Comment conduire un entretien d’évaluation

Nous allons déconstruire certains mythes communément répandus et vous fournir un plan précis, étape par étape, afin de vous aider à mener à bien votre prochain entretien.

Puis nous jetterons un bref coup d’œil à la façon dont Facebook gère l’entretien d’évaluation et quels enseignements nous pouvons en tirer.

Au sommaire :

L’entretien d’évaluation, de quoi s’agit-il ?
Un bref historique de l’entretien d’évaluation
Déconstruction des deux mythes qui entourent couramment l’entretien d’évaluation
Comment effectuer un entretien d’évaluation : un plan étape par étape
Exemple : l’entretien d’évaluation chez Facebook

L’entretien d’évaluation, de quoi s’agit-il ?

Un entretien d’évaluation, également qualifié d’entretien annuel ou d’évaluation des performances, est une méthode destinée à évaluer périodiquement les performances d’un collaborateur ainsi que sa contribution globale à l’entreprise, dans le but d’améliorer ces performances.

Il permet d’obtenir un retour d’informations, offre un moment formel d’évaluation des performances au travail et aide à distribuer des augmentations de salaire et des primes aux collaborateurs.

L’un des éléments fondamentaux de cet entretien est que la responsabilité de celui-ci est partagée de façon conjointe entre l’employé et son responsable.

Il fait partie intégrante du cycle de gestion des performances. La différence entre les deux réside dans le fait que ce dernier englobe l’ensemble des interactions entre un collaborateur et son manager contribuant à améliorer les performances, tandis que l’entretien d’évaluation est un entretien périodique au cours duquel le collaborateur est évalué de façon formelle.

Un bref historique de l’entretien d’évaluation

Bien qu’il n’existe pas de source irréfutable faisant référence au tout premier entretien d’évaluation, nous savons toutefois qu’il est susceptible de remonter à aussi loin que la Première Guerre mondiale, lorsque les militaires américains avaient conçu un système de notation au mérite afin de pointer et de renvoyer les mauvais éléments. Ce même système était utilisé pour classer les soldats engagés en fonction de leur potentiel à gravir les échelons jusqu’à des postes de commandement.

Plus tard, Douglas McGregor a fortement contribué au développement de la théorie de la gestion et de la motivation. Ce psychologue social a montré qu’il existait une autre façon de considérer les travailleurs et les managers. Ces derniers et leurs équipes étaient considérés selon une approche résolument collaborative et les performances pouvaient être influencées positivement en encourageant le développement.

Avance rapide jusqu’en 2001.

Alors que l’insatisfaction à l’égard du processus traditionnel s’accroît, les entreprises high-tech introduisent une nouvelle façon de concevoir les performances, qui débouche sur le Agile Manifesto (Manifeste pour le développement Agile de logiciels).

Ce texte met l’accent sur des principes tels que la collaboration, l’auto-organisation, l’autonomie et une réflexion régulière sur la manière de travailler plus efficacement.

Ces principes ont modifié la définition de l’efficacité au travail. Ils étaient en désaccord avec la pratique habituelle consistant à fixer des objectifs « Top Down », et à évaluer les personnes en fonction de ces objectifs une seule fois par an.

De nos jours, un grand nombre d’entreprises ne suivent plus un processus traditionnel d’évaluation des performances. En 2012 par exemple, Adobe a mis un terme à ses entretiens annuels, en accord avec le célèbre « Manifeste Agile » et l’idée que les objectifs annuels n’étaient plus pertinents pour le mode de fonctionnement de l’entreprise.

Déconstruction des deux mythes qui entourent couramment l’entretien d’évaluation

Il existe un certain nombre de mythes concernant la façon dont la majorité des collaborateurs et des managers appréhendent les entretiens d’évaluation. Démystifions deux des plus populaires :

1. Les entretiens d’évaluation doivent durer au moins une heure

Selon un rapport de TINYpulse, la principale raison pour laquelle employés et responsables n’apprécient pas les entretiens d’évaluation est qu’ils sont trop chronophages. Petit rappel : il n’existe aucune règle exigeant que ces entretiens doivent être suffisamment longs afin que toutes les parties concernées s’y ennuient.

Si vous avez effectué un suivi des performances tout au long de l’année (les chiffres ne mentent pas !) et qu’avant l’entretien vous avez fait votre travail de responsable, alors les deux parties devraient avoir une assez bonne compréhension du contenu de cet entretien.

Ce qui nous amène à notre second mythe :

2. Les entretiens doivent avoir lieu une fois par an

Le fait d’évaluer plus fréquemment les performances des collaborateurs permet non seulement de rendre le processus d’évaluation moins fastidieux, mais aussi de fournir un feedback en temps utile et d’améliorer la relation entre ces derniers et leurs responsables.

Comment effectuer un entretien d’évaluation : un plan étape par étape

Les entretiens d’évaluation des performances sont gérés différemment d’une entreprise à une autre. Il existe toutefois un certain nombre de bonnes pratiques que tout responsable devrait suivre et nous les avons listées ci-dessous à votre attention.

1. Utilisez un schéma précis

Manager et collaborateur peuvent l’un comme l’autre se sentir mal à l’aise durant l’entretien d’évaluation. Un formulaire ou tout autre document permettant d’évaluer les performances vous sera utile aussi bien pour préparer que pour mener l’entretien.

2. Impliquez le plus possible votre collaborateur

L’un des problèmes clés dans l’évaluation est le manque d’implication de l’employé lui-même. Un employé qui contribue à l’évaluation de ses performances est davantage satisfait, juge l’entretien comme étant beaucoup plus juste et est plus enclin à s’améliorer.

3. Commencez par les mauvaises nouvelles

Selon Daniel Pink (2018), le degré de satisfaction des employés est plus élevé lorsque les mauvaises nouvelles sont abordées dès le début de l’évaluation. Terminez l’entretien sur une note positive.

4. Donnez un feedback plus régulier

N’attendez pas jusqu’à la fin de l’année pour discuter de problèmes (ou valoriser les efforts) qui ont eu lieu au mois de janvier dernier.

Les collaborateurs déclarent qu’ils recherchent un feedback régulier et continu afin de mieux accomplir leur travail. Trouvez des solutions technologiques permettant aux managers d’être en permanence en contact avec eux.

5. Documentez minutieusement les entretiens d’évaluation

Les décisions importantes, quant au choix des personnes à promouvoir, des salaires à augmenter, mais aussi des collaborateurs à recadrer, s’appuient sur les informations de gestion des performances. C’est la raison pour laquelle les entretiens d’évaluation doivent faire l’objet d’une documentation rigoureuse.

Cela est tout aussi important que de passer à un retour d’informations plus systématique.

Exemple : l’entretien d’évaluation chez Facebook

Même si Facebook continue d’utiliser les traditionnelles évaluations biannuelles ainsi qu’un système de stack ranking (classement par niveau de performance), l’entreprise a mis en place un grand nombre d’approches innovantes.

Les entretiens sont considérés comme des points de contrôle, avec comme objectif que le collaborateur ne soit jamais surpris par aucun point abordé durant la réunion.

De plus, grâce à un logiciel interne, les managers et employés de Facebook ont la possibilité, entre deux cycles d’évaluation, de donner et de recevoir des retours continus et en temps réel.

Lors de ces entretiens semestriels, Facebook met l’accent sur les retours de collègue à collègue et d’employé à responsable. En centrant leur attention sur les commentaires des collègues, les responsables bénéficient d’une bonne vue d’ensemble sur la manière dont les employés collaborent les uns avec les autres. Une valeur déterminante pour la réussite de l’entreprise.

Ce que nous aimons, listés en quelques points, dans les évaluations de performance chez Facebook :

• Les évaluations sont considérées comme des points de contrôle, ce qui signifie « pas de mauvaises surprises » !
• Des retours continus et en temps réel, permettant un dialogue permanent
• Des retours de collègue à collègue et d’employé à responsable