4 étapes pour préparer son cabinet à l’intelligence artificielle

Comment implémenter l’IA dans son cabinet ?

L’Intelligence artificielle (IA) est à la veille de conquérir les cabinets d’expertise-comptable. Tous les grands sont en phase pilote, et de plus petits acteurs ont déjà basculé. Y passer n’est plus une question d’éventualité… mais d’échéance ! Quand certains s’interrogent encore sur ce que l’IA peut apporter à leur quotidien, d’autres prennent de l’avance en se préparant à la mettre en œuvre, étape par étape.

Productivité, réactivité, service rendu, relation client, montée en technicité des collaborateurs… : les avantages de l’IA pour les cabinets comptables sont largement décrits. Et parfois… décriés, par des Cassandre qui y voient un destructeur d’emploi alors qu’elle constitue un allié de premier ordre pour construire le futur de la profession. A condition de prendre les choses dans l’ordre, et d’oublier la théorie pour considérer la pratique.

Principe : le logiciel doté d’IA va adopter les pratiques du cabinet et du client, au cas par cas

Au-delà de l’application du Plan comptable, chaque cabinet, chaque entreprise, a ses propres habitudes, à commencer par la saisie et l’affectation de certaines dépenses. Ces pratiques, les nouveaux collaborateurs les apprenaient jusqu’ici par l’expérience et l’échange avec leurs collègues.

Les premières solutions d’automatisation sont apparues pour alléger leur travail de saisie et d’affectation. « Ces anciens outils n’étaient pas stupides ! rappelle Loïc Portalès, en charge du projet PIA – Plateforme d’Intelligence Augmentée, le moteur de Cegid Loop. Mais soit ils imposaient leurs règles, soit ils demandaient qu’on leur consacre beaucoup de temps pour être configurés au cas par cas ».

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« L’IA permet de se rapprocher au plus près de ce que font les collaborateurs comptables, client par client », explique-t-il. Un robot comme celui qui est intégré à Cegid Loop s’adapte de lui-même aux trois niveaux de pratiques : règlementation – cabinet – client : il est conçu pour apprendre au fur et à mesure. Et parce que ce machine learning lui permet d’aller chaque fois plus loin dans la compréhension, il limite au strict minimum le volume de travail restant à faire après son passage.

Pour autant, même apprenant, même ouvert sur l’extérieur – partenaires applicatifs ou bases de données en open data, Cegid Loop n’est pas une baguette magique. Sa mise en place doit être préparée, et son déploiement organisé.

Voyons ensemble les grandes étapes pour réussir son passage à l’IA.

1 – Donner du sens à la transformation du cabinet

L’Intelligence artificielle peut être porteuse d’inquiétudes. Et si l’on conçoit à juste titre que la saisie des pièces ne constitue pas la partie la plus passionnante du travail de cabinet, il ne faut pas négliger qu’il s’agit d’une activité rassurante : « La saisie, ça me repose », avouait ainsi un de ses meilleurs collaborateurs à Maxence Rossignol, associé du cabinet Audixia et utilisateur pilote de Cegid Loop depuis deux ans.

Il est donc fondamental de communiquer en interne, bien en amont : l’IA n’est pas une tentative pour remplacer les comptables, mais bien un outil qui les aide, les rend plus réactifs, et les concentre sur les points les plus pointus et les plus intéressants, comme l’analytique, le cut-off, les factures composites, etc., sans parler du temps dégagé pour entretenir la relation client et assurer un conseil proactif.

Il en va de même vis-à-vis des clients, à qui on expliquera la démarche – tant pour témoigner de sa propre modernité que pour l’engager à progresser sur ses pratiques.

2 – Organiser un nouveau mode de collecte des documents au sein du cabinet

Que l’on dispose de collaborateurs dédiés à la saisie des documents ou que celle-ci soit répartie entre tous, client par client, les pratiques classiques de collecte des documents comptables et administratifs constituent un frein à toute évolution. La boîte à chaussures, les trombones, les agrafes et les Post-It, les lots de 150 factures transmises en même temps, non seulement ça n’est ni commode ni motivant mais, pire, un tel système interdit toute vision en temps réel, et toute proactivité. Du coup par exemple, c’est trop souvent le solde du compte courant qui sert d’avertisseur – souvent bien tard.

Pour sortir de cette logique, le premier objectif est d’organiser la transmission des documents au fil de l’eau, une fois dématérialisés. Passer au portail – la Box chez Cegid – permet à court terme de fluidifier les échanges, de gagner du temps et de la réactivité. Une fois en place, un tel système modifie le sens même de la prestation, en permettant de se reconcentrer sur des services facturables à meilleure valeur ajoutée. En plus cela vous prépare à la facture électronique.

3 – Préparer les dossiers comptables pour l’IA

Dans la plupart des comptabilités aujourd’hui, clients et fournisseurs se retrouvent identifiés de diverses manières : nom commercial (Dupont), raison sociale (Dupont SAS), un code (DUPT), etc., selon les habitudes des clients et des cabinets. Si les dossiers sont bien tenus, c’est d’abord parce que les collaborateurs sont intelligents, et savent reconnaître qui est qui du premier coup d’œil ! De tels fichiers n’offrent pas une grande richesse d’information.

L’Intelligence artificielle, elle, aura besoin pour bien fonctionner d’un système d’identification forte. Si, par exemple, les fiches fournisseurs ne sont pas renseignées plus complètement (adresse, SIRET), l’IA ne saura pas faire a priori le lien entre l’information comptable et la réalité. Il faudra donc passer du temps à lui expliquer à chaque fois, jusqu’à ce qu’elle soit capable de comprendre « à demi-mot ».

SIREN, SIRET ou numéro de TVA constituent des informations infaillibles. Préparer les dossiers en les enrichissant de ces données sur chaque tiers va faciliter l’apprentissage, accélérer la mise en œuvre des nouvelles solutions, et finalement fluidifier la transformation. Attendre de basculer en IA pour faire ce travail signifie que le système apprendra moins vite, et que ses bénéfices se feront attendre plus longtemps.

4 – Préférer une phase Pilote plutôt qu’un Big-Bang

Pas de jour J, pas d’heure H : la mise en place de l’intelligence artificielle dans les cabinets ne répond pas à une logique révolutionnaire. Côté comptables, on ne change pas les habitudes dans la façon de saisir les écritures en appuyant sur un bouton ! Selon les cas, on considère qu’un collaborateur bascule entre 6 et 12 mois, précise Loïc Portales. Quant à elle, la solution d’IA, qui fonctionne sur une logique apprenante, va aussi demander un peu de temps pour donner le meilleur d’elle-même : « Au bout de 3 mois on voit que le robot a appris sur un dossier ».

Une phase pilote d’apprentissage s’impose donc. Qui va-t-elle concerner de préférence ?

• Un petit nombre de clients, les plus matures et les plus structurés – ceux qui envoient leurs pièces dématérialisées au fil de l’eau,
• Un petit nombre de collaborateurs qui ont envie d’apprendre et sauront partager avec leurs collègues. Ce n’est pas une question de compétences informatiques : Cegid Loop est simple à utiliser, pas besoin d’être un geek. Mais il faut être ouvert à changer ses habitudes. Les formations à l’usage de l’outil sont évidemment indispensables.

Conscients de l’importance de la transformation en cours, ces collaborateurs et ces clients pilotes pourront ensuite expliquer et partager leur expérience en interne et en externe, facilitant ainsi un déploiement plus complet – et mettant en évidence l’avantage concurrentiel acquis.

Retour d’expérience : Comment Axe Partners réussi sa transformation digitale grâce à Cegid Loop

Le robot comptable intelligent est porteur de gains de productivité et ouvre la porte à de nouveaux services plus valorisants et plus valorisés. La phase de transition, où il s’agira de lui apprendre à travailler à votre manière, sera allégée d’autant que les travaux préparatoires auront été correctement exécutés. Ne pas s’y préparer dès maintenant, c’est prendre du retard – et aussi des risques majeurs, face aux besoins des entreprises et à l’agressivité commerciale de ceux qui prétendent que les experts-comptables ne servent plus à rien !