Comment gérer l’Onboarding des nouveaux collaborateurs ?

L’arrivée d’un nouveau collaborateur constitue un événement important pour ce dernier comme pour l’entreprise. Pour autant, selon une étude de SHRM (Society for Human Resource Management), moins de 20 % des organisations mettent en place une stratégie proactive d’intégration, alors même que 98 % des recruteurs estiment qu’elle est essentielle pour retenir les talents ! Pour mieux gérer l’Onboarding des nouveaux venus, les équipes RH peuvent s’appuyer sur un logiciel de recrutement comme celui de Talensoft.

Pourquoi est-ce essentiel de réussir l’Onboarding d’un nouveau talent ?

Une étude d’APEC réalisée en 2017 révèle que 4 % des talents quittent leur poste après la première journée de travail. Les salariés en CDI sont 36.1 % à rompre leur contrat au cours de la première année, un chiffre qui passe à 45 % chez les moins de 24 ans. Dans le même temps, un recrutement raté génère pour l’organisation un coût estimé en moyenne à 45 000 €. C’est dire l’importance de soigner l’arrivée des nouveaux collaborateurs !

L’Onboarding désigne ainsi tous les processus mis en place dans l’entreprise pour une meilleure intégration des talents. À la clé, une relation de travail qui se pérennise, une plus grande productivité du collaborateur et la valorisation de la marque employeur.

Ainsi, un onboarding réussi, c’est :

– Pour l’entreprise : donner une bonne première impression et valoriser sa marque employeur. Il en va de la fidélisation des talents et de la sécurisation du recrutement.

– Pour le nouveau collaborateur : se sentir accueilli et avoir le sentiment d’avoir fait le bon choix en rejoignant cette entreprise. Son intégration au sein des équipes se fait plus rapidement et il est plus vite productif à son poste.

– Pour les équipes opérationnelles : améliorer les processus d’intégration des nouveaux salariés et ainsi gagner du temps.

Le logiciel de recrutement, pour préparer l’Onboarding d’un talent

Une fois le recrutement validé et l’arrivée du nouveau collaborateur décidée, une foule de tâches attendent les RH et les équipes administratives. Ils vont devoir rédiger et envoyer la déclaration préalable à l’embauche, créer une adresse mail au nouvel arrivant, lui mettre à disposition du matériel… Un peu plus tard, il faudra lui faire passer un entretien de fin de période d’essai.

Pour être sûres de ne manquer aucune étape, les équipes peuvent compter sur l’interface de suivi des tâches que leur propose le logiciel de recrutement. Des notifications leur sont envoyées à l’échéance, elles peuvent changer le statut d’une tâche, et le dirigeant conserve un œil sur l’avancement global.

Le logiciel RH Onboarding, pour assurer la partie réglementaire de l’embauche

À son arrivée, le collaborateur va devoir signer son contrat de travail, prendre connaissance du règlement intérieur, des différentes législations applicables dans l’entreprise… Dans le même temps, il faut éditer une fiche salarié et recueillir les documents essentiels comme les données personnelles, les coordonnées bancaires, le numéro de carte Vitale…

Le logiciel RH intégrant un module d’accueil des nouveaux salariés peut aider les équipes à réaliser sereinement cette étape. Il est possible de mettre en place un accès restreint à la plateforme collaborative, afin que le collaborateur remplisse lui-même sa fiche salariée et télécharge ses documents. Les personnels normalement en charge de cette tâche dégagent ainsi du temps pour des travaux à plus haute valeur ajoutée. Le talent peut également lire la convention collective ou découvrir l’organigramme sur les documents partagés.

L’Onboarding opérationnel grâce à un logiciel

L’arrivée dans une nouvelle entreprise est souvent source de stress pour les nouveaux collaborateurs. Comment trouver l’information ? Sur quel canal échanger ? En centralisant les données et les systèmes communicationnels, le logiciel de recrutement lui permet de vite prendre ses marques et de comprendre rapidement l’organisation et le fonctionnement de la structure. Opérationnel plus rapidement, il gagne du temps dans sa prise de fonction.