Cloud RH et Finance : réussissez votre transformation digitale avec un SI intégré

Le débat entre « SI intégré » et « best-of-breed » n’est pas nouveau. Il est d’autant plus d’actualité aujourd’hui avec le Cloud ! Pourquoi ? Tout simplement parce que les logiciels RH et Finance doivent évoluer en permanence et communiquer avec les autres briques logicielles de l’entreprise. En multipliant les applicatifs en fonction des besoins (best-of-breed), l’interopérabilité entre ces différentes briques et le SI global est souvent mal assurée. Ce qui est moins le cas avec le système intégré. Même si vous devez parfois sacrifier certaines fonctionnalités « sur-mesure », vous bénéficiez de belles contreparties : des architectures logicielles plus cohérentes, plus simples à utiliser et mieux sécurisées !

Avant de poser le débat « intégré / best-of-breed », commençons par celui du « On Premise / Cloud ».

L’On Premise, un modèle de plus en plus remis en cause …

Les systèmes On Premise, ou en licences, continuent de tourner au sein des entreprises. S’ils apportent d’incontestables motifs de satisfaction dans leur capacité à traiter des besoins métiers spécifiques, ils se heurtent de plein fouet à la réalité de l’environnement économique moderne.

En premier lieu, nous pouvons citer leurs difficultés à évoluer. D’une part, cela pose problème au regard de l’inflation réglementaire : par exemple, le RGPD oblige les services RH et financiers à revisiter les processus de leur gestion du personnel. D’autre part, ces logiciels accompagnent difficilement la croissance de l’activité ou un développement à l’international, notamment lorsqu’il s’agit d’aligner les différentes entités sur certaines pratiques métiers.

En deuxième lieu, nous pouvons évoquer la vulnérabilité de l’On-Premise. Ces outils informatiques sont davantage sujets aux attaques informatiques tandis que la sécurité des accès peut devenir un véritable casse-tête. Dans la même veine, la maintenance du logiciel peut s’avérer complexe et lourde : en effet, les entreprises investissent considérablement dans la mise à jour des compétences IT internes sans pour autant créer de la valeur sur le long terme.

Enfin, une des critiques récurrentes de l’On-Premise tient à leur dimension collaborative. Souvent, les solutions ne discutent pas les unes avec les autres. De fait, les métiers travaillent de manière cloisonnée, ce qui constitue un problème pour des services financiers qui ont un besoin constant de réconcilier les données (souvent rapidement).

… et le Cloud a le vent en poupe

Si le Cloud a ses défauts, il devient aujourd’hui incontournable.

Sur la sécurité d’abord. Toute la charge relative à la lutte contre la cybercriminalité et la mise en œuvre des protocoles de sécurité est absorbée par l’éditeur. Ses experts travaillent pour le compte de « tous les clients » et chacun d’entre eux bénéficie automatiquement des mises à jour permettant d’assurer une sécurité plus complète du système.

Les solutions Cloud sont livrées « clef en main » et permettent de bénéficier d’outils performants. Pendant longtemps, la principale critique à l’égard des solutions Cloud tenait à leurs « pauvretés fonctionnelles ». Ce n’est plus le cas aujourd’hui : le Cloud a gagné en maturité et les entreprises peuvent désormais accéder à des applicatifs couvrant plus largement et plus finement leurs besoins. De fait, c’est l’occasion pour des services RH et financiers de transformer leur modèle de pilotage. On peut prendre des tâches comme le sourcing ou l’on-boarding qui ne nécessitent pas des logiciels créés sur-mesure mais bien des applicatifs pensés par des experts au regard des meilleures pratiques des entreprises.

La solution Cloud est aussi évolutive : plus de collaborateurs, de nouveaux besoins, plus de pays couverts et hop, vous augmentez vos capacités. « L’objectif est que le client consomme ce dont il a besoin » souligne Laurent Grenouillet, Chef de produit SIRH chez Cegid.

Enfin, le Cloud est l’ami de l’innovation. En deux temps :
-Des tâches basiques, comme la qualification automatique des écritures comptables ou le pré-remplissage de formulaires ou de contrats de travail, sont prises en charge par le logiciel, permettant aux DRH et aux DAF de se concentrer sur des activités à plus forte ajoutée : analyse, modélisation, accompagnement des métiers… ;
– La mise en œuvre de fonctionnalités disruptives, comme l’audit automatisé des écritures comptables grâce à l’intelligence artificielle, ou l’utilisation des analytiques pour fluidifier la mobilité interne, est grandement facilitée.

Alors : du Cloud best-of-breed ou intégré ?

« Quand nos clients cherchent à mettre en œuvre un système d’information de gestion, nous remarquons qu’ils essaient d’harmoniser un nombre de briques traitées de façon hétérogène afin de les faire converger. Or, à mon sens, cette approche « patchwork », ou best-of-breed, est très coûteuse » explique Norbert Jamet, Directeur de l’Offre Channel Entreprises chez Cegid.

Il est compréhensible que certains comportements applicatifs soient non-négociables. En effet, les entreprises ont mis des années pour mettre au point des solutions sur-mesure qui ont fait leur preuve. Dans ce cas, c’est à l’éditeur de s’adapter et de faire cohabiter les briques administratives et finances avec des briques métiers. Heureusement, la mise en place d’API permet de faire dialoguer les systèmes.
Si cette approche est retenue par de nombreuses organisations, l’évolution des applicatifs fera toujours débat. « Chez Cegid, nous restons pragmatiques dans l’approche. Il n’est pas question d’opérer systématiquement une révolution chez le client. Mais, si cela est possible, et donc si le client envisage le SI intégré, il peut vraiment en profiter ! »

Avec le système intégré, vous disposez d’une base de données unique où tournent toutes les applications. Et ça change tout !
Qu’il s’agisse d’applications métier, RH ou Finance, chacune d’entre elles s’appuie sur la même base de données, ce qui permet de disposer des informations en temps réel. Pour le service financier, par exemple, le contrôle interne se trouve largement facilité : plus besoin de solliciter les différentes parties prenantes pour récupérer les bonnes données et établir les reportings ! Du côté du service RH, la plateforme intégrée fluidifie considérablement le processus d’intégration d’un nouveau collaborateur : du sourcing à l’établissement des contrats de travail en passant par le dialogue entre les métiers et les services RH pour choisir le bon candidat. Vous évitez le doublonnage des données pour des processus plus rapides et plus fiables.

L’avenir est dans la décentralisation des services. Ainsi, vous souhaitez que les managers et les collaborateurs puissent gérer eux-mêmes leurs informations personnelles, leurs demandes de congés, leurs absences… Avec la plateforme intégrée, la logique self-service se met rapidement en place pour un dialogue efficace entre le service RH et les métiers.

Mais c’est bien sur l’innovation (un des challenges majeurs pour nos entreprises modernes) que la plateforme intégrée s’impose comme une solution remarquable.

« Les technologies se complexifient, entre l’intelligence artificielle ou l’Internet des Objets. Si on veut mettre en place de la Business Intelligence ou des processus plus intuitifs, il faut que l’empreinte sur le système d’information du client soit la plus limitée possible. Quand un éditeur comme Cegid sort de nouvelles fonctionnalités, la solution Cloud intégrée les accueille plus rapidement et plus facilement » explique Norbert Jamet.

 

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