Comment l’ERP Cloud soutient-il les activités de services pour chaque intervention ?

Via un ERP Cloud performant et connecté, les responsables des services, des clients, des achats ou des factures sont soutenus dans leurs tâches journalières. Ils profitent également de l’outil qui compile et affiche clairement les données lorsqu’ils analysent leur Services.

Autour d’une intervention, découvrez comment Cegid XRP Flex soutient les métiers du Field Service et simplifie les tâches des collaborateurs. Pour qu’ils deviennent alors des collaborateurs satisfaits et investis qui participent à maximiser la satisfaction client.

Étape 1 : la demande d’intervention

Qu’il passe par son portail internet dédié, qu’il envoie un email ou qu’il passe un coup de téléphone, le client demande une intervention curative sur l’un de ses sites. Cette demande s’enregistre sur Cegid XRP Flex en tant que ticket afin de la rendre visible et de permettre aux équipes d’y répondre rapidement.

L’équipe du Service Après-Vente reçoit directement la demande lorsqu’elle est réalisée via le portail client Cegid XRP Flex ou entre cette dernière dans son outil.

Étape 2 : la planification de l’intervention

À la suite de la demande du client, le responsable du Service Après-Vente ou un membre de son équipe accède aux plannings des techniciens. Ce dernier planifie l’intervention dans le calendrier du technicien le plus adéquat et disponible, en fonction des ordres de mission précédents et de l’urgence de la demande.

L’accès aux plannings en un clic aide le collaborateur en charge de la relation client à planifier de nouvelles interventions simplement.

Si l’intervention est préventive, elle se planifie en amont. La responsable des services accède non seulement au planning de tous les techniciens, mais voit également les ressources nécessaires (ainsi que leur disponibilité), les compétences requises pour l’intervention et la zone géographique que couvre chaque technicien. Ainsi, elle sélectionne le technicien le plus adéquat et positionne l’intervention dans son planning <lien : Piloter les ressources essentielles à la gestion d’intervention>.

Étape 3 : la réalisation de l’intervention

Le jour de l’intervention, le technicien s’informe, via Cegid XRP Flex, sur la demande, sa localisation, les pièces nécessaires et le savoir-faire sur lequel il va s’appuyer. Par ailleurs, il prend rapidement connaissance des instructions de cette intervention, du parc sur lequel il va intervenir et de l’historique des missions réalisées sur ce parc.

Ainsi, le technicien dispose systématiquement des ressources, mais aussi des connaissances indispensables à la bonne réalisation de cette intervention.

Étape 4 : le déroulement de l’intervention

Aussi bien préparée soit -elle, une intervention n’est pas à l’abri de surprises. Matériel insuffisant ou défaut de garantie, Cegid XRP Flex aide les équipes à résoudre plus rapidement leurs problèmes.

Cas A : une pièce est manquante

Lorsque le technicien se trouve sur le terrain de l’intervention, il s’aperçoit qu’une pièce nécessaire à la réparation ou à l’entretien du parc ne se trouve pas à ses côtés. Via Cegid XRP Flex, il a la possibilité de passer sa commande directement au service Achats de sa société <lien : Optimiser sa gestion des stocks et des approvisionnements>. En utilisant son interface dédiée, connectée et collaborative, il réalise sa demande en temps réel.

Si la pièce est à destination de son entreprise, l’écriture comptable s’adresse au règlement du fournisseur. En revanche, si la pièce reste chez le client, elle lui sera facturée par le responsable facturation qui reçoit rapidement l’information.

Cas B : un élément n’est plus sous garantie

Lorsque le parc ou une pièce du client passe hors garantie <lien : Simplifier l’allocation des équipements d’intervention>, l’intervention se déroule comme prévu, mais la facturation diffère.

En effet, le responsable facturation se charge d’éditer une facture pour le client. Depuis Cegid XRP Flex, l’édition se réalise automatiquement et de façon sécurisée.

Le responsable du Service Après-Vente ou un de ses collaborateurs prévient directement le client depuis son interface connectée <lien : Soigner sa relation client et sa gestion d’affaires>. Ainsi, le client prévenu reçoit la facture dans un délai court.

Étape 5 : la finalisation de l’intervention

Lorsque l’intervention est terminée, le technicien envoie dans la foulée un compte-rendu d’intervention via son espace sur Cegid XRP Flex. Le responsable SAV et la responsable des services le reçoivent automatiquement. Si l’intervention est à régler par le client, le responsable facturation reçoit également le compte-rendu en quelques minutes.

Dans le cas où l’intervention n’est pas prévue au contrat qui lie l’entreprise de services à son client <lien : Élaborer simplement ses contrats de prestation de services>, le responsable facturation édite automatiquement la facture et l’envoie en quelques clics.

Tout au long de l’année : les analyses de l’activité de services

Les diverses directions de l’entreprise visualisent et analysent leur activité très simplement grâce aux tableaux de bord personnalisés <lien : Fixer ses indicateurs de performance>. Ces écrans, entièrement personnalisables, affichent les informations importantes, comme le chiffre d’affaires réalisé par technicien, les commandes fournisseurs ou le nombre de factures non réglées. Les données, provenant de multiples sources, sont rassemblées et consolidées en toute sécurité pour être lisibles sans effort. Disponibles en temps réel, elles créent les bases d’une analyse stratégique qui aide à prendre les bonnes décisions.

Sur le terrain, au bureau ou en mobilité, Cegid XRP Flex accompagne tous les métiers de l’activité de service. L’ERP Cloud connecté assure de meilleures communications, une plus grande justesse des documents, notamment comptables, et une meilleure réactivité de l’entreprise pour une plus grande satisfaction client.

Pour gérer les missions au quotidien et détecter les opportunités, Cegid XRP Flex conduit les entreprises de services sur une trajectoire plus performante.