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Gestion de la petite entreprise

Comment créer un devis ?

15 février 2023

Comment créer un devis avec Cegid Devis Factures  ?
4 min
Vous avez déjà essayé de couper un melon avec un couteau à beurre ? La réponse est non, car il semble inconcevable d’utiliser un outil inadapté à la tâche que vous voulez effectuer. C’est la même chose lorsque vous éditez vos devis sur Excel ou Word. Ces outils sont excellents pour réaliser des calculs ou rédiger des textes, mais pour créer des devis, ils manquent cruellement de performance. Créer un devis et l'envoyer ne devrait prendre que quelques secondes. C'est ce qu’un logiciel de facturation en ligne permet de faire.

Sommaire :

  1. Quels sont les préréquis à connaître pour créer son premier devis ?
  2. Comment créer un devis sur Excel ?
  3. Créer un devis en quelques clics avec un logiciel de facturation

 

1. Quels sont les prérequis à connaître pour créer son premier devis ?

 

Est-il obligatoire de fournir un devis ?

Bien que le devis soit un document pratique qui renseigne des informations importantes pour la réalisation d’une vente ou d’une prestation, il n’est pas obligatoire dans tous les cas.

En fait, cela dépend de votre activité : vous avez l’obligation légale d’en fournir un si vous travaillez dans le secteur du bâtiment, de l’équipement de maison, du déménagement, de la location de voiture, de l’optique médicale, de l’appareillage auditif, des équipements et prestations en lien avec la perte d’autonomie, du service à la personne, de la chirurgie esthétique et des prestations funéraires.

Si votre entreprise n’exerce pas dans ces domaines, rien ne vous oblige à créer un devis pour vos clients. Mais il y a de fortes chances pour qu’ils vous en demandent un tout de même, car c’est un document auquel ils pourront se référer pour prendre leur décision.

 

Quelles sont les mentions obligatoires pour créer un devis ?

Si vous êtes dans l’obligation de fournir un devis à chaque prestation, certaines mentions doivent apparaître dans votre document. Si vous n’entrez pas dans cette catégorie d’entreprise, vous pouvez tout de même vous inspirer de cette liste afin de communiquer des informations complètes à vos clients :

  • le nom et l’adresse de votre société et de votre client,
  • la date à laquelle est créée le devis,
  • dans le cas de travaux, la date de début et la durée de la prestation,
  • la liste détaillée de chaque produit et prestation avec la quantité et le prix unitaire,
  • le prix de la main-d’œuvre si besoin,
  • les frais de déplacement éventuels,
  • la somme totale HT et TTC.

 

2. Comment créer un devis sur Excel ?

Créer un devis sur Excel, c’est facile même si vous débutez sur ce logiciel, mais est-ce vraiment ce qu’il y a de plus efficace ? La réponse est non !

 

Créer un devis sur Word ou Excel, la fausse bonne idée

Créer un devis peut vite devenir cauchemardesque si vous décidez d’utiliser un tableur ou un traitement de texte. Vous devez saisir manuellement toutes les données, ce qui est chronophage et source d’erreurs. Et lorsque vous éditez la facture correspondant au devis, vous devez tout recommencer, mais aussi rechercher le numéro de devis correspondant dans vos archives, le bon de commande, etc. Bref, une vraie perte de temps !

Avec un logiciel de facturation, c’est tout l’inverse. Votre devis est généré automatiquement avec les informations de votre client. Vous n’avez qu’une seule chose à remplir : la partie prestation et tarif. Au moment de créer la facture, pas besoin de tout reprendre à zéro ! Vous pouvez transformer votre devis en facture en un seul clic : toutes les données sont transférées automatiquement. Vous gagnez du temps et vous limitez les erreurs.

De plus, sachez que d’ici le 1er juillet 2024, vous devrez être en mesure d’accepter les factures électroniques. Et Excel ne vous sera d’aucune aide sur ce point crucial. Votre passage au logiciel de facturation va donc devenir inévitable. Alors, pourquoi ne pas profiter de tous ses avantages dès maintenant ?

La facturation en ligne pour les TPE

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3. Créer un devis en quelques clics avec un logiciel de facturation

Passons maintenant à la pratique ! Découvrez comment réaliser vos devis rapidement.

 

Misez sur Cegid Devis Factures pour créer un devis

Le devis est un document commercial important pour conclure une vente. Il se montre aussi utile au moment de la facturation. Vous craignez de ne pas le faire correctement ? Avec un logiciel de facturation en ligne, rien de plus facile !

Pour commencer, assurez-vous que les mentions obligatoires sont bien présentes. Votre solution de facturation vous guide et s’assure que vous n’oubliez rien :

  • le nom de votre entreprise et celui de votre prospect ;
  • la dénomination de vos produits ou de vos prestations de services ;
  • la quantité commandée ;
  • la date de création et d’expiration du devis ;
  • vos conditions de paiement.

Ensuite, pensez à accorder votre modèle de devis aux couleurs de votre entreprise : la police, les couleurs, la disposition, etc. N’oubliez pas d’ajouter votre logo.

Une fois votre devis prêt, envoyez-le directement depuis votre logiciel de facturation en un clic, puis surveillez son avancement.

Lorsqu’il sera accepté et que votre prestation sera terminée, vous pourrez le transformer automatiquement en facture. Pas besoin de recommencer depuis le début !

Passons maintenant à la pratique avec Cegid Devis Factures. Voici toutes les étapes à respecter en images.

 

Comment créer un devis gratuit avec Cegid Devis Factures ?

 

Étape 1 : Où créer son devis ?

Après vous être connecté à votre compte, cliquez sur l’onglet « Nouveau Devis » depuis votre tableau de bord, onglet « Ventes ».

 

Étape 2 : Personnalisez votre devis

Comment créer un devis avec Cegid Devis Factures ?

Un nouveau devis blanc apparaît.

  1. Cliquez sur “Nouveau client” pour entrer manuellement des coordonnées ou choisissez un client pré-enregistré.
  2. Enregistrez vos informations concernant les dates d’émission et livraison/prestation ou planifiez un nombre de jours de validité du devis si besoin.
  3. Cliquez sur “Nouveau produit ou service” pour entrer manuellement les détails de la prestation ou choisissez en une pré-enregistrée dans la liste.

Si besoin, vous pouvez ajouter une demande d’acompte ou une remise.

Pour enregistrer et finaliser le devis, cliquez sur “Suivant”.

 

Étape 3 : Un aperçu pour vérifier tous les détails

Comment créer un devis avec Cegid Devis Factures ?

À cette étape, il est nécessaire de vérifier une dernière fois toutes les informations de votre devis et de revenir à l’étape précédente pour faire des modifications si besoin.

 

Étape 4 : Comment envoyer votre devis en un clic ?

Comment créer un devis avec Cegid Devis Factures ?

Votre devis est maintenant validé, vérifié et prêt à l’envoi.

Vous pouvez personnaliser le contenu de votre mail, rajouter des pièces jointes supplémentaires ou simplement cliquer sur « Envoyer ».

 

Lorsqu’on lance son entreprise, on préfère souvent se reposer sur des outils que l’on connaît bien. Cette démarche peut fonctionner au début, mais pour passer à la vitesse supérieure, il faut savoir choisir les outils les plus efficaces. Choisir un logiciel de facturation en ligne, c’est avant tout accéder à un meilleur pilotage de son activité. Mais c’est aussi se débarrasser définitivement de toutes les difficultés liées à la facturation grâce au paiement en ligne et au financement de factures.

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