Paie & Ressources Humaines

Cloud : 4 raisons de mutualiser vos données paie et de les mettre à jour

14 Nov 2019

Face aux besoins toujours plus croissants des entreprises en matière de flexibilité et d’agilité, le cloud computing s’impose dans les milieux professionnels, et plus particulièrement au niveau des ressources humaines. Le moteur de cette digitalisation RH n’est autre que la paie. Et pour cause, les logiciels en mode SaaS répondent aux enjeux des organisations en termes de gain de productivité, conformité, fiabilité des processus et des traitements ou encore de maîtrise des données sociales. Pour aller plus loin, ils permettent de booster l’expérience collaborateur, de sécuriser les décisions et donc d’améliorer les performances globales des entreprises.

1. Le Cloud pour une gestion de la paie à la page

Le Cloud n’a pas fini de séduire les entreprises. D’après une étude d’IDG, l’éditeur américain de magazines spécialisés dans les technologies informatiques, 77 % des entreprises disposaient en 2018 d’au moins une application ou une partie de leur infrastructure informatique sur le Cloud. 15 % des organisations envisageaient de l’adopter d’ici la fin de l’année [1]. Tous les services sont concernés, la direction des ressources humaines en tête.

Car la fonction RH a plus que jamais besoin de centraliser ses données dans une base unique afin que les équipes RH disposent dans un même espace des informations dont elles ont besoin pour mener à bien leurs missions. Grâce au Cloud, il n’est donc plus question pour elles de collecter des données, à la qualité souvent aléatoire, dispatchées dans plusieurs fichiers Excel. L’avantage est double :
éviter la perte de temps – puisqu’il n’est plus utile de saisir une énième fois les données ;

réduire les risques en limitant les erreurs de ressaisie.

En se concentrant moins sur les tâches à faible valeur ajoutée, les gestionnaires de paie se focalisent davantage sur la vérification et le contrôle des informations.

2. Quand l’efficience de la paie rayonne sur le reste de la fonction RH et de l’entreprise

La mutualisation des données favorise également un meilleur fonctionnement de la DRH dans sa globalité. Si les gestionnaires de paie en bénéficient pour optimiser l’édition du bulletin de paie avant toute chose, elle profite en cascade aux autres services RH. On pense ainsi aux collaborateurs en charge d’éditer la base de données économiques et sociales (BDES) qui contient des informations sur les rémunérations des salariés et des dirigeants ou encore sur l’égalité professionnelle entre femmes et hommes.

Et c’est sans oublier que l’intégration automatique des écritures de paie facilite aussi le quotidien de la comptabilité. On le voit bien, le Cloud impacte positivement la productivité des collaborateurs et sécurise les actions sur un périmètre qui dépasse largement celui de la paie.

3. Mutualisation des données de la paie rime avec meilleure conformité réglementaire

Parce que les logiciels RH sont mis à jour par l’éditeur, les professionnels RH sont ainsi au courant des dernières évolutions juridiques et sociales en temps réel. En disposant en temps voulu des évolutions concernant le Règlement général sur la protection des données (RGPD), le prélèvement à la source (PAS), les taux de cotisation de l’Urssaf, les taux de la CSG, l’index de l’égalité professionnelle… la fonction RH se maintient à un niveau optimal de conformité.

De plus, la déclaration sociale nominative (DSN) s’en trouve facilitée puisque toutes les informations relatives à la situation du salarié sont aisément accessibles. La DSN est alors générée automatiquement par la solution et un flux unique de données est émis en sortie de paie.

La digitalisation et l’automatisation permettent d’alerter les gestionnaires de paie face à des incohérences et autres anomalies. Là encore, pour les professionnels RH, c’est la garantie de consacrer du temps aux cas qui le méritent vraiment.

Cela signifie donc une meilleure prise en compte des risques pour l’entreprise.

4. La mise à jour des données pour optimiser le pilotage des activités et améliorer les performances de l’entreprise

La justesse de la paie, de la BDES, de la DSN… repose sur l’exactitude des données collectées en amont. Comme évoqué ci-dessus, lorsque les données sont décentralisées, la qualité de celles-ci peut varier d’un service à un autre. En les mutualisant, les entreprises s’assurent de manipuler des données fiables à condition aussi de les mettre régulièrement à jour.

Grâce à une plateforme en self-service, ce sont les collaborateurs eux-mêmes qui renseignent leur situation avec précision. En permettant aux managers de valider les temps et absences pour optimiser la gestion des équipes, les professionnels de la paie profitent de remontées d’informations du terrain exactes et fiables en continu.

Sur ces bases, la DRH est en capacité de mieux piloter l’activité. Car avec des indicateurs propres, les reportings se révèlent fidèles à la réalité. La fonction RH peut mesurer la masse salariale ou encore le taux d’absentéisme et déterminer plus précisément la stratégie RH à suivre, les objectifs à atteindre et élaborer les politiques à mener pour y parvenir. Elle peut aussi ajuster en temps réel ses plans d’action pour gagner en efficacité et agir avec pertinence.

[1] Article, « Enterprise Cloud Computing : le marché du cloud d’entreprise en 2018 », Lebigdata.fr, 2018

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