8 règles d’or pour optimiser vos délais de paiement

Trésorerie, besoin en fonds de roulement (BFR) et délais de paiement hantent les nuits de bon nombre d’entrepreneurs ! Aujourd’hui les entreprises sont prises en étau entre la montée de leurs coûts qui comprime leur marge, tandis que l’inflation réduit le pouvoir d’achat de leurs clients, donc leurs revenus. Ce contexte entraine des retards de paiement de plus en plus important. Et pourtant il existe des solutions simples à mettre en place pour retrouver une gestion financière sereine. Explications avec Jérôme Mandrillon, président d’honneur de l’Association Française des Crédit Managers et Conseils, et délégué général des Assises et Prix des Délais de Paiement.

Des délais de paiement pas toujours respectés

Mettons les pieds dans le plat : les grandes entreprises sont-elles de mauvais payeurs avec les TPE/PME ?
Jérôme Mandrillon

D’une manière générale : non. Cela n’est pas dans leur intérêt : la réglementation est très claire sur le sujet, et elles ont plus à perdre en termes d’image qu’à gagner en trésorerie. De plus, elles apprécient en général leurs « petits » fournisseurs, qui leur apportent de la souplesse et une forme d’innovation. Mais ne soyons pas non plus naïfs. Certains groupes abusent, et sont d’ailleurs punis par de fortes amendes. Je ne peux que conseiller de consulter le site de la DGCCRF pour vérifier que leur client n’a pas été sanctionné. Il est aussi intéressant de savoir si l’entreprise a signé la Charte des relations fournisseurs responsables.

Seules 41 % des grandes entreprises respectent les délais de paiement. *

Des délais de paiement augmentés par des erreurs de saisies

On entend pourtant les chefs d’entreprise se plaindre de retards de paiement ou d’impayés…
Jérôme Mandrillon

 Pour l’avoir vécu depuis l’intérieur d’un grand groupe (ndlr : Jérôme Mandrillon a été directeur du Crédit Client chez Lafarge), il faut admettre que les fournisseurs ont souvent une part de responsabilité : le formalisme demandé par leur client n’est pas respecté. Par exemple, si un numéro de commande est requis, c’est parce que les factures sont scannées, puis gérées automatiquement. Toute facture non-conforme se retrouve dans un circuit parallèle traité à la main, et donc forcément plus long. Le problème peut également venir d’une divergence entre le bon de commande et la facture, en général une erreur sur le montant. Bref, la grande majorité des retards de paiement sont simplement dus à de petits problèmes, faciles à éviter en s’organisant et/ou en s’équipant, par exemple en passant à un logiciel de facturation en ligne. Tout cela se prépare en amont.

Les délais de paiement sont passés de 11 jours en moyenne fin 2021 à 17 jours aujourd’hui. **

Que faire lorsque le retard de paiement est avéré ?
Jérôme Mandrillon


J’ai pu constater lors de mes 14 ans comme Juge au Tribunal de Commerce de Nanterre que les contentieux ont souvent pour origine de petits incidents, qui ne mériteraient pas d’aller en justice. On peut commencer par essayer d’alerter le directeur financier de son client : en direct si on y arrive, ou à défaut avec un peu d’habileté en devinant son adresse email, en effectuant des recherches via LinkedIn ou Google… Il faut aussi montrer sa détermination en utilisant les moyens de précontentieux abordables : une sommation de payer délivrée par un huissier n’est jamais agréable ! Si le dialogue est vraiment rompu, le réflexe devrait être la médiation plutôt que l’avocat. D’abord en s’adressant au médiateur interne de l’entreprise, dont elle dispose nécessairement si elle a signé la Charte des relations fournisseurs responsables. Puis au très officiel et gratuit « Médiateur des entreprises », ou encore à un médiateur privé, comme Medicys par exemple.

 

Comment gérer de façon efficace sa facturation ?
Jérôme Mandrillon

 D’abord en évitant de la considérer comme une corvée, et en la traitant comme un petit projet.
Il faut bien sûr lire avec soin les documents remis par les clients, mais surtout ne pas hésiter à tisser des liens avec la comptabilité dès le début de la relation en gardant en tête que ces services sont en général moteurs pour régler les problèmes (ils sont même généralement évalués en fonction du taux de réclamations !). Cela facilitera les éventuelles relances, qu’il faut d’ailleurs entamer AVANT l’échéance de paiement, et de manière professionnelle, pas entre deux rendez-vous, et encore moins de façon agressive. Il peut être utile de suivre une formation au recouvrement.

De plus, à partir du 1er janvier 2024, vous devrez être en mesure d’accepter les factures électroniques, quelle que soit la taille de votre entreprise. La facturation électronique réduit les délais d’envoi et donc de paiement. Vous gagnez donc en tranquillité d’esprit et votre trésorerie vous sourit !

Pour favoriser ce passage à la facturation électronique, équipez-vous dès maintenant d’un logiciel de facturation en ligne. Et ainsi traitez des devis et factures en quelques minutes, soyez assuré de toujours avoir des factures conformes aux dernières exigences légales et gagnez du temps dans votre gestion commerciale.

 

Optimiser ses délais de paiement avec le financement de factures

Faut-il utiliser le financement de factures pour optimiser ses délais de paiement ?
Jérôme Mandrillon

En finançant vos factures client, fini les retards de paiement et la pression financière qui va avec. Concrètement, vos factures émises sont payées sous 48h sans que vous n’ayez à attendre l’échéance de la facture (30, 60 ou 90 jours). Votre trésorerie peut ainsi respirer, et vous aussi.
Quels que soient le stade de développement de votre entreprise, le financement de factures comporte de nombreux avantages. Cette solution améliore votre trésorerie sur le long terme. Votre santé financière s’en voit nettement améliorée et vous pouvez envisager l’avenir sereinement.

De plus, avec le financement de factures vous vous déchargez du suivi des factures et relances, un véritable gain de temps et une opportunité pour vous concentrer sur les missions à valeur ajoutée.

Si les délais de paiement légaux entre clients et fournisseurs étaient respectés, les PME récupéreraient 12 milliards d’euros de trésorerie.*

Optimiser ses délais de paiement avec le paiement en ligne

Un des moyens de réduire le délai de paiement de vos factures est de permettre le paiement en ligne de vos factures. En effet, réduire le délai de paiement passe par la simplification des paiements. Si vous demandez des chèques ou autre, vous risquez d’avoir des retards de paiement plus importants. En revanche, le paiement en ligne demande moins d’efforts à vos clients.

 

En résumé : nos 8 conseils pour optimiser vos délais de paiement

  1. Renseignez-vous sur votre client via le site de la DGCCRF.
  2. Respectez le formalisme demandé par votre client.
  3. Nouez une relation avec le service comptabilité avant de facturer.
  4. Passez à un logiciel de facturation en ligne pour vous assurer de la conformité de vos factures.
  5. Relancez courtoisement avant les échéances.
  6. Misez sur le financement de factures.
  7. En cas de contentieux : privilégiez la médiation.

*Source : Observatoire des délais de paiement-2022

**European Payment Report – 2022


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