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C’est quoi un « bon » reporting ?

18 Oct 2018

C’est le socle sur lequel le rôle stratégique du directeur administratif et financier repose : la production d’un reporting pour aider à la prise de décision, grâce à un meilleur contrôle et à une meilleure prévision de l’activité et des résultats. Ce tableau de bord nécessite de collecter, consolider et restituer des données qui traduisent la performance de l’entreprise. Au DAF de les rendre accessibles et pertinentes, pour communiquer efficacement en interne et (ré)orienter la stratégie en conséquence.

Reporting : acteur majeur dans la prise de décision

Évolution de la trésorerie, charges opérationnelles, dépenses marketing… Le reporting mensuel intègre les indicateurs clés indispensables au pilotage de l’entreprise, en modélisant sa situation par rapport à ses objectifs. « C’est aussi bien un outil d’information que décisionnel », résume Lina Bernal, responsable de la practice Accompagnement du changement, management et RH de Keyrus Management Régions. Si produire des chiffres est le propre de la fonction financière, leur donner un sens constitue la meilleure plus-value qu’elle peut apporter à l’exercice. Car au-delà de la compilation, le DAF est attendu sur l’analyse des données financières grâce aux outils de reporting.

Plutôt que d’aligner les indicateurs, il doit les hiérarchiser, les mettre en perspective, les relier les uns aux autres, afin d’apporter un éclairage riche en enseignements pour la direction générale et les directions opérationnelles. Des informations qui permettront de prendre les bonnes orientations et de réagir rapidement en cas de dysfonctionnement, mais aussi d’adapter la stratégie en décelant des risques ou des opportunités.

 

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Des données fiables et rapidement disponibles

Un bon reporting doit d’abord répondre à deux impératifs : produire des données fiables et à jour. Cela demande rigueur et réactivité, deux caractéristiques qui éliminent d’emblée le reporting « à la main ». « Réaliser un reporting sur tableur est à la fois chronophage et sujet à erreurs », confie Norbert Jamet, Chef de Produit Marketing ERP chez Cegid.

D’autant que le DAF doit faire face à plusieurs difficultés s’il souhaite construire son tableau de bord de cette manière : obtenir les remontées d’informations auprès des différents services, consolider les chiffres avec le concours du contrôle de gestion et de la comptabilité… Des démarches qui n’emportent pas toujours l’adhésion et qui ne favorisent pas l’indépendance du DAF. À ce titre, l’automatisation de la collecte des données améliore grandement la productivité de la fonction Finance. S’appuyer sur un ERP qui consolide les données à analyser au sein d’un référentiel unique, réduit le risque d’erreurs et favorise grandement la récupération des informations en temps réel.

S’appuyer sur un outil flexible, évolutif et adaptable

Données comptables, données RH, données commerciales… Une multitude de sources d’information sont nécessaires pour construire un reporting offrant une vue à 360° de la situation de l’entreprise. Elles peuvent provenir de différentes bases de données, ce qui demande une grande flexibilité pour les intégrer dans un même outil.

Disposer d’un même ERP pour l’ensemble des services facilite la cohérence des informations financières. L’idéal étant de disposer d’une solution SaaS évolutive, pour tirer parti du Big Data et être capable d’intégrer de nouveaux flux de données.

« Un ERP SaaS est flexible et adaptable : il permet d’assimiler de nouveaux utilisateurs, mais aussi et surtout de proposer une lecture simple du reporting depuis tous les terminaux », glisse Norbert Jamet. Il rend les informations accessibles à tout moment, depuis n’importe où, avec son notebook en télétravail comme son smartphone ou sa tablette en déplacement.

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Un rendu multidimensionnel et personnalisable

On peut faire dire ce que l’on veut aux chiffres, a-t-on coutume de dire. Dans un reporting financier, il s’agit d’abord de leur faire dire ce qu’ils ont de plus précieux à nous apprendre. « Un indicateur doit pouvoir s’analyser par son évolution sur la durée, être segmenté selon des critères, afin d’offrir une vision affinée par typologie de clients ou de mode de paiement par exemple », détaille Norbert Jamet. « Le reporting doit permettre de réaliser des comparaisons, de déceler des écarts. » La Business Intelligence (BI), le cœur du réacteur dans un ERP, permet une restitution des données multidimensionnelle. Résultat : une vision plus claire, une appropriation de l’information plus évidente pour l’ensemble de ses destinataires.

D’ailleurs, doit-on parler de « reporting » au singulier ou au pluriel ? Il doit être possible de personnaliser le tableau de bord par direction, afin que chacun ait accès aux indicateurs les plus pertinents par rapport à ses objectifs. Car le DAF doit aussi délivrer à chaque service des informations spécifiques, pour les aider à identifier les leviers qui leur permettront de développer leur activité.

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