Mon cabinet a gagné 40% de productivité en industrialisant la dématérialisation

La dématérialisation des factures clients et fournisseurs, en collaboration avec leurs clients, est en passe de redonner de l’air aux experts-comptables, tout en améliorant le service rendu. Rencontre avec deux cabinets qui ont pris le chemin de la dématérialisation.

Tension sur les honoraires, difficultés de recrutement, complexité réglementaire, arrivée d’une nouvelle concurrence : les cabinets d’expertise-comptable n’ont pas connu que des bons moments ces dernières années. La dématérialisation des pièces comptables et leur intégration dans un système complet de GED lié aux logiciels professionnels devrait libérer du temps, améliorer l’intérêt du travail et améliorer la relation avec les clients.

Pour beaucoup d’experts-comptables, l’évolution numérique du métier a débuté avec les télé-procédures. Aujourd’hui, la dématérialisation touche les échanges bancaires, la DSN, les déclarations de TVA, mais aussi les factures clients et fournisseurs. Les modifications du cadre juridique français et européen (règlement européen sur la signature électronique et l’identité numérique, obligation d’accepter à la réception les factures électroniques – loi Macron à compter de 2017 pour les grandes entreprises, d’ici 2019/2020 pour les PME et TPE) – accélèrent encore la transformation numérique de la profession.

Des promesses qui se vérifient dans la pratique

En se libérant de la manipulation des documents papier, le cabinet limite le volume des tâches à faible valeur ajoutée, gagne en efficacité opérationnelle, et permet finalement aux experts-comptables de se tourner davantage vers l’analyse stratégique et le conseil. Avec comme objectif annoncé : la satisfaction client.

De fait, comme nous l’ont raconté Gilles Perez, associé gérant du cabinet AGECO Cannes, et Yves Languette, investisseur, chef d’entreprise, et associé d’Atout Comptabilité Conseil, un jeune cabinet de Cavaillon, la dématérialisation des processus comptables, dont celle des factures provenant des clients comme des documents produits par le cabinet (déclaration de TVA, flux sortant vers l’administration fiscale), est susceptible d’améliorer la productivité dans de grandes proportions – au moins 30% pour l’un, 40% pour l’autre.

Avec une dématérialisation des pièces comptables couplée aux technologies de Reconnaissance Optique des Caractères (OCR) et de Lecture Automatique de Documents (LAD), la solution de dématérialisation retenue alimente automatiquement la saisie d’écritures comptables, en proposant une pré-imputation toujours plus précise au fur et à mesure de son apprentissage.

Une fois automatisées, les tâches de saisie peuvent se transformer en travaux de récupération, de traitement et d’intégration des documents et des données.

Cette révolution, si elle touche aussi les dimensions commerciales et l’organisation d’un cabinet, concerne cependant au premier chef l’industrialisation de la production en vue d’une meilleure productivité.

Des objectifs stratégiques

« La tendance lourde est à la tension sur les honoraires. On facture une heure, et on travaille une heure et demie. Dans ces conditions, il n’y a pas le choix : il faut améliorer sa productivité », Gilles Perez.

Pour les deux cabinets rencontrés, il n’y a pas de débat.
Yves Languette va plus loin : « La comptabilité est encore souvent traitée de façon artisanale – semi manuelle sauf la banque. Le traitement, l’enregistrement, le pointage des données demeure alors une vraie galère. » Il continue : les experts-comptables sont rarement dans la réactivité, ni dans la simplicité. Certains chiffres sont très difficiles à obtenir par le client d’un cabinet, comme la dépendance économique de ses fournisseurs vis-à-vis de ses donneurs d’ordres par exemple. »

L’un comme l’autre avaient à cœur, pour améliorer la productivité de leurs cabinets respectifs, de simplifier la transmission et l’intégration d’un document comptable – ventes, achats et divers. Avec quatre enjeux clés :

  • Gagner du temps,
  • Assurer un meilleur service,
  • Retrouver de la rentabilité,
  • Anticiper la situation économique du client.

« C’est la fin du client qui venait déposer ses papiers, et repartait, une heure de causette plus tard. Mais c’est autant du temps de gagné pour mieux communiquer avec lui, et de disponibilité pour apporter un service à valeur ajoutée. Tout le monde est gagnant », Yves Languette.

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La mise en œuvre

« Un scanner c’est puissant ! s’exclame Gilles Perez. Dans notre cabinet, il y a maintenant un scanner par bureau : il nous coûte 300 euros, mais on gagne 30% de productivité dans la collecte et le suivi. Pensez aux factures d’immobilisation par exemple : avant la démat’, il fallait aller jusqu’au photocopieur, copier la pièce, la perforer, la ranger dans un classeur. Et au moment de la révision, il restait à partir à leur recherche pour les pointer… »C’est aussi la proximité de la pièce à l’écriture qui a séduit ces professionnels. « Avec la Box, 100% des factures sont scannées ; on transfère la facture en même temps que l’écriture. Au niveau de la fiabilité des comptes, c’est mieux ! » reprend Gilles Perez. Ce qui fera aussi les affaires du Commissaire aux Comptes, à qui l’on peut ouvrir un accès pour la durée de sa mission, évitant ainsi de nombreux aller-retour. Et il n’est pas difficile de mesurer le temps gagné :

« Auparavant, quand on recevait un client, il fallait sortir le dossier pour pouvoir répondre à ses questions. Aujourd’hui, on ne se lève plus, et on peut lui répondre immédiatement. Conséquence : on peut confier davantage de dossiers à un collaborateur. »

Pour Yves Languette, la question « Comment industrialiser le traitement d’un document ? » trouve sa meilleure réponse dans l’installation chez ses clients d’un scanner autonomeDémat‘Box du type de celle proposée par Cegid. Le client scanne ses pièces, les documents sont automatiquement transmis au cabinet qui vérifie leur teneur et les intègre en comptabilité.la solution de GED (gestion électronique de documents) spécialement adaptée. Stockées, partagées au travers de la GED, cabinet et client ont accès aux factures scannées. L’outil de recherche en texte intégral et le système d’indexation font le reste !

Une orientation largement partagée puisque 70% des cabinets font scanner les documents par leurs clients, lors de la mise en place de la dématérialisation des factures, (baromètre 2016 de la transformation digitale la profession comptable). Un symbole de l’évolution des pratiques en matière partage des tâches avec les clients,

« Nous ouvrons la simplification à nos clients, via la Box. » Il ajoute : « tous les clients d’Atout Comptabilité vont basculer 100% dématérialisé. »

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3 facteurs clés de succès de la démat’ en cabinet

  • L’ergonomie comme maître mot : le scanner doit être à portée de la main de l’opérateur. Il faut éviter toute « rupture de charge » dans le traitement des données ; un point qui est réglé par l’association Quadratus / Box / ScannerDemat’box, qui permet notamment de traiter et transmettre un document que l’ordinateur soit allumé ou non.
  • Donner au système le temps d’apprendre : l’outil de reconnaissance de caractères doit faire son apprentissage. De même pour les propositions d’affectation. D’après Yves Languette, « il faut entre 3 et 4 mois pour être 100% opérationnel ». De même la mise en place des collecteurs de factures automatiques sur tous les dossiers nécessite un temps de paramétrage
  • Intégrer le client dans la dynamique. L’objectif est d’assurer un meilleur service pour un coût inférieur, et de donner une vision au client sur la gestion de ses comptes. Comme par exemple de savoir à tout moment où en sont l’intégration et le suivi des éléments transmis…L’occasion également de restituer de l’information en temps réel pour un meilleur pilotage au quotidien. Par exemple des indicateurs de trésorerie !


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