Conformité RH

Le droit occupe une part importante dans la gestion des ressources humaines. L’arsenal juridique est vaste et mouvant. Et pourtant, la fonction RH ne suit pas un processus normé strict comme cela peut exister pour d’autres fonctions de l’entreprise. C’est un domaine souple où peuvent s’entremêler des dispositions applicables à toutes les entreprises et des dispositions spécifiques à chaque organisation. Cela tient à la taille, à la structure de l’organisation, au secteur, au pays, à la situation des collaborateurs… Mais peu importe le cas de figure, l’entreprise doit être conforme aux dernières dispositions législatives, réglementaires et jurisprudentielles. Cela va plus loin que le droit du travail. La digitalisation des outils nécessite aussi d’intégrer les exigences juridiques des nouvelles formes de communication et, en particulier, l’accès et l’usage des données RH.

Les DRH ont la charge d’assurer à l’entreprise le respect de l’ensemble des obligations qui lui incombent. Dans ses missions, elles doivent donc prévoir la vérification de la conformité des pratiques RH dans l’entreprise : son équipe, la direction, les managers, le comité social et économique… De manière régulière, au même titre qu’un audit financier, elle doit organiser un audit de conformité RH : paie, santé au travail, administration des RH, données RH, outils… La fonction RH doit rester vigilante et s’assurer d’être à jour de toute réglementation. C’est d’autant plus important quand elle choisit d’externaliser certaines de ses missions. Cet audit de conformité contrôle que le cahier des charges est respecté et que l’entreprise est réactive à tout changement.

Avec le temps, la législation du travail se complexifie et surtout change parfois très rapidement. L’épisode de la crise sanitaire provoquée par la COVID-19 l’illustre parfaitement :

• des textes de référence modifiés tous les trois jours
• des mises en application immédiates ou rétroactives
• des cas d’exception qui marginalisent la règle générale.

Qu’il s’agisse de la paie, de la santé au travail ou plus généralement la gestion administrative du personnel (GAP), le quotidien de la fonction RH a vu arriver une avalanche de changement bien avant le Coronavirus. Par chance, l’utilisation de logiciels dédiés a permis de faire face. Ce choix d’externalisation du traitement de processus RH a montré sa pertinence. Sur de nombreux sujets, les DRH ont pu démontrer leur réactivité et le sens des priorités.

La paie

Émettre une fiche de paie réglementaire erronée expose l’entreprise à plusieurs risques :

• sentiment de méfiance et perte de confiance envers l’entreprise chez le collaborateur
• redressement URSSAF
• dommages et intérêts.

Si le cas d’un bulletin de paie non conforme est isolé, l’affaire va sans doute en rester là. Classiquement, cela correspond à un défaut de saisie ou de communication sur la prise en compte des congés posés sur la période concernée. Cela devient plus fâcheux lorsque cela porte sur une période d’activité partielle, d’heures supplémentaires oubliées ou d’absence. A ce titre, les indemnités journalières de la Sécurité sociale (IJSS) occasionnent régulièrement des contestations sur le calcul. Enfin, il y a la distinction entre les statuts employés, ouvriers et cadres, ces derniers pouvant bénéficier du forfait-cadre. Tous ces points de paie réglementaire concourent à de possibles erreurs.

Les DRH se doivent d’assurer à l’entreprise un service de paie légal. Voilà pourquoi vérifier la conformité des pratiques est déterminant. Il s’agit de contrôler que toutes les mentions obligatoires sur les bulletins de paie soient à jour des dernières dispositions législatives, réglementaires et jurisprudentielles. Pour assurer la conformité de la paie, les entreprises tirent avantage à externaliser le traitement des salaires auprès d’un logiciel de gestion de paie.

Outre de simplifier l’administration des salaires, les logiciels de paie assurent à l’entreprise la génération de bulletins de paie en conformité. Pendant la crise sanitaire, et auparavant à l’occasion de la Loi travail, les DRH ont pu être réactifs en éditant des bulletins de paie dématérialisés et conformes aux dernières décisions du législateur et du ministère du Travail.

Dit autrement, un logiciel RH est devenu un spécialiste en conformité de la paie. Il connaît tout de la législation du travail. A ce titre, il apporte tous les outils pour mettre en place un audit en conformité de paie. Les DRH s’assurent ainsi qu’ils disposent des bons processus pour détecter la non-conformité d’un bulletin de paie. Cette vérification de bonne conformité RH passe là encore par l’audit, il permet de contrôler a posteriori la réglementation RH appliquée.

Santé au travail

Comment améliorer l’organisation du travail en entreprise ? C’est tout l’enjeu posé par le plan santé au travail, qui fixe le cadre des actions du gouvernement. Le troisième plan (2016-2020) touche à sa fin. Et un quatrième va prendre le relais sur la période 2021-2025. Ici, les DRH sont en première ligne pour le répercuter dans l’entreprise. Ils peuvent s’appuyer sur une veille juridique autour des dernières dispositions en matière de santé et de sécurité au travail. Celle-ci a été fort utile pour mettre en place, en quelques jours, le protocole de prévention sanitaire adapté pour éviter la propagation de la COVID-19.

En matière de santé au travail, les obligations s’adaptent à l’activité de l’entreprise et les risques auxquels les collaborateurs sont exposés. Pour autant, peu importe le nombre d’effectifs, un registre de santé et de sécurité au travail doit être ouvert et accessible par chaque collaborateur pour y inscrire toutes les observations et toutes les suggestions qu’il juge opportun de formuler. Ces avis relèvent autant du domaine de la prévention des risques professionnels que de l’amélioration des conditions de travail au sein de l’entreprise. Pour une administration ou une entreprise de retail, ce registre peut être rempli également par le public reçu sur les lieux. Charge à l’organisation de qualifier les remarques en actions de prévention, si cela s’impose.

En santé au travail, l’accent doit être les risques psychosociaux. Les RPS deviennent même prioritaires pour les DRH en période de crise ou de grandes tensions sur l’activité en cours. Il leur appartient, avec les managers, de s’assurer de la santé psychique de chaque salarié, qu’il soit sur site ou en télétravail. Stress, isolement, troubles du comportement, mauvaise ergonomie du poste… Autant de points de prévention à surveiller de manière proactive auprès de chaque salarié, qui peuvent être validés par la délivrance d’une attestation de conformité au télétravail.

GAP et RH

La gestion administrative du personnel se trouve au cœur des missions de la fonction RH. Elle concentre toutes les tâches administratives selon l’application de la législation :

• lois, ordonnances, décrets, règlements ministériels
• code du travail
• convention collective
• jurisprudence.

Au même titre que la paie, les textes évoluent constamment, créent des exceptions, ou modifient des pratiques bien établies. Avec la COVID-19, l’on a vu qu’ils pouvaient aussi s’appliquer sur une courte durée définie ou jusqu’au prochain changement législatif.

La GAP se doit donc d’être précise et exacte sur toutes les questions qui ont trait à l’emploi, au recrutement, au contrat de travail au moment de l’embauche, mais aussi tout au long de la vie en entreprise pour le salarié, par exemple. Pour chaque embauche, qu’il s’agisse d’un intérimaire, d’un stagiaire, d’un alternant ou d’un CDI, l’entreprise doit suivre la bonne procédure légale. Pour cela, les DRH ont tout intérêt à s’aider d’un logiciel de gestion administrative de paie. Outre d’être à jour en temps réel des dernières modifications légales, la digitalisation des procédures RH permet d’opérer une supervision de cette gestion, y compris à distance, et de simplifier des tâches chronophages et peu valorisantes, tout en étant déterminantes pour l’engagement du collaborateur.

La place centrale de la digitalisation dans la gestion des ressources humaines, à travers des logiciels dédiés, facilite donc l’adaptation rapide des nouvelles règles et le respect de la conformité RH. Pour cela, ceux-ci utilisent deux éléments déterminants dans la qualité du travail mené par les DRH : la data et le cloud. A la conformité de la législation du travail, s’ajoute la conformité des pratiques informatiques. Le respect et la sécurité de la confidentialité des données sont une condition nécessaire pour permettre à l’entreprise de traiter l’ensemble des données RH dont elle a besoin avec les outils qui en facilitent la collecte, la compréhension et le stockage. Cela instaure la confiance, qui est le socle de nouvelles modalités d’interactions au sein de l’entreprise.

Usage et traitement des données RH

Depuis le 23 mai 2018, la collecte, l’usage et le traitement de données sont encadrés par le Règlement général sur la protection des données. Le RGPD s’applique aussi aux données RH, et ce d’autant plus que les DRH reçoivent des informations sensibles. En France, la CNIL (Commission nationale Informatique & Liberté) a la charge de contrôler son application et de prononcer des sanctions, en cas de non-respect de la réglementation.

Par nécessité, collecter des données personnelles des salariés est licite. En revanche, les équipes RH se doivent d’être loyales et transparentes (article 5). C’est-à-dire que toute information reçue et la nature de son usage doivent être connues par le collaborateur. D’ailleurs, il dispose d’un droit d’accès, de correction et de suppression (article 15). La loi qui adapte en droit français le RGPD reprend le principe d’un consentement dans la communication et l’usage des données (article 7). De même, elle exclut la possibilité de collecter et de traiter des données spécifiques et ciblées (article 9) :

• origine raciale ou ethnique
• opinions politiques
• appartenance syndicale
• convictions religieuses ou philosophiques
• données génétiques
• données biométriques
• données médicales
• orientation et vie sexuelles.

Le processus de digitalisation des RH amène nécessairement à faire appel à des prestataires, ce sont les logiciels RH et notamment les logiciels de registre de traitement de données personnelles. Selon l’article 28 du RGPD, ce sont des sous-traitants de la data. Aussi, il détaille les engagements et garanties à prendre par les DRH concernant la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées : le traitement des données des salariés répond, ou non, aux exigences du RGPD et garantit, ou non, la protection des droits de chaque collaborateur.

Sécurité et fiabilité des données

Protéger les données personnelles, c’est s’intéresser à qui peut les consulter. Le RGPD pose le principe que ces données ne sont pas visibles par tous, mais par un nombre restreint. Pour les données des salariés, seule l’équipe RH doit donc être en mesure de les consulter selon un ensemble de règles strictes. On peut y ajouter, pour certaines informations, le management.

Les DRH et la direction des systèmes d’information cogèrent la gouvernance des données RH en lien avec l’éditeur de logiciels qui propose l’outil de gestion des données :

• définir quelle donnée est nécessaire
• comment la collecter
• qui peut la consulter
• qui peut la modifier ou la supprimer.

Au-delà de la protection des données, il s’agit surtout pour l’entreprise de disposer d’une fiabilité des données la plus irréprochable qu’il soit. Par exemple, les données bancaires : ce sont des données très sensibles que peu de personnes doivent consulter. La moindre erreur dans un chiffre, une lettre de l’IBAN, et le paiement de la paie se dirige vers un mauvais bénéficiaire ou la transaction est refusée par la banque.

Le cloud offre aux DRH l’occasion de centraliser en un point unique le stockage, l’accès et le partage de la donnée. Et une action de modification suffit pour que toutes les personnes ayant l’usage de l’information soient à jour de la bonne donnée. Pour se garantir d’un dispositif du traitement de la donnée résilient, il convient de réaliser régulièrement un audit de sécurité et de gouvernance des données RH. Il permet de repérer des failles, des relâchements et des mauvaises pratiques pour partager en réseau sécurisé des informations utiles pour la gestion administrative du personnel.

Comment exploiter les données RH ?

Le traitement de la donnée fait partie de ces processus où l’externalisation prend du sens. Les missions des DRH ne consistent pas à se préoccuper des enjeux techniques, mais bien de faire parler les données pour mieux piloter l’organisation du travail dans l’entreprise. D’ailleurs, les éditeurs de logiciels permettent d’être à jour en termes de conformité et de s’ouvrir des champs de RH analytics encore inexplorés.

L’usage de la technologie et du cloud permet de rassembler en un seul endroit des indicateurs RH et de les partager :

• bilan social
• gestion des talents
• évolution des compétences
• traitement des rémunérations
• staffing des besoins de personnel.

L’analytics RH offre ainsi une vision juste et fine d’un état des lieux en quasi temps réel. Cela permet aux managers, aux DRH et la direction générale de prendre les décisions adéquates et pertinentes, puis d’en mesurer l’impact à d’une consolidation des données RH.

L’agilité et l’aisance dans l’utilisation du Big Data RH permet ainsi aux DRH d’être plus efficientes, efficaces, pertinentes dans les procédures de recrutement comme la détection des talents, la montée en compétence ou un niveau d’absentéisme trop important. Surtout le Big Data permet de connecter totalement les RH aux autres services de l’entreprise, c’est-à-dire en mode business intelligence. De la sorte, elle a une parfaite vision des besoins en personnel pour répondre aux évolutions du carnet de commandes et aux nouveaux axes de développement de l’entreprise.

Les missions RH évoluent. Ainsi la complexité de la conformité RH et la nécessaire rapidité d’adaptation aux changements, amènent les DRH à opter pour l’externalisation. Aujourd’hui, les experts de la conformité, ce sont les éditeurs de logiciels RH. Charge aux équipes RH d’en contrôler la bonne exécution au lieu d’en organiser elles-mêmes la veille. L’éditeur s’en occupe. Ce qui permet de dégager du temps à des enjeux difficilement externalisables : le dialogue social ou l’expérience collaborateur, par exemple. Ce n’est pas sans risque, mais les DRH peuvent mieux s’emparer de sujets chauds et transversaux. C’est le cas du plan de continuité d’activité en cas de crise, où désormais elles peuvent se poser comme pilote en chef, secondé par le directeur général et le directeur financier.

Dialogue social revisité

Les relations sociales et les discussions avec les représentants du personnel sont appelées à évoluer. La mise en place imposée du télétravail et la transformation de l’organisation de l’entreprise pour faire face à des périodes de confinement pointent une forme d’anachronisme de calendrier : celui de l’entreprise où par conformité au Code du travail, elle doit appliquer les changements sans délai, et celui du Comité social et économique où les échanges et discussions avec les partenaires sociaux s’avèrent trop espacés dans le temps. Ce qui veut réfléchir à une répartition différente des heures de délégation dans les agendas.

Pour éviter de tomber dans des relations sociales en self-service, la transformation digitale peut apporter sa contribution dans le dialogue social. Et c’est déjà le cas grâce au Big Data. Ainsi, les DRH sont en capacité de formaliser une base de données économiques et sociales (BDES) lui permettant d’exposer les grandes orientations de l’entreprise :

• l’investissement social (évolution des effectifs, niveau d’emploi des personnes handicapées, développement de la formation, amélioration des conditions de travail…)
• l’investissement dans les outils, l’innovation, et l’amélioration des méthodes de production
• les indicateurs financiers (fonds propres, dettes, provisions, fiscalité, flux financiers, retard de paiement…)
• l’égalité homme-femme
• la politique de rémunération (évolutions et répartition des salaires)
• les transferts commerciaux et financiers
• les partenariats
• les activités sociales et culturelles.

Transformation de l’expérience collaborateur

Aujourd’hui, l’expérience collaborateur dépasse largement les approches de la qualité de la vie au travail centrée sur le bien-être et le relationnel d’équipes. Ces aspects comptent toujours, mais ils ne suffisent plus à fidéliser le collaborateur, et en particulier les meilleurs talents. L’emprise du télétravail demande à l’entreprise d’améliorer ses gestions de projets. Il ne s’agit plus de lancer des projets lourds, étalés sur plusieurs mois avec un risque très élevé qu’ils n’aboutissent pas ou que très partiellement.

L’enjeu pour booster l’engagement des salariés est de leur faciliter la vie avec des usages simples et rapides dans leur mise en œuvre. Ce qui explique l’émergence de solutions digitales dites “plug and play”. Les mois de développement sont réduits à quelques jours de prises en main. Il n’est plus question de révolutionner tous les outils d’un coup, mais d’apporter une simplification des procédures RH : gestion de la paie, administration du personnel, accès aux données RH…

Cela nourrit une QVT plus sereine et une meilleure image de marque employeur, en interne comme en externe. D’ailleurs, la dernière édition du Baromètre de l’Expérience collaborateur pointe que l’attractivité de l’entreprise occupe une place importante dans les conséquences de la transformation de l’expérience collaborateur. Pour autant, les relations RH restent peu prioritaires dans les champs d’amélioration, à l’inverse du fort investissement sur l’intégration d’un nouveau collaborateur ou le management.

Nouvelles missions RH

L’expérience collaborateur ramenée aux missions du service des ressources humaines occupe une place centrale dans une démarche réussie de marketing RH. L’entreprise ne peut se contenter d’actions de communication et d’images médiatiques pour donner un relief à la marque employeur. Il faut de la consistance. Cela fait partie des nouvelles missions RH à mettre en place.

Pour les tâches techniques et à faible valeur ajoutée, la digitalisation apporte des solutions d’externalisation :

• externalisation de la paie
• externalisation de la gestion administrative du personnel
• externalisation de la formation
• externalisation de la veille juridique
• externalisation de la mise à jour de conformité.

Développées et pilotées par les logiciels RH, elles permettent aux DRH de traiter des sujets de fonds basés sur l’analyse des faits, des données et de la stratégie de l’entreprise. Ce qui explique qu’en période de crise, comme celle de la COVID-19, il a été possible d’être le noyau central du plan de continuité de l’activité de l’entreprise.

Cette gestion du PCA par les DRH n’est possible que parce qu’elles disposent de la photographie la plus fiable et sincère de ce qui se passe dans toutes les équipes. Par exemple, grâce à sa supervision de l’évaluation des compétences, élaborée avec une grille d’évaluation adaptée, l’accompagnement de la transformation de l’entreprise est plus efficient et permet une adaptation plus juste des équipes aux nouvelles trajectoires visées.

Bien sûr, il existe un coût de l’externalisation et des risques. Dans le premier cas, il ne s’agit pas d’une dépense, mais d’un investissement qui permet aux DRH de prendre de la hauteur et d’éclairer plus finement la direction générale dans ces décisions avec les bons paramètres. Dans le second cas, le risque majeur porte sur l’erreur. L’entreprise, la fonction RH seront tenues pour responsables des manquements du prestataire. D’où l’importance d’être exigeant sur la prestation, mais surtout de procéder à des contrôles et des audits de conformité RH très réguliers, à la manière des experts-comptables pour ce qui concerne la gestion de l’entreprise.

La tendance veut que les DRH n’aient plus vocation à être les exécutants de la conformité RH. En revanche, ils doivent garantir que les prestations externes répondent aux exigences du Code du travail. Le respect des textes évite les redressements et autres sanctions, mais surtout il contribue fortement à l’image de la marque employeur attachée à l’entreprise. Une partie de son attractivité auprès des talents se joue sur une application juste, fiable et sécurisée de toutes les conformités qui encadrent la gestion de ressources humaines.