Veille légale et règlementaire : comment faire ?

5 questions à Isabelle Van Cauwenberge, Responsable pôle légal & conventionnel HCM France de Cegid

Veille légale et règlementaire : comment faire ?

Comment mieux préparer sa veille règlementaire ?

1) Pouvez-vous nous présenter brièvement votre parcours et vos missions chez Cegid ?

J’ai intégré les équipes de Cegid en 2020 à la suite du rachat de la société Meta4, spécialisée en solutions de Paie et de Ressources Humaines.

Chez Cegid, je suis à la tête d’une équipe de 5 personnes chargées de veille légale et conventionnelle, en Paie et RH, dont 3 sont exclusivement dédiées à la veille légale. Notre activité de veille couvre toutes les actualités, les projets de lois et les publications, que ce soit sur le plan juridique pur ou pour les déclarations dématérialisées.

 

2) Quelles sont les grandes difficultés rencontrées par les entreprises que vous accompagnez en termes de veille légale ?

La première difficulté en termes de veille, c’est l’inflation de textes. En deux ans, nous sommes passés de 69 à 115 nouvelles publications par an, ayant un impact majeur sur le calcul des bulletins de paie et souvent sur les Déclarations Sociales Nominatives.

La seconde difficulté, c’est que ces textes ne sortent pas de façon isolée en matière de périmètres et d’impacts. Je m’explique : toutes ces nouvelles publications présentent des interférences entre elles. Elles sont produites par différents émetteurs qui n’ont pas toujours le temps ou le souci de se coordonner et de hiérarchiser leurs mesures.

Il faut savoir qu’en France le Ministère du Travail, celui de l’Economie et des Finances, et la Direction de la sécurité sociale (émanant du Ministère de la Santé) émettent tous les trois des publications qui impactent le bulletin de paie.

Notre rôle, aux côtés d’autres professionnels, c’est d’obtenir une clarification et une harmonisation de la part des ministères. Nous veillons à ce que cet « empilement de textes », qui vient se déposer sur un « empilement de textes » précédent, dessine un ensemble cohérent. C’est un travail d’analyse pointu et chronophage !

On a assisté à un doublement des nouvelles publications en deux ans. Les difficultés des entreprises en termes de veille sont les nôtres, et inversement !

3) Qu’est-ce que les innovations technologiques apportent à la veille règlementaire ?

Le rôle d’un logiciel de Paie et de RH, c’est de masquer une partie de cette complexité. Une fois que l’éditeur a compris les effets divers et variés des réformes, ainsi que les cas qui font exception ou contre-exception, cela se transforme en paramétrage ou en fonctionnalité nouvelle dans le logiciel. Le contrôle final par le client est allégé, facilité, et il est exécuté plus rapidement.

Le but même de la digitalisation, c’est que le client se pose moins de question en amont de sa tâche qui est l’émission des DSN et des bulletins de paie chaque mois. Il peut alors se concentrer sur le fond du sujet.

La digitalisation masque une partie de la complexité.

 

4) Existe-t-il également des échanges, côté législateur, pour rendre les évolutions plus faciles à implémenter au sein des entreprises ?

Au delà de son offre de solutions, Cegid joue également un rôle d’intermédiaire primordial entre les entreprises et les pouvoirs publics. Regroupé avec d’autres éditeurs au sein de l’association SDDS (Simplification et Dématérialisation des Données des Sociétés), nous sommes en mesure de discuter, d’alerter et de proposer des solutions au nom de la profession.

Ainsi, des rencontres sont régulièrement organisées entre SDDS et les pouvoirs publics pour rendre techniquement applicables les mesures imaginées par ces derniers. La complexification a été telle ces dernières années qu’il ne s’écoule plus une semaine sans que l’un de ces ateliers n’ait lieu.

Les pouvoirs publics coopèrent volontiers car ils ont tout à gagner à voir leurs réformes digitalisées et automatisées par les éditeurs.

Le rôle des éditeurs reste purement technique, et SDDS n’a pas vocation à émettre un quelconque avis politique. Le but est de conserver un climat serein avec les entreprises et une chaîne d’information fructueuse de bout en bout.

5) Quels sont les grands défis que doivent relever les entreprises aujourd’hui pour s’assurer de leur conformité demain ?

A court terme, les entreprises devront assumer toutes les obligations mises légèrement entre parenthèses ces 18 derniers mois. Elles devront reprendre une activité économique, une gestion RH et une gestion de la paie « normales » ou « classique » :

  • Les allocations publiques d’activité partielle exceptionnelle vont disparaître au 1er juillet 2021 pour les secteurs non protégés. Pour les autres, l’interruption sera effective au 1er septembre, voire au 1er novembre pour les établissements fermés administrativement (sauf prolongations).
  • L’exonération exceptionnelle de certaines charges patronales devrait aussi disparaître au 1er juillet, même si cela reste à confirmer.
  • Le crédit de cotisation, outil d’« aide au paiement », va passer de 20% à 15% de la masse salariale cet été, avec une réduction du nombre d’entreprises éligibles.
  • Enfin, l’allocation publique d’activité partielle pourra être prolongée éventuellement jusqu’au 31 décembre 2021 mais quand cette activité partielle est déclenchée pour des motifs personnels uniquement (personnes vulnérables, garde d’enfants ou de personnes en situation de handicap qui se retrouvent confinés).

A moyen terme, des travaux de simplification et de rationalisation sont en cours entre les pouvoirs publics et les professionnels pour la période 2022-2025. L’objectif de cette démarche à plus long terme : un dialogue directement automatisé entre les SI des organismes sociaux, des ministères et des entreprises. C’est le fameux mode machine to machine. Pour anticiper, il est donc capital de s’équiper dès aujourd’hui avec des solutions dédiées.

Pour passer à l’ère du « machine to machine », il faut harmoniser tous les formats d’information de la sphère publique et des entreprises.

DRH, maitrisez les risques et réduisez la charge administrative de votre service Paie & RH