ERP

Nos conseils d’experts pour la mise en place d’un ERP. Saison 3 : CAPGEMINI

3 Jan 2020

Pour Philippe Gallia, responsable de l’offre Cegid XRP Ultimate chez Capgemini, lors de l’adoption d’un nouvel ERP, il ne faut pas sous-estimer l’accompagnement au changement.

Pouvez-vous présenter rapidement Capgemini et l’équipe dédiée à l’intégration de Cegid XRP Ultimate ?

Capgemini est un leader mondial du conseil, des services informatiques et de la transformation numérique. Le groupe compte plus de 200 000 collaborateurs présents dans 40 pays. Il a réalisé un chiffre d’affaires de 13,2 milliards d’euros en 2018. Dans l’équipe dédiée à Cegid XRP Ultimate, nous sommes rattachés à la Business Unit PBS (Package Based Solutions), centrée sur l’intégration de différents ERP. L’équipe compte aujourd’hui une quarantaine de collaborateurs dédiés à l’offre.

Aujourd’hui, quels sont les principaux enjeux des entreprises sur les ERP ?

Nous sommes clairement sur une nouvelle dynamique. Jusqu’ici, les ERP s’adaptaient forcément à l’organisation des clients mais les contraignaient dans des cadres rigides. Désormais, les ERP proposent des modèles très structurants tout en offrant des opportunités de paramétrage au fil du temps. Cette nouvelle approche permet de supprimer de la complexité dans l’implémentation, le déploiement et le fonctionnement de l’outil.

Ce mouvement s’explique également par de nouveaux enjeux au sein des entreprises :

  • L’optimisation du front office, ou autrement dit, l’amélioration de l’expérience utilisateur. Le challenge est important puisqu’une meilleure ergonomie permet de générer des gains de productivité et d’améliorer l’expérience client.
  • Les budgets consacrés aux développements sur les back office sont en recul, d’où la recherche de solutions plus simples à implémenter et parfois standardisées.

Quel est votre regard sur les pratiques en termes de déploiement des projets ERP ?

Le déploiement technique est bien maîtrisé et couvert. Des efforts restent à produire sur l’accompagnement au changement. En effet, les entreprises peuvent parfois sous-estimer les pertes d’opportunités du fait d’une adoption lente du nouvel outil, voire des résistances au changement de la part des utilisateurs finaux.

Comment organisez-vous l’intégration d’un ERP ?

Nous travaillons essentiellement sur des projets de grande envergure pour lesquels un cycle en V est souvent le mieux adapté. Toutefois, nous adaptons continuellement cette méthode pour la rendre plus souple en décomposant notre implémentation en itérations successives ou simultanées, en nous appuyant sur les principes du mode agile.
Ceci permet de déployer rapidement l’ERP, de vérifier au plus tôt l’adéquation des développements avec les usages et de corriger rapidement les trajectoires si nécessaire. Le client gagne alors en visibilité et se sent de fait plus impliqué dans le projet.
Concernant l’organisation de notre équipe, nous nous reposons sur un pool de responsables fonctionnels expérimentés, spécialisés sur des domaines fonctionnels, garants de l’expression de besoins du client et capables d’apporter leur expertise métier. Ces responsables fonctionnels sont épaulés par des consultants dont la fonction sera de paramétrer la solution.
Par ailleurs, nous sommes en capacité, à n’importe quel moment, de faire appel à des compétences techniques ou fonctionnelles du Groupe Capgemini, nous permettant de gagner en temps et en efficacité.

Comment travaillez-vous avec les équipes Cegid ?

Nous avons commencé à travailler avec Qualiac parce que nous avons perçu un réel avenir dans cette solution. Son rachat par Cegid, qui offre une nouvelle envergure à cet ERP, nous rassure. Avec Cegid XRP Ultimate, plus de ressources et d’énergie pourront être mobilisées pour pérenniser la solution et l’ancrer dans les besoins présents et futurs des entreprises.

D’un point de vue opérationnel, nous échangeons très régulièrement avec les équipes Cegid pour obtenir de l’expertise sur l’outil ou pour travailler à l’amélioration de l’offre. Nous travaillons donc en synergie avec les équipes de cet éditeur.

Un exemple de projet sur Cegid XRP Ultimate ?

Pour le compte d’un acteur du logement social, nous avons mené un projet basé sur la fusion de plusieurs entités aux modes de fonctionnements différents. Le défi a été de deux ordres :

  • Objectifs technologiques :
    • garantir la mise en conformité du système d’information avec la réglementation, en assurant une couverture complète des besoins, une traçabilité et une « auditabilité », ainsi qu’une parfaite articulation entre les différentes comptabilités ;
    • prévoir une architecture évolutive et adaptable aux besoins de volumétrie et de performance du réseau ;
    • permettre une transition douce et maitrisée entre l’ancien et le nouveau système.
  • Objectifs de transfert de compétences :
    • assurer la formation des équipes de la DSI afin d’assurer leur autonomie dans la gestion des systèmes au quotidien ;
    • transférer aux équipes AMOA la connaissance des outils déployés afin qu’elles puissent s’approprier la solution.

La réussite de ce projet a tenu dans la prise en compte dès le début de la nécessité d’aligner les différents acteurs sur une organisation commune. Nous avons ainsi accompagné le client pour définir cette organisation en nous appuyant sur les standards de l’outil tout en convergeant vers un référentiel commun. Le point crucial a été que la nouvelle organisation commune a été décidée et adoptée en atelier par les différents acteurs.

Les bénéfices ont été les suivants :

  • l’adoption de l’outil par l’ensemble des entités concernées selon un consensus ;
  • un projet fini dans les temps ;
  • une TMA qui n’a pas excédé 6 mois avant de laisser le client en totale autonomie ;
  • une efficacité et une diminution des délais pour la clôture financière ;
  • une simplification et une harmonisation des méthodes de travail de façon flexible et effective pour aligner la production et la demande des marchés ;
  • une base de données et un référentiel communs qui permettront une prise de décision plus rapide et une agilité précieuse pour la croissance.

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