Évolution accélérée des organisations et des modes de travail : quelles solutions RH pour accompagner la transformation d’une entreprise

La transformation digitale des entreprises et des modes de travail : quels impacts sur les usages RH ?

Le développement du digital, l’explosion des données disponibles et des capacités de stockage, ont profondément modifié la façon dont les collaborateurs envisagent de travailler. Des mutations que les RH doivent accompagner, et qui impactent également l’organisation des directions RH elles-mêmes.

L’intensification des échanges et l’émergence de nouveaux modes de travail collaboratifs

La digitalisation de la société a révolutionné la manière dont les collaborateurs échangent entre eux.

Depuis 10 ans, les canaux de communication se sont démultipliés. Alors que les collaborateurs se cantonnaient au téléphone, aux mails voire aux SMS jusqu’aux années 2010, les messageries instantanées, réseaux sociaux d’entreprise, visioconférences etc… viennent aujourd’hui compléter leur arsenal de moyens de communication, leur offrant la possibilité d’intensifier leurs communications interpersonnelles…

En parallèle, les outils de partage de documents se sont perfectionnés et font émerger de nouveaux modes de pensée et de travail, davantage tournés vers la collaboration et une vision transversale des activités en entreprise.

Le management a lui aussi dû s’adapter à cette ère de la communication. D’un modèle managérial basé sur le contrôle des RH, l’obéissance des subordonnés et la simple exécution des tâches, les entreprises ont en effet dû s’approprier un modèle de leadership fondé sur :

• la communication
• la collaboration entre pairs
• la responsabilisation des RH
• l’encouragement à l’initiative, à l’innovation en entreprise…

Ce changement de prisme, induit par la transformation numérique des entreprises, a eu un impact au niveau RH, en interne comme en externe : quand les collaborateurs des directions RH ont dû, d’un côté, s’approprier ces nouveaux modes de communication et de travail collaboratifs pour booster leur productivité, ils ont également dû, d’un autre côté, y préparer les autres salariés (y compris les managers), et faire face à un nombre croissant de demandes.

Le nouveau rapport au temps et à l’espace des collaborateurs

La digitalisation a par ailleurs entraîné un nouveau rapport des collaborateurs au temps et à l’espace.

Aujourd’hui, l’instantanéité est devenue la norme. L’internet à très haut débit a en effet rendu accessible une somme colossale d’informations, en quelques clics et en quelques secondes. Une facilité d’accès à l’information, quasi en temps réel, que les collaborateurs s’attendent à retrouver dans leur sphère professionnelle.
Un accès qui s’affranchit en outre des limites physiques de l’entreprise. En effet, l’omniprésence des outils digitaux dans la vie des collaborateurs les a amenés à considérer autrement leur espace professionnel. Hier, le “bureau” était physiquement ancré ; aujourd’hui l’espace de travail peut être totalement dématérialisé ; un ordinateur, une tablette, un smartphone pouvant, de nos jours, être synonyme de “bureau” (digital workplace).
L’espace de travail physique a lui-même changé. Il est devenu plus flexible (flex-office par exemple), de moins en moins rattaché à la localisation de l’entreprise (nomadisme, télétravail, co-working), plus en plus modulable (smart office).

Cette accélération du temps ainsi que ce détachement de l’espace de travail et du physique ont évidemment des répercussions sur l’organisation des modes de travail des RH. Les directions RH doivent simplifier les démarches administratives et gagner en rapidité dans le traitement des demandes, de même que les données RH personnelles doivent être facilement et immédiatement accessibles, de partout, à toute heure et de n’importe quel terminal, pour tous les collaborateurs qu’elles concernent.

L’automatisation des processus

Enfin, la digitalisation a permis d’automatiser et de sécuriser un certain nombre de tâches répétitives, à faible valeur ajoutée.

Une largement profitable aux directions RH, dont de nombreux processus, soumis à des contraintes réglementaires croissantes, ont pu gagner en rapidité, en sécurité et en simplicité d’exécution.

BON À SAVOIR
Le Code du Travail a gagné 480 articles depuis 15 ans, multipliant d’autant les risques de non-conformité pour les entreprises. L’automatisation des tâches administratives peut permettre d’identifier et de corriger plus rapidement ces risques, sans pour autant décupler les ressources et le temps affectés à ces tâches.

Quelles innovations RH pour accompagner ces évolutions accélérées ?

Les défis qui se présentent aux directions RH pour anticiper, accompagner et former les collaborateurs aux changements de modes de travail et d’organisation sont immenses. Afin de répondre le plus efficacement possible à la transformation agile des organisations, les directions RH peuvent néanmoins s’appuyer sur des solutions innovantes.

Les catalogues d’API (Application Programming Interface) sont particulièrement utiles aux directions RH souhaitant intensifier leur communication, faciliter les échanges avec les collaborateurs, accroître la simplification administrative et booster la rapidité de leurs réponses. Demat’RH, par exemple, offre de nombreuses possibilités, du stockage de documents RH à la gestion des demandes RH, en passant par la distribution de documents RH, la signature électronique, la mise en place d’une base de connaissance RH, et l’automatisation des processus et des tâches RH.

De plus, les directions RH peuvent se reposer sur des solutions innovantes au service de l’apprentissage, pour améliorer la formation autour de ces enjeux. Des modules de formations multimodales (web, présentiel, digital learning) peuvent notamment être à leur disposition.

La gestion du réglementaire peut également être largement facilité par l’exploitation des atouts de l’intelligence artificielle ou de la RPA (Robotic Process Automation). Par exemple, CEGID HR Ultimate, par exemple, permet de systématiser les opérations de gestion cycliques, chronophages et structurées par des contraintes réglementaires : un gain de temps pour se consacrer à des tâches moins répétitives.

Enfin, des solutions analytiques pointues peuvent permettre aux directions RH de mieux piloter leurs stratégies. C’est notamment le cas pour Cegid HR Insights, qui permet aux directions RH d’évaluer l’impact de leurs initiatives, de simuler les changements induits, de décider avec plus de précision les actions à mener puis de mesurer leurs résultats sur la performance de l’entreprise. Le tout, sans faire appel à des spécialistes de la donnée.

En conclusion

Si la digitalisation des entreprises, l’accélération des échanges, l’évolution du rapport au temps et à l’espace des collaborateurs, l’automatisation des tâches… soulèvent d’importants enjeux au sein des directions RH, ces dernières peuvent compter sur le soutien de nombreuses solutions innovantes pour relever le défi. Et permettre à tous les collaborateurs de mieux s’engager dans la réussite globale de leur entreprise.