Calendrier facture électronique : les actions à faire dès maintenant !

Sommaire

1. Calendrier facture électronique : quand sera-t-elle obligatoire ?

2. Calendrier facture électronique : quelles sont les obligations ?

3. Calendrier facture électronique : comment se préparer ?

4. Checklist facture électronique : actions prioritaires à mettre en place en 2023

5. Quelle solution de facturation propose Cegid pour accompagner les entrepreneurs à la facture électronique ?

1. Quand la facture électronique sera-t-elle obligatoire ?

La mise en place de la facture électronique se fera de manière progressive entre 2024 et 2026. Afin de respecter la date d’application correspondant à votre structure, veillez à prendre connaissance au plus tôt de son calendrier dédié.

Quel est le calendrier de mise en place de la facturation électronique obligatoire ?

Les 3 dates clés du calendrier de mise en application de la facturation électronique obligatoire sont les suivantes :

• 1er juillet 2024 : c’est la date à retenir. Toutes les entreprises assujetties à la TVA en France auront l’obligation d’accepter les factures électroniques.
• 1er janvier 2025 : les entreprises de taille intermédiaire (ETI) comptant entre 250 et 4 999 salariés auront l’obligation d’émettre des factures électroniques.
• 1er janvier 2026 : ça sera au tour des petites et moyennes entreprises (PME) et des micro-entreprises d’émettre leurs factures électroniquement.

Qui est concerné par la facture électronique ?

La réforme de la facture électronique s’applique à toutes les entreprises assujetties à la TVA, qu’elles soient redevables ou non de la TVA.

Y a-t-il des délais supplémentaires pour les entreprises qui ne sont pas encore prêtes à facturer électroniquement ?

Aucun délai supplémentaire n’a été annoncé pour le moment. Il est donc primordial de commencer à préparer votre entreprise et vos équipes à la mise en place de la facturation électronique obligatoire pour être prêt en septembre 2026.

2. Calendrier facture électronique : quelles sont les obligations ?

La réforme comprend différentes normes avec lesquelles votre entreprise devra se mettre en conformité. En cas de non-respect de ces obligations, vous vous exposerez à des sanctions.

Les obligations d’e-invoicing et d’e-reporting

Faisons le point sur ces deux obligations :

• E-invoicing : c’est l’obligation d’émettre, de transmettre et de recevoir des factures dans un format standardisé sur les plateformes de dématérialisation. Autrement dit, c’est la fin des factures PDF et papier, pour toutes les entreprises qui achètent et vendent des biens et services en BtoB.
• E-reporting : c’est l’obligation de transmettre à l’Administration Fiscale les informations sur les transactions réalisées avec des entreprises étrangères ou intracommunautaires, ou avec des particuliers (BtoC). Cela inclut la transmission électronique des données financières, telles que les déclarations de TVA, les déclarations de revenus et les rapports statistiques.

Quelles sanctions si l’on ne respecte par la réforme ?

Les entreprises qui ne seront pas en conformité avec les normes imposées par la réforme de la facture électronique s’exposeront à des sanctions, notamment :

• Une amende de 15€ par facture non numérisée et 250€ par facture dépourvue d’e-reporting (sanction plafonnée à 15 000€ par an).
• Une amende de 15€ par mention légale obligatoire manquante ou inexacte.

Le nombre de factures qui transitent dans une entreprise est important, et l’addition pourra vite devenir salée pour les entreprises qui seront sanctionnées.

3. Calendrier facture électronique obligatoire : comment se préparer ?

Si votre entreprise n’est pas encore prête à prendre le virage de la facture électronique obligatoire, il n’est pas trop tard ! Voici nos conseils pour vous y préparer efficacement dès aujourd’hui.

Êtes-vous déjà équipé d’un logiciel de gestion ?

Avoir un logiciel de gestion permet de simplifier toutes vos procédures de facturation et de centraliser vos tâches. Si votre entreprise n’est aujourd’hui pas encore équipée d’un logiciel de gestion ou de facturation, y remédier sera une première étape indispensable pour vous préparer à l’entrée en vigueur de la réforme.

Votre logiciel de gestion établit-il des factures avec toutes les mentions légales obligatoires ? Au format Factur-X ?

Si votre entreprise utilise déjà un logiciel de gestion, assurez-vous qu’il respecte les normes attendues. Le format attendu de vos factures doit impérativement être sous un des trois formats requis (CII, UBL ou Factur-X) et contenir toutes les nouvelles mentions légales obligatoires.

Avoir un logiciel de gestion ne certifie pas que celui-ci sera conforme suite aux nouvelles directives. C’est pourquoi nous vous conseillons de vous informer auprès de votre éditeur sur la mise en conformité prévue – ou non – de votre solution.

Votre logiciel de gestion sera-t-il en capacité de se connecter avec le PPF ou la PDP que vous avez choisi ?

Le choix de plateforme de dématérialisation étant libre, il n’est pas assuré que celui-ci soit en adéquation avec votre logiciel de facturation. Nous vous conseillons donc de choisir une plateforme de dématérialisation et un logiciel de facturation compatibles le plus tôt possible.

Qui peut m’accompagner ?

Si le passage à la facture électronique vous semble complexe, sachez que vous n’avez pas à vous y atteler seul. Demandez conseil à votre expert-comptable ou encore à l’éditeur de votre logiciel de facturation : ils sauront vous conseiller.

4. Checklist facture électronique : actions prioritaires à mettre en place dès maintenant

1. Cartographiez le circuit de facturation et identifiez précisément les impacts

Posez-vous les bonnes questions pour déterminer les actions à mettre en place dans votre entreprise :

• Êtes-vous déjà équipé d’un logiciel de gestion ou de facturation ?
• Établit-il des factures avec toutes les mentions légales obligatoires imposées par la nouvelle réforme ? Au format Factur-X ?
• Votre logiciel de gestion sera-t-il en capacité de se connecter avec le PPF ou la PDP que vous avez choisi ?
• Qui est en charge de la facturation au sein de votre entreprise ?
• Quels types de clients facturez-vous ? BtoB ? BtoC ? Entreprises étrangères ?

2. Nettoyez les bases de données clients et fournisseurs

Entre anciennes et nouvelles mentions obligatoires, la structure des factures peut se retrouver chamboulées, voire désorganisées. Faites un premier nettoyage de votre base clients et fournisseurs et assurez-vous d’avoir les bonnes informations :

• Le numéro de SIRET
• L’adresse de facturation du client
• Le numéro de TVA

3. Mettez vos factures en conformité pour éviter de les voir rejetées en 2024

4 nouvelles mentions obligatoires font leur apparition sur les factures avec la nouvelle réforme ! Elles permettront à l’administration fiscale de mieux comprendre l’activité des entreprises françaises. Voici les mentions supplémentaires qui devront figurer sur les factures électroniques :

• Le numéro de SIREN.
• L’adresse de livraison des biens.
• La nature des prestations (biens, services ou les deux).
• Le paiement de la taxe d’après les débits, lorsque le prestataire a opté pour celui-ci.

4. Choisissez votre plateforme de dématérialisation

Vous devrez faire un choix avant le 1er septembre 2026 entre :

• La Plateforme Publique de Facturation ou PPF : gratuite, elle assure le service minimal de facturation électronique.
• La Plateforme de Dématérialisation Partenaire ou PDP : les PDP sont des acteurs privés, souvent éditeurs de logiciels, et offrent une gamme plus étendue de services et de personnalisation.

5. Quelle solution de facturation propose Cegid pour accompagner les entrepreneurs à la facture électronique ?

Cegid, l’allié des entreprises dans le passage à la facture électronique, offre des solutions métier optimisées pour la facturation électronique. Ses logiciels émettent déjà des factures au format Factur-X et offriront bientôt la gestion en temps réel de leurs statuts, facilitant ainsi la gestion des flux et l’adoption des meilleures pratiques.

Cegid investit dans son service de centralisation des flux connecté au Portail Public de Facturation. Grâce à ce concentrateur de flux, nous proposons une solution simple pour résoudre les complexités liées à la collecte décentralisée des factures via différentes plateformes.

Il est plus qu’évident que la mise en place de la facturation électronique engendrera des changements significatifs pour votre entreprise. Mais il est tout à fait possible de tirer profit de cette nouvelle directive en vous organisant efficacement. Pour vous préparer, nous vous recommandons vivement de suivre notre checklist d’actions prioritaires à mettre en place dès maintenant.