Experts-Comptables, TPE & Auto-entrepreneurs

Coffre-fort numérique, un service à partager

12 Juin 2019

C’est une nouvelle étape de la dématérialisation des documents et des données, mais aussi un atout de plus dans la relation commerciale. Les experts-comptables vont pouvoir proposer à leurs clients depuis la plateforme Cegid un service de coffre-fort numérique (CFN) présentant toutes les garanties de sécurité et d’utilisation optimale. Cabinets, entreprises et salariés : revue des avantages du CFN, un outil d’avenir qui se conjugue au présent.

La dématérialisation des documents fait assurément partie du quotidien et de la stratégie des entreprises de toutes tailles. Un processus qui, au cours de la dernière décennie, s’est renforcé et systématisé au gré des avancées technologiques et des évolutions réglementaires. Et à la réussite duquel la profession comptable a joué, et continuera à jouer, un rôle de premier plan.

La disparition progressive des supports matériels conduit plus que jamais à repenser la chaîne de circulation des documents. Pourquoi ne pas aller jusqu’au stockage à valeur probante ?Pourtant, rares sont encore à ce jour les cabinets qui proposent de véritables solutions de coffre-fort numérique à leurs clients.

L’expert-comptable sera numérique ou ne sera pas. C’est un impératif pour nous. Mais c’est aussi notre devoir que d’accompagner nos deux millions d’entreprises clientes dans leur transition numérique

Charles René Tandé

Président CSOEC

 

L’intérêt d’un coffre-fort numérique

Le CFN est un espace sécurisé et confidentiel de conservation électronique de documents précieux. Le degré de sécurité, la qualité de l’archivage et de l’indexation, les garanties de confidentialité et de protection contre les incidents (intrusion, perte accidentelle de données, panne informatique …), mais aussi l’effectivité du partage des données, constituent les principaux critères d’appréciation de la pertinence d’un service de CFN.

Ce dernier doit impérativement présenter les plus fortes garanties en matière de « valeur probante » (comment choisir un CFN ). En effet, l’intérêt du CFN réside largement dans la valeur du système de sauvegarde de données : responsabilité du prestataire sur la restitution et l’intégrité des données (réversibilité, traçabilité des opérations sur données …), l’interopérabilité, et bien entendu la performance générale de l’infrastructure en matière de sécurité et d’authentification : horodatage, empreinte du document, signature numérique …

 

 Le CFN, un espace de partage entre l’employeur et les salariés

A l’ère de la facturation électronique et de la dématérialisation globale, les processus de gestion des flux requièrent des solutions optimisées. Le recours à un service de CFN relève aujourd’hui de l’évidence… et même de l’obligation – pour se mettre en conformité avec le RGPD et la loi Travail de 2016.

Ainsi en va-t-il en particulier pour les bulletins de paie.

L’employeur peut mettre en place depuis le 1erjanvier 2017 le bulletin de paie électronique sans avoir à obtenir l’accord exprès des salariés (en clair, la loi a inversé la règle d’option : le bulletin de paie dématérialisé devient le droit commun si l’employeur fait ce choix).

La loi stipule que ces bulletins de paie électroniques devront être tenus à la disposition des salariés pendant une durée de 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié. Ce qui implique d’archiver, de sécuriser et de gérer ces documents avec une vigilance particulière.

En cas de fermeture du service à cause de la cessation d’activité du prestataire (ou de la cessation d’activité de l’employeur lorsque celui-ci assure lui-même la conservation), la loi et ses décrets d’application ont prévu que :

  • les utilisateurs devront être informés au minimum trois mois avant la fermeture du service afin de leur permettre de récupérer les bulletins de paie stockés ;
  • ils auront la faculté de récupérer à tout moment l’intégralité de leurs bulletins de paie émis sous forme électronique « sans manipulation complexe et répétitive » et « dans un format électronique structuré et couramment utilisé ».

Le coffre-fort s’impose ! Et ce d’autant plus que le salarié peut consulter tous ses bulletins de paie (et autres documents le concernant) via son compte personnel d’activité (CPA). L’employeur, ou le prestataire agissant pour son compte, devra garantir l’accessibilité des bulletins de paie par ce service en ligne.

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Un outil de fidélisation clients

Lieu de stockage centralisé et d’accès simple mais totalement sécurisé, le CFN permet au chef d’entreprise et aux ayant-droits d’accéder rapidement à tous les dossiers et informations archivés, depuis un ordinateur, une tablette, un smartphone et toute autre application externe spécifique. Il présente aussi, pour le cabinet d’expertise-comptable, une occasion supplémentaire de fidéliser ses clients.

Le partage des documents dans un CFN intégré au logiciel comptable constitue en effet une occasion de conseil, y compris en aidant l’entreprise à choisir une solution de stockage numérique adaptée à ses besoins et qui offrira le meilleur niveau d’échanges de flux et d’interactions sécurisées.

Il convient enfin de souligner que le coffre-fort numérique s’avère particulièrement utile dans le cadre de la mise en place de la piste d’audit, à la mesure de ses capacités de gestion et de conservation de l’ensemble des pièces dématérialisées.

Parce qu’il optimise l’archivage et le partage de données en toute sécurité, le coffre-fort numérique est un outil d’avenir à proposer tout de suite, tant il a sa place dans le service rendu par le cabinet.

Solution

La dématérialisation des bulletins de paies, un nouveau service à proposer à vos clients