of ownership », dit coût total de possession, correspond à la somme totale qu’a dû dépenser l’utilisateur d’un bien au cours de son cycle de vie. Cela prend en compte les coûts directs et indirects. Il s’agit d’un indicateur intéressant à calculer pour maîtriser vos coûts. Il prend en compte de nombreux éléments et peut varier selon les entreprises. Les avantages à calculer son TCO sont nombreux et vous permettront des optimisations à tous les niveaux. 

Suivre l’évolution des véhicules de son parc automobile 

Le conducteur est la seule personne à avoir un aperçu régulier du véhicule. Le gestionnaire de flotte ou de parc auto, quant à lui, a une vision réduite du véhicule. Il ne connaît ni l’état extérieur ni le kilométrage à un instant précis. 

Avoir un relevé kilométrique régulier et fiable permet au gestionnaire de suivre et de vérifier la loi de roulage de son contrat. Il peut ainsi connaitre la consommation moyenne du véhicule et prévoir les entretiens. Une supervision de la carrosserie à intervalle régulier est également possible pour suivre le bon état extérieur. Ces opérations peuvent éviter des frais de remises en état élevés lors de la restitution du véhicule ou une baisse du prix du véhicule lors de la revente. 

La livraison, l’acquisition, la restitution et le renouvellement des véhicules est aussi une tâche pouvant être optimisée. Ce sont des étapes indispensables qui peuvent être transformées en leviers d’optimisations. 

Avec un logiciel de gestion de flotte automobile comme Cegid Notilus, il est possible de lancer une campagne de relevés de compteurs auprès de vos conducteurs ou bien encore de réaliser des états des lieux des véhicules via notre application mobile. 

Accompagnez les conducteurs de votre flotte 

Les surcoûts d’un véhicule sont essentiellement dus à son utilisation par le collaborateur. Le conducteur est aussi la seule personne à voir régulièrement le véhicule. Il est donc crucial de responsabiliser le conducteur et de lui faire prendre conscience de l’usage qu’il a de son véhicule. 

Des formations en éco-conduite, des primes de bonnes conduites à la restitution du véhicule ou encore des challenges du meilleur conducteur sont autant de pistes pour sensibiliser le collaborateur. Il est ainsi possible de rendre les conducteurs plus attentifs et conscients de l’impact de leur véhicule en les accompagnant au quotidien. 

Soyez à jour sur la fiscalité et les normes environnementales 

Chaque année, de nouvelles législations sont mises en place : WLTP ou les bonus-malus, les vignettes Crit’Air, émissions de CO2, l’arrivée de véhicules électriques. Il est indispensable de bien suivre ces évolutions et de communiquer ces changements de réglementation aux collaborateurs concernés. 

Certains manquements peuvent impacter le TCO comme la non-dénonciation ou un mauvais calcul de la taxe sur les émissions de CO2 ou sur l’ancienneté du véhicule. Ces non-respects au code de la route ou à la fiscalité peuvent aboutir à de fortes amendes, et d’autres peuvent même aller jusqu’à des peines pénales. Il est ainsi interdit de conserver le nombre de points des amendes. Les données personnelles du conducteur sont aussi à manier avec précautions notamment avec la RGPD arrivée en 2018. 

Désignez vos collaborateurs responsables d’infractions auprès de l’ANTAI 

Les entreprises sont dans l’obligation depuis le 1er janvier 2017 de désigner les conducteurs des véhicules d’entreprise. Une désignation prend environ 20 à 30 minutes ! Nous vous aidons à automatiser et dématérialiser votre traitement des amendes. 

Le gouvernement renforce continuellement les règles de sécurité propres au code de la route. Les années 2017 et 2018 sont témoins de forts changements mettant notamment en exergue le rôle de l’ANTAI pour les conducteurs. 

Le traitement des amendes lié au parc de véhicules d’entreprise peut devenir très vite chronophage surtout si celui-ci est manuel. Nous vous proposons d’automatiser et de simplifier votre traitement des amendes avec notre logiciel de gestion des amendes conducteurs.