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Tout savoir sur la Car Policy (ou charte automobile)

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ERP et gestion financière & Gestion des flottes automobiles

04 décembre 2023

Qu’est-ce que la Car Policy d’une entreprise ? Comment et pourquoi la mettre en place ? Gestionnaires de flotte, le sujet vous concerne au 1er plan! Lorsque la flotte de véhicules d’une entreprise commence à être conséquente, il peut être intéressant de mettre en place une politique d’attribution des véhicules en définissant les critères d’affectation pour chaque catégorie d’employé. Les appellations sont nombreuses : Car Policy, charte automobile, charte d’utilisation des véhicules, grille d’attribution des véhicules ou encore politique d’attribution des véhicules.

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Tout savoir sur la Car Policy (ou charte automobile)

1. Qu’est-ce qu’une Car Policy ou charte automobile entreprise ?

Dans le jargon des gestionnaires de flotte automobile d’entreprise, la Car Policy désigne la politique interne d’attribution des véhicules de société aux salariés. Elle définit les règles pour un traitement juste et adapté des employés en fonction des missions, de leur position hiérarchique et de leur ancienneté selon des critères définis au préalable par la compagnie elle-même.

Sa mise en place au sein de l’entreprise présente de nombreux avantages, autant pour les salariés que pour les gestionnaires de flottes et les dirigeants de l’entreprise :

  • Tarif négocié
  • Equipements adaptés aux souhaits de l’entreprise
  • Traitement équitable entre les salariés qui ont le droit à un véhicule de service ou un véhicule de fonction

2. Pourquoi mettre en place une Car Policy et quels sont ses avantages pour la société ?

En définissant les critères d’attribution des véhicules, l’entreprise va pouvoir établir ses besoins en véhicules, estimer le kilométrage qu’ils effectueront et définir leur renouvellement. Elle va permettre de maîtriser le coût des déplacements de ses équipes et adapter sa gestion de flotte en fonction de différents critères.

De plus, en définissant clairement la politique d’attribution, l’entreprise va pouvoir établir le nombre de véhicules qui lui sont nécessaires pour chaque catégorie d’emploi, avec l’aide de son gestionnaire de flotte et du service des achats.

Cela va lui permettre de négocier les prix à l’achat pour obtenir un tarif groupé très avantageux avec des conditions de reprise plus intéressantes ou bien de négocier au plus juste des contrats de location longue durée avec un kilométrage prédéfini pour planifier les dépenses sur les années à venir.

Et à l’heure de la transition écologique, l’entreprise va pouvoir maîtriser ses émissions de CO2 générées par les déplacements de ses collaborateurs. De plus, l’entreprise pourra mettre en place une politique d’achat de véhicules hybrides rechargeables ou 100% électriques et prévoir les installations techniques nécessaires à la recharge de leur batterie.

3. Quels sont les avantages d’une Car Policy pour un employé ?

D’une part, du point de vue de l’employé, la Car Policy va permettre de connaître clairement la catégorie de véhicule à laquelle il a le droit en fonction du poste qu’il occupe. Cela lui donne également un aperçu de son évolution dans l’entreprise, car avec une voiture de fonction, l’employé bénéficie d’un avantage en nature non négligeable.

C’est un élément de rémunération qui valorise son travail et son intégration au sein de l’entreprise, qui reconnaît et récompense son expérience et ses qualifications. Une charte d’utilisation des véhicules au sein de l’entreprise facilite également les échanges avec le service des ressources humaines.

D’autre part, il n’aura pas besoin de financer lui-même le véhicule ni même d’en assumer l’entretien, les réparations ou l’assurance. Il pourra aussi l’utiliser à titre personnel suivant les règles établies dans la Car Policy.

4. Comment mettre en place une Car Policy ?

Premièrement, avez-vous besoin d’une Car Policy ? Sa mise en place dépend de votre maturité dans la gestion de flotte automobile. Certaines entreprises n’en voient pas l’utilité, d’autres ne jurent que par ça.

La première des questions que le gestionnaire de flotte doit se poser est : « De quel type de véhicule l’entreprise a-t-elle besoin pour assurer ses missions auprès de ses clients ? Des berlines ou des SUV pour ses cadres ? Des utilitaires pour ses techniciens ? Des voitures de service ou des véhicules de fonction ? » La Car Policy va permettre de définir les règles pour tous.

Il faut ensuite définir les critères d’attribution. Certains postes nécessitent obligatoirement un véhicule pour intervenir chez les clients, mais il peut s’agir d’un véhicule de service que les employés devront ramener tous les soirs à l’entreprise ou d’un véhicule de fonction qui pourra être également utilisé le week-end et pendant les vacances.

Quels sont les options et les équipements nécessaires pour chaque type de véhicule ? Un technicien aura besoin d’outillage et un commercial d’un système de téléphonie Bluetooth, mais il sera nécessaire pour les deux d’avoir un système GPS performant pour se rendre rapidement à leur destination.

Enfin, il faut également définir les règles d’attribution en fonction du niveau hiérarchique dans chaque catégorie. Par exemple, un commercial pourrait avoir le droit à une citadine quand un directeur commercial pourra lui bénéficier d’une berline avec quelques équipements de confort supplémentaires.

5. La Car Policy dans Cegid Notilus

Cegid Notilus est un logiciel de gestion de flotte qui vous permet de centraliser l’information et d’avoir une meilleure visibilité des coûts et de l’état de votre parc. Il est possible d’y configurer votre Car Policy, notamment avec l’accès à un catalogue de tous les véhicules commercialisés en France. Par exemple, vous pouvez affecter certains modèles (et leurs options) à un service spécifique. Lorsqu’un nouveau collaborateur arrive, vous pourrez par exemple déclencher la commande d’un véhicule (si vous êtes connectés avec vos prestataires, loueurs et constructeurs).

Cegid Notilus est la solution idéale pour simplifier la gestion de votre parc de véhicules et définir votre Car Policy.

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