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Comment créer une facture ?

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Gestion de la petite entreprise

13 février 2023

Décrocher son premier contrat est un moment magique ! Mais une fois votre production livrée, il est temps de créer votre première facture. Vous vous demandez comment faire ? Pas de panique ! Vous y arriverez très facilement si vous utilisez les bons outils… Par exemple, Excel est un outil précieux, mais en aucun cas adapté à la facturation sur le long terme. Optez plutôt pour un logiciel de facturation en ligne : c'est le meilleur allié que vous trouverez pour vous assister dans cette tâche comptable.

5 min

Sommaire :

  1. Quels sont les prérequis à connaître pour créer sa première facture ?
  2. Comment créer une facture sur Excel ?
  3. Créer sa première facture en quelques clics avec un logiciel de facturation

 

 

1. Quels sont les prérequis à connaître pour créer sa première facture ?

Prenez le temps de bien comprendre comment créer une facture avant de vous lancer. Ne vous inquiétez pas : il n’existe aucun délai légal pour l’émission d’une facture. Une fois éditée, vous devrez en revanche la garder pendant au moins 10 ans pour des raisons fiscales.

 

Est-il obligatoire de fournir une facture ?

Éditer une facture est obligatoire dans différents cas de figure :

  • Lorsque vous réalisez une prestation pour un particulier et que le montant est égal ou supérieur à 25 euros TTC.
  • Dans le cas d’une vente par correspondante dans un pays appartenant à l’Union Européenne.
  • Lorsque vous vendez de la marchandise ou réalisez une prestation à une autre entreprise.
  • En cas d’activité de production, de distribution ou de service par des personnes publiques, pour leur achat personnel ou leur clientèle professionnelle.
  • Lorsque votre client le demande, quelles que soient les circonstances.

La facture est un document légal essentiel, car il constitue une preuve qu’une opération commerciale a bien eu lieu. Elle a donc une valeur juridique : en cas de litige, elle vous sera indispensable.

Une facture, c’est aussi un justificatif comptable qui vous donne un droit de créance. Elle doit donc être conservée avec soin et disponible immédiatement en cas de contrôle fiscal.

 

Quelles sont les mentions obligatoires pour créer une facture ?

Faire une facture est obligatoire lorsque vous vendez un produit ou un service à une autre entreprise. Chacune d’entre elles doit contenir un certain nombre de mentions obligatoires dont voici la liste :

  • dénomination sociale et adresse du siège social de votre entreprise et de celle de votre client ;
  • identité de votre entreprise (SIREN ou SIRET, forme juridique, capital social, etc.) ;
  • numéro d’identification à la TVA ;
  • numéro de la facture ;
  • date d’émission de la facture ;
  • date de la vente ou de la prestation de services ;
  • numéro de bon de commande s’il en existe ;
  • dénomination des produits et quantité ;
  • prix unitaire HT ;
  • réductions éventuelles ;
  • taux de TVA ;
  • montant total à payer HT et TTC ;
  • date limite de paiement ;
  • conditions de paiement, dont pénalités en cas de retard de paiement, indemnité forfaitaire de recouvrement et escompte éventuel en cas de paiement rapide.

Prenez le temps de bien comprendre comment créer une facture avant de vous lancer, car une fois émise elle ne pourra plus être modifiée.

La facturation en ligne pour les TPE

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2. Comment créer une facture sur Excel ?

Éditer une facture sur un tableur est une tâche relativement simple : il suffit de créer un tableau avec les différentes données nécessaires et quelques formules permettant de calculer le montant total HT et TTC.

Mais est-ce vraiment une bonne idée ? La réponse est non !

Créer une facture sur Word ou Excel, la fausse bonne idée

Les traitements de texte ou les tableurs permettent de créer des factures, mais qu’en est-il du suivi, du risque d’erreurs et de la conformité légale ?

Excel est un outil dépassé en ce qui concerne l’édition de facture. Premièrement, il ne vous permet pas de répondre aux exigences légales actuelles : seul un logiciel de facturation en conformité avec la Loi Anti-fraude à la TVA vous donne cette garantie.

Ensuite, Excel vous fait perdre en performance : vous devez saisir les informations à chaque nouvelle facture, vous ne pouvez pas suivre vos données en temps réel et le suivi des règlements est un vrai casse-tête. Sans compter le risque d’erreurs qui vous guette à chaque instant, étant donné que vous éditez et reportez les données manuellement.

En résumé, ce logiciel n’a pas été conçu pour la facturation !

 

 

3. Créer sa première facture en quelques clics avec un logiciel de facturation

Pour éditer vos factures, optez plutôt pour un logiciel de facturation !

 

Misez sur Cegid Devis Factures pour créer une facture

À partir de juillet 2024, la facturation électronique deviendra obligatoire. Vous ne pourrez plus utiliser de tableur pour éditer vos factures. Ce changement arrive dans très peu de temps, alors autant prendre l’habitude d’utiliser un logiciel de facturation en ligne dès maintenant ! Vous aurez l’esprit tranquille et votre productivité vous dira merci.

Mais concrètement, comment créer une facture depuis un logiciel de facturation tel que Cegid Devis Factures ? Voici les étapes à suivre pour y arriver. Vous allez voir, c’est d’une grande simplicité !

 

Comment créer une facture gratuitement avec Cegid Devis Factures en 4 étapes ?

 

Étape 1 : Où créer sa facture ?

Après vous être connecté à votre compte, cliquez sur l’onglet “Nouvelle facture” depuis votre tableau de bord.

 

Étape 2 : Personnalisez votre facture

Une nouvelle facture blanche apparaît.

  1. Cliquez sur “Nouveau client” pour entrer manuellement des coordonnées ou choisissez un client pré-enregistré.
  2. Enregistrez vos informations concernant les dates de facturation et livraison/prestation ou planifiez un échéancier du paiement si besoin.
  3. Cliquez sur “Nouveau produit ou service” pour entrer manuellement les détails de la prestation ou en choisissez en une pré-enregistrée dans la liste.

Si besoin, vous pouvez ajouter une remise.

Pour enregistrer et finaliser la facture, cliquez sur “Suivant”.

 

Étape 3 : Un aperçu pour vérifier tous les détails

À cette étape, il est nécessaire de vérifier une dernière fois toutes les informations de votre facture et de revenir à l’étape précédente pour faire des modifications si besoin.

 

Étape 4 : Comment envoyer votre facture en un clic ?

Votre facture est maintenant validée, vérifiée et prête à l’envoi.

Vous pouvez personnaliser le contenu de votre mail, rajouter des pièces jointes supplémentaires ou simplement cliquez sur « Envoyer ».

Tout comme un ouvrier a besoin de bons outils pour travailler efficacement, un entrepreneur doit utiliser les bonnes solutions pour gagner en performance. Votre temps est précieux : ne le perdez pas avec des logiciels d’un autre temps. La solution de facturation Cegid Devis Factures est la 3e solution la plus utilisée par les entreprises. Au quotidien, elle vous permet de piloter facilement votre activité, optimiser votre temps de travail et éviter les factures impayées grâce au paiement en ligne et au financement de factures.

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