Entrepreneurs & Dirigeants

8 règles pour optimiser vos délais et conditions de paiement

7 Fév 2019

Trésorerie, Besoin en Fonds de Roulement, et délais de paiement hantent les nuits de bon nombre d’entrepreneurs ! Dommage, car des solutions existent, et s’avèrent plutôt simples à mettre en œuvre. Explications avec Jérôme Mandrillon, président d’honneur de l’Association Française des Crédit Managers et Conseils, et délégué général des Assises et Prix des Délais de Paiement.

Mettons les pieds dans le plat : les grandes entreprises sont-elles de mauvais payeurs avec les TPE/PME ?

Jérôme Mandrillon

D’une manière générale : non. Cela n’est pas dans leur intérêt : la réglementation est très claire sur le sujet, et elles ont plus à perdre en termes d’image qu’à gagner en trésorerie. De plus, elles apprécient en général leurs « petits » fournisseurs, qui leur apportent de la souplesse, et une forme d’innovation. Mais ne soyons pas non plus naïfs. Certains groupes abusent, et sont d’ailleurs punis par de fortes amendes. Je ne peux que conseiller à vos lecteurs de consulter le site de la DGCCRF pour vérifier que leur client n’a pas été sanctionné. Il est aussi intéressant de savoir si l’entreprise a signé la Charte des relations fournisseurs responsables.

On entend pourtant les chefs d’entreprise se plaindre de difficultés de règlement…

J. M
Pour l’avoir vécu depuis l’intérieur d’un grand groupe (ndlr : Jérôme Mandrillon a été directeur du Crédit Client chez Lafarge), il faut admettre que les fournisseurs ont souvent une part de responsabilité : le formalisme demandé par leur client n’est pas respecté. Par exemple, si un numéro de commande est requis, c’est parce que les factures sont scannées, puis gérées automatiquement. Toute facture « hors charte » se retrouve dans un circuit parallèle traité à la main, et donc forcément plus long. Le problème peut également venir d’une divergence entre le bon de commande et la facture, en général une erreur sur le montant. Bref, la grande majorité des retards sont simplement dus à de petits problèmes, faciles à éviter en s’organisant et/ou en s’équipant, par exemple en passant à la facturation dématérialisée. Tout cela se prépare en amont.

C’est à dire ? Comment bien « préparer » sa facturation ?

J. M
D’abord en évitant de la considérer comme une corvée, et en la traitant comme un petit projet. Il faut bien sûr lire avec soin les documents remis par les clients, mais surtout ne pas hésiter à tisser des liens avec la comptabilité dès le début de la relation (par mail et/ou téléphone) en gardant en tête que ces services sont en général moteurs pour régler les problèmes (ils sont même généralement évalués en fonction du taux de réclamations !). Cela facilitera les éventuelles relances, qu’il faut d’ailleurs entamer AVANT l’échéance de paiement, et de manière professionnelle, pas entre deux rendez-vous, et encore moins de façon agressive. Il peut être utile de suivre une formation au recouvrement.

 

Faut-il utiliser le « factoring » ?

J. M
C’est effectivement un axe à explorer, d’autant plus que les taux sont actuellement très bas. De plus, les offres d’affacturage[1]sont aujourd’hui plus ouvertes et plus souples, ce qui en ouvre les portes aux PME/TPE. Si le client le propose, le Reverse Factoring[2]peut aussi s’avérer intéressant, y compris celui désormais proposé pour les commandes publiques, voté fin 2018 dans le cadre de la Loi PACTE.

Que faire lorsque le retard de paiement est avéré ?

J. M
J’ai pu constater lors de mes 14 ans comme Juge au Tribunal de Commerce de Nanterre que les contentieux ont souvent pour origine de petits incidents, qui ne mériteraient pas d’aller en justice. On peut commencer par essayer d’alerter le directeur financier de son client : en direct si on y arrive, ou à défaut avec un peu d’habileté en devinant son adresse email, en faisant des recherches via LinkedIn ou Google… Il faut aussi montrer sa détermination en utilisant les moyens de précontentieux abordables : une sommation de payer délivrée par un huissier n’est jamais agréable ! Si le dialogue est vraiment rompu, le réflexe devrait être la médiation plutôt que l’avocat. D’abord en s’adressant au médiateur interne de l’entreprise, dont elle dispose nécessairement si elle a signé la Charte des relations fournisseurs responsables. Puis au très officiel et gratuit « Médiateur des entreprises », ou encore à un médiateur privé, comme Medicys par exemple.

 

En résumé : les 8 règles simples à mettre en place

  • Enquêtez“ sur votre client via le site de la DGCCRF.
  • Respectez le formalisme demandé par votre client.
  • Nouez une relation avec le service comptabilité avant de facturer.
  • Vérifiez la concordance commande/facture (montants, intitulés, service client…).
  • Dématérialisez votre facturation.
  • Relancez courtoisement avant les échéances.
  • Pensez à l’affacturage
  • En cas de contentieux : privilégiez la médiation.


(*Source : Observatoire des délais de paiement-2017)

Pour aller plus loin :

L’Association Française des Crédits managers et Conseils – AFDCC a produit une série de vidéos de formation sur le thème de  l’optimisation des délais de paiement pour Bpifrance Université. À découvrir gratuitement ICI (inscription obligatoire).

 

[1]L’Affacturage ou  » factoring  » est un principe selon lequel vous cédez vos factures ou créances clients, sans attendre leur échéance, à un établissement spécialisé (factor) qui vous avance le règlement.

[2]Le reverse factoring ou affacturage inversé est un principe d’affacturage proposé par votre client, qui finance vos factures avec l’aide d’une société d’affacturage.

 

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