Comment réaliser un rapport de mission efficace ?

Valorisez votre intervention

Le rapport de mission répond à trois objectifs : synthétiser la mission, valoriser le travail qu’a réalisé le consultant pour son client, capitaliser sur des informations qui pourront être utilisables hors du contexte de la mission, et pourquoi pas, obtenir de nouveaux contrats ! A ce titre, ce livrable revêt donc une importance toute particulière ; il est primordial de rendre compte de la valeur produite. Le plus souvent, le travail de fond est en effet invisible : il vous faut donc à tout prix valoriser le temps passé et les bénéfices client de votre prestation.

Avec la construction de ce document référence, vous êtes en mesure non seulement de fournir à votre client un rapport opérationnel, mais aussi de lui permettre de valoriser le projet en interne, ainsi que le rôle qu’il a joué auprès de sa hiérarchie si celui-ci a été missionné sur le projet. Un bon moyen de mettre en avant vos compétences et votre expertise, mais aussi de valoriser la participation de votre client et de le fidéliser.

Dans nos métiers, la récupération, l’analyse de données et le reporting constituent des enjeux majeurs ! Il est en effet primordial de rendre compte de manière détaillée de nos missions (récurrentes pour la plupart), afin d’apporter de la transparence sur nos activités, et d’être en mesure de mettre en avant les résultats obtenus et la valeur ajoutée créée. – Pierre BERNARD, directeur associé de MOOV’UP, agence de web marketing et référencement.

Formalisez votre rapport

La mise au point d’un document comme le rapport de mission ne s’improvise pas. Elle répond à des règles précises, que vous intégrerez à force de pratique en vue de son optimisation. Rapidement, veillez ainsi à trouver des automatismes vous permettant de gagner du temps en rédaction et d’être constant dans la remise de vos rapports (une périodicité mensuelle par exemple si votre prestation est annuelle, par exemple).

La principale problématique pour nous est d’automatiser au maximum la récupération des données, tout en gardant une capacité de segmentation et de personnalisation totale au niveau des rapports. Toutes les données ne sont pas utiles aux clients : il est à mon avis judicieux de se concentrer sur les KPI principaux pour favoriser la lecture et la compréhension ! – Pierre BERNARD.

Concernant le fond de votre rapport, n’hésitez pas, une fois la valeur produite explicitée, à être concret.

• Donnez des mesures, et proposez des indicateurs de performance (KPI).
• Rappelez le point de départ du projet, et soulignez son état d’avancement.
• Fournissez des perspectives, des points de passages sur les prochaines étapes
• Apportez des commentaires et des recommandations utiles.

Davantage qu’un bilan, le rapport de mission doit vous permettre de fournir à vos clients une vision tournée vers l’avenir, avec à la clé la réalisation de nouvelles missions.

Sur la forme, respectez également quelques prérequis : soyez concis, précis, clair et facile à comprendre. Utilisez des verbes proactifs, et montrez-vous motivant et inspirant en rendant votre rapport attractif (graphiques, couleurs, encadrés…). Vous favoriserez ainsi la mémorisation et donc l’adhésion de votre lecteur ou de votre contact.

Misez sur les formats numériques (mais pas que)

Vous le savez, dans un monde en pleine transformation digitale, le livrable se présente de moins en moins sous format papier, et de plus en plus sous format numérique interactif. Et pourtant, le papier reste indétrônable : n’en occultez pas l’importance. Suivez les conseils précédents et appliquez-les à votre document quel qu’en soit le format.

Aujourd’hui, 90 % de nos rapports de mission et de performance se font sur un format numérique et interactif, permettant à nos clients d’en extraire des informations précises en fonction de leur souhaits – Pierre BERNARD.

Si vous optez pour le format numérique, renseignez-vous sur les outils à votre disposition ! Des outils comme VisualBILAN permettent par exemple aux experts-comptables de proposer à leurs clients des rapports modernes et interactifs, riches de fonctionnalités comme les commentaires en direct. Vos présentations interactives gagnent en impact et s’adaptent à vos interlocuteurs (clients, actionnaires, banquiers, associés, conseil d’administration, représentants du personnel…), en toute flexibilité et sécurité.

A Lire également : Experts-Comptables, la relation client se digitalise

Notre conseil : veillez à créer une véritable complémentarité entre les supports. A l’image d’un étudiant qui présente son mémoire de fin d’études puis qui le soutient devant un jury, il est important de trouver une cohérence dans les messages selon le format utilisé. Tout est question de contextualisation : allier les avantages du print et du web pour votre rapport de mission est une démarche pertinente si vous tenez compte de la particularité du chaque support.

A vous de jouer !

Découvrez également les solutions proposées par Cegid pour vous accompagner dans votre activité et dans votre transformation digitale.