Comprendre le calendrier facture électronique

Les entreprises assujetties à la facture électronique dès 2024 ?

La facture électronique concerne toutes les entreprises du territoire français. Sous le grand chapeau de « facture électronique » opèrent deux transformations : l’e-invoicing et l’e-reporting.

Le calendrier de la facturation électronique

L’e-invoicing désigne le document de facturation édité, envoyé, traité et archivé de façon numérique.

Dans les prochaines années, toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA qui réalisent des transactions avec d’autres assujettis seront capables de recevoir les factures électroniques.

Les obligations d’émission sont plus progressives :

• Les grandes entreprises seront les premières à émettre des e-invoicing ;
• Viendront ensuite les entreprises de taille intermédiaire ;
• Pour finir par les petites et moyennes entreprises.

Pour que toutes soient capables d’émettre, de transmettre et de recevoir les factures au bon format, sur la bonne plateforme.

Les transactions internationales avec les particuliers ou quelques secteurs spécifiques¹ ne sont pas concernés par l’e-invoicing.

Information du 18 juillet 2023: La DGFIP annonce le report du calendrier de la facture électronique obligatoire

Facture électronique : le calendrier e-reporting

Les opérations commerciales qui ne rentrent pas dans les critères de l’e-invoicing répondent, elles, à l’obligation d’e-reporting, soit :

• Les opérations intracommunautaires ou internationales ;
• Les opérations entre une entreprise et un particulier, une association ou une personne publique ;
• Les secteurs non concernés par l’e-invoicing ;

Et ce, pour les entreprises de toutes tailles basées en France.

Quid des entreprises internationales ? Si l’opération à lieu en France (même si elle concerne deux acteurs internationaux), elles sont soumises à l’obligation d’e-reporting.

Que les entreprises commercent auprès d’autres entreprises ou de particuliers, elles sont concernées par l’e-reporting dès le moment où elles sont établies en France.

L’e-invoicing et l’e-reporting deviendront vite une généralité pour toutes les structures privées.

Comment mettre en place la facturation électronique ?

Pour l’État, la facture électronique apporte de nombreux changements : la lutte contre la fraude fiscale, la connaissance en temps réel de l’activité des entreprises, la mise à disposition du portail public de facturation ou l’harmonisation des données de transaction…

Qu’en est-il pour les entreprises ? Tout est détaillé dans notre ebook dédié aux grandes entreprises, ainsi qu’aux ETI et PME. En introduction, consultez notre infographie « La facture électronique, comment ça marche ? ».

Premier chantier : se mettre en ordre

La facture électronique implique un changement :

• Dans les échanges ;
• Dans les données à posséder ou à transmettre ;
• Dans les divers statuts de traitement des documents.

D’abord, les échanges suivent le schéma en Y. Celui-ci représente le cheminement d’une facture, de son émission à sa réception en passant par sa captation par l’administration fiscale. Lorsque vous amorcez le changement, clarifiez ce processus pour identifier l’impact sur vos équipes.

Ensuite, la mise en conformité implique de partager et de détenir des données clés :

• Les adresses de livraison ;
• Le numéro d’identification au registre national des entreprises ;
• La nature des opérations…

Il faudra donc rassembler celles que vous possédez (les vôtres et celles de vos fournisseurs ou de vos clients).

Enfin, la facture électronique implique un traitement échelonné bien défini. Lorsque la facture est reçue, elle passe par un ou plusieurs statuts de traitement :

• Déposée ;
• Rejetée (automatiquement par la plateforme pour cause de non-conformité) ;
• Refusée (pour des raisons propres au Service qui réceptionne la facture) ;
• Encaissée.

Ces quatre statuts de traitement sont à prendre très au sérieux lorsque l’on se penche sur l’e-reporting puisqu’il faudra gérer et transmettre ses factures avec leur statut. Pensez également à la signature électronique.

Deuxième chantier : s’équiper d’un logiciel de facturation électronique

Le Portail Public de Facturation est à intégrer dans vos process puisqu’il est au centre de tous les échanges.

Si vous traitez peu de factures, le PPF est suffisant. Dans le cas contraire, il est judicieux de s’équiper d’une solution informatique qui vous allège la charge de travail.

Vous avez le choix entre l’opérateur de dématérialisation (OD) ou la plateforme de dématérialisation partenaire (PDP). Qu’est-ce qui les différencie ? La plateforme est reconnue et agréée par l’État.

Si vous travaillez sur une solution Cloud, vous aurez des facilités à suivre les changements grâce à une mise à jour en temps réel.

Nos solutions sont compatibles avec le niveau d’exigence défini par la réforme

Troisième chantier : la formation à la facture électronique

Afin que la transition se passe au mieux, montez une équipe chargée du projet. Avec un référent à la tête, l’équipe se forme, informe ses collègues et conduit le changement du début à la fin. Cette équipe est en première ligne pour vous faire remonter des besoins ou des éléments bloquants.

Pensez également aux divers métiers impactés :

• Les Finances bien sûr ;
• La DSI qui gère la transmission des données ;
• Les Achats qui récoltent les bonnes données de facturation fournisseurs.

Il faudra bien entendu former tous les collaborateurs concernés.

Votre équipe peut aussi s’appuyer sur un tiers : un expert-comptable, un cabinet de conseil ou un éditeur de logiciels par exemple. Leur connaissance fine du sujet leur permettra de vous prodiguer les conseils les plus utiles.

La généralisation de la loi de finances rectificative pour 2022 intègre également des pénalités en cas de non-respect des règles. Elles s’élèvent à 15 €/facture pour l’e-invoicing et à 250 €/facture pour l’e-reporting (jusqu’au plafond de 15 000 €).

Sachant l’ampleur du chantier pour les entreprises de toute taille, il est prudent de démarrer au plus tôt. Retrouvez de précieux conseils dans notre guide « Comment anticiper le passage à la facture électronique ? ». Et organisez progressivement votre bascule vers la facture électronique.

Sources

¹ Bpifrance, Facturation électronique et obligation de e-reporting, 2023