Finance & Fiscalité

Comment accélérer votre reprise avec une stratégie de Business Intelligence ?

5 Juin 2020

Une bonne façon de gérer la crise, c’est évidemment, d’essayer d’anticiper. Mais, quand cela n’est pas (ou plus) possible, il s’agit de faire face aux perturbations et d’en ressortir plus fort. Mais comment ? Intéressons-nous à la Business Intelligence au service de la reprise d’activité. En effet, si la dimension humaine reste incontournable pour permettre à une entreprise de se redresser et de continuer à prospérer, les données et les analyses disponibles, offrent aujourd’hui des opportunités inouïes pour se sortir d’une période compliquée.

La Business Intelligence, et par conséquent une plateforme avancée d’analytiques, repose sur trois grands fondements :

  • Toutes les données pertinentes sont disponibles en temps réel sur la plateforme et accessibles et présentées selon le profil d’utilisateur ;
  • Les tableaux de bord sont à la fois complets et plus simples à manipuler ;
  • La plateforme intègre des algorithmes d’intelligence artificielle pour vous aider à construire des analyses plus contextualisées et fines au service d’une prise de décision optimisée.

Exploitez vos indicateurs critiques

En temps de crise, les directions financières sont confrontées à l’évolution spectaculaire de nombreux indicateurs, et des réponses immédiates doivent être apportées pour sécuriser le règlement de ses différentes charges, maintenir sa rentabilité ou suivre les flux de trésorerie. En vue du plan de relance d’activité, la DAF sera chargée de définir les indicateurs de reprise pertinents et de proposer des objectifs financiers à la fois réalistes et ambitieux.

Quelles sont les données stratégiques de la reprise ?

Il s’agit dans un premier temps de projeter les différentes charges financières des prochains mois à travers le suivi de la masse salariale, des coûts variables externes (sous-traitance, intérim…), des paiements, des crédits, des charges fiscales critiques… En clair, tout ce que l’entreprise devra régler. Ensuite arrivent les premières questions : la trésorerie ou les encaissements seront-ils suffisants ? Comment préserver alors sa rentabilité et ses marges ?

Grâce à des tableaux de bord intuitifs et faciles à manipuler, vous pouvez construire des scénarii précis et contextualisés qui vont offrir une vision claire à votre direction générale.

Dans un deuxième temps, définissez les indicateurs clés, symboles de la reprise : il peut s’agir d’une augmentation sensible des propositions commerciales, de signaux faibles issus des marchés, d’opportunités financières ponctuelles (baisse des taux d’emprunt), d’une hausse du niveau d’activité au sein des entrepôts, etc. Avec la bonne solution de Business Intelligence, vous accédez rapidement à ces données et pouvez même profiter d’alertes pour réagir plus rapidement. Grâce aux mises à jour en temps réel, vous adaptez vos projections en continu et pouvez émettre des recommandations au bon moment à la direction générale et aux différents services concernés (ex : besoin de consultants disponibles en prévision de nouveaux projets imminents).

Enfin, la mesure en fil rouge de l’état d’esprit des équipes, pendant une période anxiogène, par l’envoi de sondages ou via l’animation d’une plateforme collaborative, mettra en lumière l’évolution de leur mental et de leur motivation et facilitera le retour à un climat propice à la relance.

Interrogez vos clients : écoutez et adaptez votre stratégie

La crise a impacté vos relations commerciales : elle a probablement occasionné une baisse des ventes ou une interruption plus ou moins brutale des relations avec vos interlocuteurs, mettant en pause certaines activités. Cette situation est complexe à gérer. Vos équipes commerciales doivent se dégager du temps pour déterminer les meilleurs moyens d’établir une conversation utile et porteuse.

Prendre le téléphone est souvent la première chose à faire. Il s’agit d’adopter une posture d’écoute et d’empathie. Egalement, l’envoi de sondages peut représenter une option pertinente. Ce sondage pourra à la fois se concentrer sur le ressenti des clients par rapport à une situation anormale, ainsi que sur leurs « attentes » une fois la crise passée. Vous avez l’opportunité de récolter des data pertinentes.

Avec ces données, vous serez en mesure de comprendre où en sont vos clients : comment se projettent-ils sur les prochains mois ? Définissent-ils actuellement de nouvelles priorités ? Emettent-ils des nouveaux besoins en lien avec votre offre (évolutions de produits ou services) ? À partir de ces informations, modélisez ce que pourrait être le niveau de commandes des prochains mois et éventuellement l’impact sur la trésorerie. Plus vous créerez de scénarii, plus vous serez en mesure de déployer les actions adaptées aux situations futures. Les meilleurs outils de BI vous aident à être plus agiles et donc plus pertinents dans un contexte de reprise d’activité.

Suivez et rassurez vos partenaires stratégiques

Les fournisseurs et partenaires peuvent être des interlocuteurs « négligés » lors d’une crise. Et c’est a priori une erreur puisqu’ils feront partie de la relance ! Eux aussi rencontrent une situation compliquée et vous devez comprendre leurs difficultés afin d’anticiper leurs prochaines actions.

Grâce à une segmentation par typologie de fournisseurs (critiques, stratégiques, tactiques…), vous pouvez personnaliser le type de contact que vous allez entretenir avec chacun d’entre eux pendant la période de crise et en vue du redémarrage. Établissez une liste précise d’informations à récupérer pour obtenir une vision complète et détaillée de la situation économique de vos partenaires et de leurs futures capacités de production et de service.

Les outils de Business Intelligence les plus utiles vous permettront de modéliser un plan d’actions cohérent capable d’activer les meilleurs fournisseurs : ceux qui seront en mesure de supporter votre plan de reprise et de contribuer à sa réussite. La profondeur des tableaux de bord vous permettra de mettre en place un système de notifications si certains partenaires rencontrent une situation difficile ou, au contraire, s’ils peuvent élever leurs niveaux de service.

Planifiez votre charge… donc celle de vos collaborateurs !

En modélisant un schéma de reprise multidimensionnel (temps, carnet de commandes, effectifs), vous profiterez grâce à la puissance de la Business Intelligence, d’un prévisionnel d’activité, par semaine ou par mois, avec le besoin correspondant en effectifs temps plein. Des ajustements de ressources (intérim, mobilité interne et recrutement)  pourront être alors envisagés sur certains métiers impactés par la reprise à venir (consulting, production, gestion des stocks, ventes…) afin de vous aligner sur la nouvelle cadence de l’activité.

Préparer les conditions de votre reprise est une étape indispensable. Cela passe par une veille active, une analyse de votre écosystème (clients, partenaires, prestataires, fournisseurs) et par la consultation directe de vos collaborateurs perturbés par un contexte inhabituel (état de la motivation, part des projets maintenus ou reportés, vision évolutive de leur métier…). Plus que la production d’indicateurs en masse, c’est la sélection et le suivi de métriques pertinentes et variées qui faciliteront un pilotage éclairé et durable de l’entreprise.

Avez-vous envisagé tous les plans pour une reprise en mode agile ?