Coffre-fort électronique : pourquoi les experts comptables doivent s’y intéresser

La dématérialisation des documents est à l’ordre du jour. Ce mouvement inéluctable qui tend à la disparation progressive des documents papiers doit conduire à repenser la chaîne de circulation des documents au sein des différents services de l’entreprise et des cabinets. Et se pose donc la question de leur conservation en bout de chaîne.

Si les cabinets d’expertise comptable sont nombreux à disposer désormais d’une GED (Gestion électronique de documents) ou d’un espace de stockage et / ou d’échange avec leurs clients, rare sont ceux qui proposent déjà de véritables solutions de coffres forts numériques à leurs clients. Focus donc sur les notions importantes concernant le CFN (Coffre Fort Numérique) !

Quel est l’intérêt d’un coffre-fort numérique ?

Tout comme un coffre-fort classique, un coffre numérique ou coffre électronique est un espace sécurisé permettant à une entreprise ou un individu, particulier ou salarié, de mettre à l’abri des documents précieux.

Cet espace personnel et sécurisé permet d’archiver facilement toutes sortes de fichiers importants : documents administratifs et bancaires, factures, contrats, bulletins de paie, bons de commande…

Un coffre-fort numérique est donc un service qui doit être hautement sécurisé, pour archiver, assurer la confidentialité, indexer et permettre de retrouver des fichiers numériques sensibles.

Grâce à ce service, l’utilisateur, peut mettre ses documents à l’abri d’une panne de disque dur ou tout autre incident et les retrouver 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 depuis n’importe quel ordinateur connecté à Internet tout en leur garantissant une valeur probante.

Architecture d’un SAE (Système d’Archivage Electronique)

Le coffre-fort numérique désigne également un composant de stockage d’un système d’archivage électronique.

De manière simple, on peut décrire trois niveaux de service dans le domaine du stockage et de l’archivage des documents numériques :

  • Espace de stockage simple : Il s’agit alors d’un système de sauvegarde de données, sans garantie ni responsabilité particulière de la part du prestataire sur la restitution et l’intégrité des données autres que celles prévues dans le contrat d’origine du service ; c’est notamment le cas de la majorité des espaces de stockage et drives en ligne.
  • Espace d’archivage sécurisé : C’est souvent, un système d’archivage basé sur une infrastructure sécurisée (redondance, accès contrôlé, etc.) permettant à minima de garantir la sécurité et l’intégrité des documents au cours de leur conservation ;
  • Espace d’archivage « à vocation probatoire » : C’est un système d’archivage de données mettant en œuvre des processus et des mécanismes de sécurité (horodatage, empreinte du document, signature numérique, etc.), souvent réalisé par des tiers, permettant d’apporter une valeur juridique à la conservation intègre du document et à sa lisibilité dans le temps.

Le domaine des coffres forts numériques concerne les 2 derniers niveaux de service (espaces d’archivage sécurisé et « à vocation probatoire »).

Quelles sont les exigences légales ?

L’article 87 de la loi pour une République numérique complète le Code des Postes et des communications électroniques avec un article L. 137. Cet article est consacré au service de coffre-fort numérique. Il énumère l’ensemble des différentes fonctions du service :

  1. La réception, stockage, suppression et transmission de données ou documents électroniques dans des conditions permettant de justifier de leur intégrité et de l’exactitude de leur origine ;
  2. La traçabilité des opérations réalisées sur ces documents ou données et la disponibilité de cette traçabilité pour l’utilisateur ;
  3. L’identification de l’utilisateur lors de l’accès au service par un moyen d’identification électronique respectant l’article L. 136 (dispositif d’identification électronique répondant à un cahier des charges fixé par décret en Conseil d’Etat) ;
  4. La garantie d’un accès exclusif aux documents électroniques, données de l’utilisateur ou données associées au fonctionnement du service à cet utilisateur ou à des tiers autorisés après avoir recueilli l’accord express de l’utilisateur conformément à la loi sur la protection des données personnelles ;
  5. Offrir la possibilité à l’utilisateur de récupérer les documents et les données stockées dans un standard ouvert aisément réutilisable et exploitable par un système de traitement automatisé de données.

En outre, le service de coffre-fort numérique peut être un service de confiance eu égard au Règlement européen n° 910/2014 (EIDAS) du 23 juillet 2014 sur l’identification électronique et les services de confiance.

Le coffre-fort électronique s’appuiera sur une technologie garante de la valeur probante.

Les deux dernières années ont donc posé le cadre juridique sur lequel il est désormais possible de bâtir une stratégie globale de dématérialisation des documents.

Le coffre-fort numérique permet avant tout de sécuriser des processus complets (un ensemble de pièces provenant de différents services qui forment une chaîne complète et sécurisée

Un coffre-fort numérique est particulièrement utile dans le cadre de la mise en place d’une piste d’audit fiable et permet de gérer et conserver l’ensemble des pièces dématérialisées (commande, attestation de réalisation de prestation, factures et pièces justificatives).

A l’heure, où les entreprises vont aborder les sujets de facturation électronique, de bulletins de paies dématérialisés, et plus généralement la dématérialisation globale, les processus de gestion des flux requièrent l’association de compétences techniques, technologiques, et humaines. Les cabinets vont pouvoir et devoir répondre présents en proposant des solutions à leurs clients.

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