Le Cloud, parce que les cabinets multi-sites ont la culture de l’échange

Les cabinets multi-sites sont bien placés pour en parler : voilà déjà un moment qu’on peut travailler à distance sur un même dossier, d’un bureau à l’autre ou depuis les locaux du client. Une possibilité qui entraînait cependant un certain nombre d’obligations chronophages – et parfois stressantes. Nécessité de mettre à jour manuellement le logiciel (hors horaires de production), inquiétudes quant aux sauvegardes, mise à l’abri du serveur derrière un ou plusieurs firewalls, veille à la cyber-malveillance, installation et maintenance d’un VPN sur tous les postes utilisateurs…

Ce supplément de travail était particulièrement sensible dans les cabinets à l’activité distribuée entre différents bureaux. Ainsi chez Mazars, 1000 collaborateurs à l’activité comptabilité en France : « Nous étions obligés de faire les mises à jour bureau par bureau, ça pouvait prendre plusieurs semaines », témoigne Christophe Tallot, son directeur des systèmes d’information.

Pourquoi et comment travailler en multi-sites ?

Fruit de rachats, quelquefois successifs, les cabinets multi-sites sont nombreux en France. Leur multiplication obéit à plusieurs logiques :

• La recherche d’une taille critique qui dépendra des objectifs : chiffre d’affaires, visibilité, recrutements, etc.,
• Le maillage commercial géographique : la présence en différents points permet de faire fructifier sa zone de chalandise naturelle,
• La mise en place d’un outil de travail commun, comme un serveur partagé, une solution métier,
• Le partage de process et leur rationalisation – l’idée étant d’harmoniser les pratiques du cabinet dans son ensemble,
• Des compétences humaines structurées,
• La possibilité de gérer ses ressources au-delà de leur localisation.

Les limites du modèle sont également bien connues. Parmi elles :

• Peu d’économies d’échelle tant que les bureaux physiques subsistent,
• Eloignement géographique, temps passé en déplacements,
• Nécessités du management à distance: le lien doit exister, et se consolider, entre tous les membres du cabinet. Les réunions virtuelles gagnent du terrain.

Les cabinets multi-sites n’avaient pas attendu le Cloud pour travailler à plusieurs sur un dossier, ou pour se connecter à la compta quand ils étaient en clientèle. Avec des résultats pas toujours à la hauteur de leur utilisateur : « Quand je travaillais dans un cabinet multi-sites, avec un accès VPN, l’accès à l’information était franchement lent. Pas facile de communiquer avec un client dans ces conditions ! » se souvient Anne Voltaire, aujourd’hui expert-comptable associée du cabinet Exa Nova, Rennes et Saint-Malo.

L’apport immédiat du Cloud aux cabinets multi-sites

Dès sa mise en œuvre, le Cloud apporte ses premiers bénéfices :

Une architecture solide et sûre

« Le Cloud Cegid nous apporte une sécurité accrue en termes de redondance des matériels, de sauvegarde, et de sécurité avec une supervision 24/24, 7 jours sur 7 », explique Christophe Tallot. « Le cloud privé garantit l’étanchéité des données de nos clients, et l’infrastructure IBM certifié Iso 27001 a élevé notre niveau de sécurité ».

Une maintenance et une sauvegarde automatisées

Avec le Cloud Cegid, toutes les mises à jour sont effectuées en central, au cours du week-end. La solution est opérationnelle immédiatement dès le lundi matin. Les sauvegardes automatisées interviennent elles-aussi en central, et sont conservées dans le cloud sécurisé. Le DSI ou le responsable informatique économise ainsi des heures précieuses, qu’il pourra consacrer à des projets plus novateurs… et autrement plus intéressants !

Un cabinet plus réactif

Les multiples modifications dues à la règlementation sont effectuées en continu sur les serveurs de l’éditeur, sans risques d’erreur ni obligation particulière pour le gestionnaire. Le cabinet bénéficie d’un outil métier toujours à jour.

Cette réactivité s’exprime aussi, et largement, depuis le début de la crise sanitaire. Le Cloud permet un élargissement instantané du recours au télétravail. « Etant un cabinet multi-sites, nous avons une culture de l’échange à distance, témoigne Jérôme Rebiscoul, expert-comptable associé au cabinet Afigec, 300 collaborateurs et 13 sites à travers la France. Nous avions basculé dans le Cloud avec Cegid Expert en 2017, et le transfert d’informations entre le cabinet et nos différentes parties prenantes (clients, administrations …) était de mise bien avant le confinement. Tout le monde est passé en télétravail très vite et sans accroc », se souvient-il.

Le Cloud ouvre la porte vers une nouvelle relation

Michel Muller est Directeur général délégué de Mazars France. Il témoigne : « Le passage au Cloud était une évolution inéluctable. Au-delà du choix technique, le Cloud constitue la porte de l’évolution du métier vers le collaboratif avec les clients ».

Voir le témoignage complet : Pourquoi Mazars a choisi le Cloud Cegid ?

Certes, plus le cabinet s’étend, plus il compte de bureaux et de collaborateurs, plus la nécessité est grande d’harmoniser ses process et de rechercher la productivité et de rentabilité de tous.

Mais les chefs d’entreprise eux-aussi ont évolué. Ils veulent un expert-comptable qui soit de leur côté, qui puisse les aider dans leurs prises de décision. Pour eux, les services rendus véritablement utiles sont des tableaux de bord, des prévisions de trésorerie à jour, une mission de règlement des fournisseurs ou de paiement clients… et certainement pas le déclaratif ! Ce qu’ils souhaitent, c’est disposer d’une vision permanente des indicateurs-clés de leur entreprise, et un jour en temps réel. Et pour leur fournir, on a besoin du Cloud.

Le Cloud permet d’interconnecter les outils entre eux, de créer et de gérer des flux qui éviteront toute ressaisie et automatiseront la production de services complémentaires. « L’immense majorité des 1200 clients du cabinet acceptent de payer un abonnement correspondant à des services (de ce genre). Mais ces services ne seraient pas disponibles sans le Cloud ! », illustre Mathias Besson, de JeSuisTonDaf.

Voir le témoignage complet : Pourquoi JeSuisTonDaf a choisi le Cloud Cegid ?

Partager un même outil disponible et à jour, disposer de la souplesse nécessaire pour parer à toutes les situations, être déchargé du souci des sauvegardes et de la RGPD : autant de bénéfices aujourd’hui intégrés par la plupart des cabinets multi-sites. Mais le Cloud, c’est aussi l’ouverture vers des services connectés, pour apporter à son client des prestations supplémentaires à un coût de production très réduit. « Je ne reviendrais certainement pas en arrière », conclut Anne Voltaire.