Travailler en écosystème via un logiciel de gestion de sous-traitance adapté

Sommaire

1. Quel est le visage de la gestion des partenaires aujourd’hui ?

2. Décliner ses besoins sur un logiciel de gestion de la sous-traitance

3. L’importance d’un bon logiciel de gestion de la sous-traitance

Un logiciel de gestion de sous-traitance adapté permet donc à la fois :

• D’intégrer de nouveaux membres à l’équipe le temps d’une mission ;
• De faire communiquer les acteurs entre eux le temps de la mission

Afin qu’ils avancent ensemble dans la réalisation d’un projet commun.

Enfin, comme tout système critique — les données relatives aux sous-traitants étant sensibles — le système doit être assez robuste en termes de cybersécurité pour prévenir toute fuite de données.

En résumé, les ESN sont à la recherche d’un logiciel de gestion de la sous-traitance assez solide pour intégrer les variations et assez souple pour laisser venir et repartir des ressources.

1. Quel est le visage de la gestion des partenaires aujourd’hui ?

Avant de lancer la collaboration, les cabinets de conseil dédient un temps non négligeable à la recherche du ou des partenaires idéaux.

Partenariat pour du support technique, le dédoublement d’un rôle, le renforcement de l’équipe, un interlocuteur en gestion de projet… Lorsque les ESN trouvent le bon prestataire, elles démarrent la collaboration le temps d’une mission. Afin que le partenaire réalise efficacement son travail, il aura besoin d’accéder aux ressources, aux échanges et parfois à l’historique des clients du cabinet de consulting, uniquement le temps de la mission.

Prenons le cas d’un cabinet de conseil qui travaille à l’année avec des sous-traitants sur de multiples missions. Lorsqu’il doit ouvrir l’accès aux données, il se pose certaines questions :

• Relatives aux droits d’accès : « à quelles données de quel projet mon sous-traitant A doit-il pouvoir accéder ? » ;
• Relatives aux projets : « qui est le sous-traitant actif sur la mission 1 ? » ou encore « combien de temps dure la mission 2 ? » ;
• Relatives à la gestion de projet : « comment savoir si la mission 3 est terminée ? » ;
• Relatives aux liens entre les entités : « est-ce que le sous-traitant B travaille avec le sous-traitant C ? » ;
• Relatives à la planification de projets futurs : « comment anticiper le partenariat avec le sous-traitant D sur la mission 4 ? ».

Et bien d’autres, selon le niveau de complexité des missions ou de la gestion des partenaires.

En parallèle, les ESN qui œuvrent en collaboration avec des tiers sont soumises à un impératif basique, mais néanmoins bloquant : les différentes nomenclatures. Si les donneurs d’ordre :

• N’attribuent pas les mêmes titres — par exemple « ingénieur projets » et « chef de projets » pour une même personne ;
• Ne notent pas sur les mêmes critères les compétences techniques

Alors, des informations similaires peuvent être affichées différemment dans un même système. Ce qui peut engendrer des doublons ou des erreurs d’affectation des ressources.

Quand les cabinets de conseil cherchent les bons talents pour une nouvelle mission, ils n’arrivent pas à filtrer les candidatures. Un effort de normalisation des données est donc nécessaire.

2. Décliner ses besoins sur un logiciel de gestion de la sous-traitance

Puisque les ESN pilotent leurs projets, leurs activités et leur entreprise via un système d’informations, elles ont la même démarche dans leur gestion des partenaires. Elles doivent compter sur un logiciel de gestion de la sous-traitance qui sait se moduler au gré des usages, facilite la création et la suppression d’utilisateurs, tout en gardant un niveau de sécurité élevé et simplifie l’analyse des marges des projets.

Pendant la recherche de sous-traitants, les donneurs d’ordre peuvent s’appuyer sur une liste de prestataires et potentiels partenaires qu’ils auront compilée au gré des expériences et des rencontres. Avec un annuaire à jour en temps réel qui inclut tous les critères de recherche, les ESN trouvent d’autant plus vite leur futur partenaire.

Concernant la gestion des multiples comptes externes, le besoin porte aussi bien sur la facilité de gestion que sur les risques cyber inhérents à ce type de procédure. L’entreprise doit veiller à donner des accès précis aux différents comptes tiers, puis gérer dans le temps les différents droits d’accès, et ce en toute sécurité.

Enfin, la traduction des nomenclatures se reflète également informatiquement. Comment transformer les expressions utilisées par ses sous-traitants pour être conforme aux termes du cabinet de conseil ? Quelles sont les manipulations à faire pour que les profils ressortent dans une recherche ? Que propose un logiciel de gestion de la sous-traitance ?

3. L’importance d’un bon logiciel de gestion de la sous-traitance

Adapté aux métiers du service, Cegid XRP Flex permet de gérer les accès aux données de l’ESN. En s’appuyant sur une organisation claire et lisible des clients et/ou des projets, l’ERP Cloud propose une gestion entièrement paramétrable des accès et modifiable à tout instant.

Pour alléger les cabinets de conseil dans la gestion de la sous-traitance, Cegid XRP Flex permet d’ajouter ou de supprimer des utilisateurs de façon entièrement autonome, sans aucune surcharge.

Conscient des risques et enjeux concernant la sécurité informatique, Cegid façonne Cegid XRP Flex de façon qu’il soit un véritable rempart contre les cybermenaces. L’ERP pour ESN reste aussi sûr en cas d’usage interne qu’en cas d’usage ouvert : Cegid héberge les données dans des data centers ultra-sécurisés et surveillés 24/7.

Cegid XRP Flex se place également en bonne position pour répondre aux enjeux de collaboration libre et entière puisqu’il encourage les communications, quel que soit l’individu à l’origine de ces informations. Le logiciel de gestion de sous-traitance permet d’échanger des notes, des documents, des rappels, des discussions, des points de suivi, des comptes-rendus, des reportings… Tout ce qui participe au bon déroulement d’une mission.

La solution de gestion de la sous-traitance propose une expérience très fluide, qui se repose sur des solutions efficaces : Cegid XRP Flex est par nature très ouvert, il se connecte à de nombreuses API spécialisées métier, tel que Napta⁴ ou BeeBusy⁵ qui performent dans la gestion de multiples plannings ou la sélection de nouveaux talents.

Les différences de nomenclatures ne sont plus aussi bloquantes sur Cegid XRP Flex. L’ERP Cloud traduit les expressions (titre, fonction, compétence) selon un paramétrage automatique ou manuel afin que les ressources pertinentes apparaissent lors du filtrage. Lorsque les cabinets de conseil en expriment la nécessité, la solution SaaS peut aussi mutualiser les plannings afin de lire rapidement les calendriers de tous les consultants dans les sphères des cabinets.

En tant que cabinet de conseil, s’ouvrir à un écosystème est une belle solution pour développer son activité, répondre à de nouveaux challenges et profiter de synergies inédites. Grâce à un bon logiciel de gestion de la sous-traitance, le frein organisationnel ou technologique n’est plus. L’important est de se tourner vers un ERP pour ESN capable d’inclure les prestataires temporaires, de coordonner les plannings et données et d’encourager le travail collaboratif. Et si le choix d’un ERP adéquat n’était que la pièce manquante à de nouvelles opportunités ?