Comment gérer l’onboarding des collaborateurs en 2022

Vous cherchez à savoir comment améliorer votre processus d’intégration ? Alors vous êtes au bon endroit !

Au sommaire :

L’onboarding, qu’est-ce que c’est ?
Pourquoi l’intégration des collaborateurs est-elle importante ?
Trois mythes, couramment répandus sur l’intégration des collaborateurs, déconstruits
Comment gérer l’onboarding : un plan étape par étapee
Exemple : l’onboarding chez Buffer

L’onboarding, qu’est-ce que c’est ?

Plutôt que de donner une définition ennuyeuse de l’onboarding, utilisons plutôt une métaphore pour la décrire : l’onboarding est au travail ce que la lune de miel est à la relation amoureuse. Imaginez-la comme une longue période, pendant laquelle l’entreprise et le collaborateur entament leur chaleureuse et durable relation.

Il s’agit donc de la phase durant laquelle se construit la relation employé-employeur, sur la base des sentiments et des impressions acquis pendant les phases précédentes (la marque employeur et l’expérience candidat).

L’objectif de l’onboarding est double : d’une part, s’assurer que les nouvelles recrues deviennent opérationnelles le plus rapidement possible. D’autre part, et il s’agit là d’un axe plus récent du processus d’intégration, il vise à façonner les premières impressions critiques du nouvel employé alors qu’il acquiert sa première véritable expérience de la vie quotidienne dans votre entreprise.

Pourquoi l’intégration des collaborateurs est-elle importante ?

Voici deux chiffres qui vous permettront de comprendre clairement pourquoi l’intégration revêt une telle importance :

• Les collaborateurs nouvellement recrutés ont 58 % plus de chances de toujours faire partie de l’entreprise trois ans plus tard s’ils ont bénéficié d’un processus d’intégration structuré.
• Les entreprises proposant un programme d’intégration de qualité enregistrent une augmentation de la productivité allant jusqu’à 54 % chez leurs nouveaux collaborateurs.

Un programme d’intégration structuré permet de diminuer la rotation du personnel ainsi que d’accroître le taux d’engagement et la productivité, comme illustré ci-dessus.

Trois mythes, couramment répandus sur l’intégration des collaborateurs, déconstruits

Comme pour toutes les thématiques liées aux ressources humaines, certaines idées circulent à propos de l’onboarding des collaborateurs et sont tout simplement fausses. Prenons deux d’entre elles et tordons-leur le cou !

Mythe n°1 : un processus d’onboarding ad hoc est une « bonne chose », mais pas une nécessité.

Certaines entreprises ont tendance à le voir comme un processus à travers lequel ils vont guider leurs nouveaux collaborateurs s’ils disposent de temps. Mais il peut souvent être le premier à passer à la trappe lorsque l’équipe est surchargée.

Il ne fait aucun doute qu’un processus d’oboarding complet requiert du temps et de l’énergie. Et ce de la part d’un certain nombre de personnes dans l’équipe, mais cela ne signifie nullement qu’il s’agit d’un élément facultatif. C’est un outil absolument indispensable !

Le temps et l’énergie investis dans un onboarding rigoureux et structuré contribuent non seulement à ce que la nouvelle recrue devienne plus rapidement opérationnelle, mais ils sont également synonymes d’une meilleure intégration culturelle et d’une diminution du risque de départ anticipé.

Tous ces éléments sont d’une importance cruciale pour permettre la création d’une équipe et d’une entreprise performantes.

Mythe n°2 : l’onboarding est uniquement l’affaire des RH.

Une autre fausse idée qui refait surface régulièrement est que l’onboarding relève uniquement de la responsabilité des RH et/ou du recruteur. Si ces deux parties prenantes sont certes essentielles à une intégration réussie, d’autres collaborateurs au sein de l’entreprise ont eux aussi un rôle à jouer. Après tout, l’onboarding est bien plus qu’une simple affaire de conformité, de paperasse et d’orientation.

Une bonne intégration est un effort concerté, à l’échelle de l’entreprise, permettant d’accueillir les nouveaux collaborateurs et de leur fournir les outils, les informations et le réseau dont ils ont besoin pour réussir. En tant que tel, un processus d’intégration adéquat requiert une collaboration et du temps de la part des personnes des différents services contribuant à la mission de la personne nouvellement recrutée. Inclure l’onboarding dans la culture d’entreprise est une condition essentielle à sa pérennité.

Mythe n° 3 : l’onboarding ne débute qu’à partir du premier jour de travail.

Il est facile de penser que l’onboarding peut attendre le premier jour de travail. Cependant, de nombreux experts s’accordent aujourd’hui à dire que l’intégration devrait démarrer dès l’acceptation de l’offre d’embauche. Cette période entre le moment où la personne accepte le poste et son premier jour de travail est en fait connue sous le terme de « pré-boarding ».

Mais comment intégrer un nouveau membre dans l’équipe alors qu’il n’a même pas encore commencé ? Voici quelques idées sur la manière de procéder : le chef d’équipe peut par exemple envoyer un email de bienvenue au nouveau collaborateur. Ou bien un représentant des RH peut lui transmettre le code vestimentaire et les régimes d’assurance au préalable, afin qu’il ait le temps de les examiner à sa convenance.

Cette phase de pré-intégration est encore plus importante en 202 compte-tenu du fait que les modèles proposant un travail majoritairement à distance, ou les modèles hybrides, sont désormais devenus la norme. Ces nouveaux modes de travail impliquent que vous ne pouvez plus vous appuyer autant sur les interactions entre les personnes et la tenue d’événements regroupant tout le monde au sein d’un même bureau. De ce fait, considérer le processus d’intégration comme un plan de communication étape par étape, à mettre en œuvre dès le moment où votre nouveau collaborateur accepte le poste, constitue un excellent moyen d’aller de l’avant.

Comment gérer l’onboarding : un plan étape par étape

Prenons quelques instants pour nous concentrer sur les mesures que vous pouvez mettre en œuvre pour que l’onboarding devienne une réalité dans votre entreprise. L’intégration n’étant pas un processus d’un jour, ni même d’une semaine, nous allons examiner cinq étapes ci-dessous, et les mesures que vous pouvez mettre en place, en vue d’améliorer votre processus dans son ensemble.

1. Le pré-boarding

Nous avons déjà évoqué les avantages du pré-boarding dans la précédente section. Examinons quelques actions concrètes que vous pouvez mettre en œuvre au cours de cette phase du processus d’intégration :

• Transmettez-lui des informations pratiques sur le poste et l’entreprise, son contrat ainsi d’autres documents légaux ou relatifs aux assurances.
• Envoyez-lui une vidéo de bienvenue. Un moyen interactif convivial de l’informer et de lui faire découvrir les visages de ses collègues, même si la personne ne les pas encore rencontrés en personne.
• Invitez le nouveau collaborateur à des événements internes et/ou externes organisés par l’équipe ou l’entreprise (si cela est possible). Cela peut être une excellente façon de l’aider à nouer des relations avec ses nouveaux collègues avant même son premier jour ! En fonction du degré de distance de votre processus d’intégration, celui-ci peut également être mis en œuvre de manière virtuelle.
• N’oubliez pas non plus les aspects pratiques durant cette étape, comme le matériel informatique dont le nouvel employé aura besoin, la préparation d’un kit de bienvenue et l’aménagement de son bureau (s’il doit travailler sur site).
• Élaborez un planning sur 90 jours pendant cette phase de pré-boarding. Il s’agit d’un document que les RH peuvent créer conjointement avec le responsable du recrutement, dans lequel vont être définies les nouvelles responsabilités de la personne, les priorités sur les 90 premiers jours ainsi que les attentes en termes de performance. Ce document peut, selon vos préférences, être remis à la nouvelle recrue avant son premier jour de travail, ou seulement une fois qu’elle a débuté.

2. Le premier jour (orientation)

Le pré-boarding signifie que, le jour où le nouveau collaborateur arrive dans l’entreprise, celui-ci est supposé avoir une assez bonne connaissance de l’entreprise, être au fait de ce que l’on attend de lui et savoir quelles sont ses priorités pour les premières semaines. Mais cela ne signifie pas pour autant que le premier jour n’est pas aussi important ! Voici ce que vous pouvez faire pour que cette journée soit un succès :

• Fêtez son arrivée ! Faites en sorte que la nouvelle personne se sente la bienvenue en lui offrant de petits cadeaux d’entreprise et prenez un moment pour annoncer que c’est aujourd’hui le grand jour où elle débute cette nouvelle aventure avec votre société. Même si votre nouveau collaborateur va travailler à distance, vous pouvez malgré tout vous assurer que cet évènement soit une priorité. Vous pouvez par exemple lui faire livrer les cadeaux d’entreprise et organiser une vidéo-conférence afin de réunir tous les membres de l’équipe.
• Discutez du programme de la journée. Expliquez clairement à la nouvelle personne en quoi va consister sa première journée.
• Présentez-la aux membres de l’équipe et à ses nouveaux collègues. Prenez le temps d’organiser des entretiens individuels, afin que chacun d’entre eux puisse faire connaissance avec la nouvelle recrue et lui expliquer quelles sont leurs fonctions respectives.
• Encore une fois, n’oubliez pas les aspects pratiques. Veillez à ce que le mot de passe pour le Wi-Fi lui soit communiqué, que son ordinateur soit correctement configuré et qu’il dispose de tous les identifiants nécessaires, qu’il fournisse une photo pour son profil ainsi que les informations nécessaires pour le versement de son salaire.

3. La première semaine

Assurez-vous que l’intégralité de la première semaine de travail soit une expérience intéressante et utile pour la personne nouvellement embauchée. Voici quelques suggestions de rendez-vous à ajouter au planning de cette première semaine :

• Organiser un déjeuner d’équipe. Cela peut constituer un bon « prolongement » à l’événement de bienvenue que vous avez organisé le premier jour et offrir un cadre plus détendu pour discuter et instaurer un esprit d’équipe. Encore une fois, si ce repas ne peut pas être organisé en « présentiel », réfléchissez à la façon dont vous pouvez planifier un déjeuner virtuel.
• Continuez les entretiens individuels avec les collègues directs que vous aviez programmés pour le premier jour.
• Assurez-vous également qu’il y ait au moins un entretien en tête-à-tête entre le nouveau membre de l’équipe et son responsable direct. En tant que collaborateur des RH, vous pouvez contribuer à faciliter cette première rencontre et veiller à ce que le responsable ait toutes les informations requises entre les mains.
• Il y a également d’autres aspects pratiques sur lesquels vous ne devez pas faire l’impasse à ce stade, comme présenter le nouveau collaborateur sur LinkedIn et l’ajouter sur le site de votre entreprise.

4. Les 90 premiers jours

Le cap des trois mois constitue le moment idéal pour marquer un nouveau temps d’arrêt et faire le point avec le nouveau membre de l’équipe. Non seulement parce qu’il est fréquent que cela corresponde à peu près à la fin de la période d’essai, mais aussi parce que la personne doit maintenant s’être bien familiarisée avec son nouveau poste.

À ce stade, veillez à ce que le manager organise une réunion afin de passer en revue le planning sur 90 jours qui a été établi précédemment. Où se situe la nouvelle recrue par rapport à ce qui a été fixé dans le planning ? Quels sont les points nécessitant d’être modifiés ? Utilisez ce planning comme un tremplin pour discuter de la réorientation des priorités, des points à améliorer et des mesures à prendre pour la suite.

En tant que professionnel des RH, vous pouvez également prévoir une réunion avec la personne à ce stade, afin de voir comment elle se sent, si elle a des commentaires à formuler sur son poste ou l’entreprise, ou s’il y a un quelconque point sur lequel vous pourriez lui venir en aide.

5. À l’issue de la première année

Bien que le fait de faire durer la période d’onboarding sur une année entière ne fasse pas l’unanimité, nous pensons qu’il s’agit là d’un moment propice pour clore officiellement le processus d’intégration. Organisez un dernier entretien d’« onboarding » avec votre collaborateur (à combiner avec son premier entretien annuel si vous le souhaitez), dans lequel vous aborderez les points suivants :

• Les points en lien avec le poste : comment votre nouvel employé s’est-il acquitté de ses tâches ?
• Son avenir au sein de l’entreprise : vous pouvez commencer à lui parler des programmes de développement des compétences de votre entreprise, lui demander quelles sont ses préférences et ses ambitions à cet égard, etc.
• Demandez-lui à nouveau quelles sont ses impressions sur la période d’intégration, quels sont les points qui faisaient défaut selon lui, ou s’il a des suggestions en vue d’améliorer encore davantage le processus d’intégration.

Exemple : l’intégration chez Buffer

Buffer est une solution SaaS de gestion et d’analyse des réseaux sociaux et, en tant qu’entreprise opérant entièrement à distance, celle-ci a récemment repensé la façon dont elle intègre ses nouveaux collaborateurs.

Avant de modifier son processus d’intégration, Buffer a dû faire face à deux défis majeurs. D’une part, le système de « bootcamp » de 45 jours qu’elle avait mis en place pour intégrer les nouveaux collaborateurs était en fait une source de stress supplémentaire pour celles-ci et ne leur permettait pas de donner le meilleur d’elles-mêmes. La façon dont l’intégration était alors organisée donnait l’impression qu’il fallait véritablement « faire ses preuves » au cours de ces 45 premiers jours, et cela avait un impact sur la culture. D’autre part, le processus d’onboarding n’était pas centralisé. En fonction de l’équipe ou du manager, l’expérience d’intégration en tant que nouvel arrivant était différente.

Pour résoudre ces problèmes, Buffer a supprimé la période de bootcamp de 45 jours et a placé l’intégralité du processus d’onboarding sous le contrôle centralisé de l’équipe RH. L’entreprise a ensuite listé les questions d’intégration auxquelles elle savait qu’elle allait devoir apporter des réponses : où les nouveaux collaborateurs pourraient-ils trouver les informations dont ils ont besoin, surtout dans la mesure où ils travaillent tous à distance ? Comment les attentes de l’entreprise à l’égard de la nouvelle recrue doivent-elles lui être communiquées ? Et où les modèles culturels communs doivent-ils être documentés ? L’équipe RH de Buffer, en coordination avec l’équipe de direction, a élaboré des réponses à ces questions clés. Celles-ci ont ensuite été transmises à l’ensemble des responsables afin que tous soient sur la même longueur d’onde.

À partir de là, Buffer a ajouté un certain nombre d’éléments innovants à son processus d’onboarding. Le premier d’entre eux a été un système de parrainage (« buddies ») pour tous les nouveaux membres de l’équipe. Chaque nouvelle recrue se voit attribuer trois interlocuteurs principaux : le responsable du recrutement (le « buddy-leader »), une personne pour l’aider à se familiariser avec son rôle spécifique (le « buddy-rôle») et une autre pour l’accompagner dans son apprentissage de la culture d’entreprise de Buffer (le « buddy-culture»).

Le second élément a été de veiller à ce que le processus d’onboarding mette désormais l’accent sur le feedback. Il est important de noter ici qu’il ne s’agit pas uniquement de donner un retour au collaborateur au fur et à mesure de sa progression, mais également de veiller à ce que des points de contrôle réguliers soient organisés, au cours desquels Buffer peut recevoir les commentaires du nouvel arrivant. L’entreprise a mis en place une série de réunions à 30, 60 et 90 jours et met ce temps à profit pour apprendre du nouveau collaborateur quels points pourraient être améliorés dans le processus d’intégration. Buffer accorde une grande importance à « l’avis des débutants » et utilise ces points de contrôle planifiés pour tirer parti des avis extérieurs et des façons de pensée propres que chaque nouveau collaborateur peut apporter.