Avis d’experts (2/3) : les multifacettes de la transformation numérique chez Aésio Mutuelle

La fonction finance a très nettement évolué au cours des dernières années. On parle désormais de « Finance Digitale », dans la mesure où les nouvelles technologies sont devenues un levier majeur d’optimisation de la performance financière des entreprises.

Il s’agit à la fois d’un enjeu stratégique pour l’entreprise et d’une opportunité pour les experts métiers finance qui voient leur métier se transformer.

Nous repensons en profondeur la façon dont les données sont traitées et pilotées. Nous mettons en place des référentiels de qualité avec des données centralisées, fiables et structurées. Nous cherchons ensuite à modéliser cette masse de données et à produire des analyses automatisées. Enfin, nous restituons ces informations grâce à la Data Visualisation, pour qu’elles deviennent des outils d’aide à la décision rapides et efficaces.

Nous cherchons à faire passer la direction financière d’un modèle réactif ou correctif à un modèle prédictif, au service des autres directions.

Le deuxième point sur lequel la digitalisation fait une vraie différence, c’est l’efficience opérationnelle grâce à l’automatisation de certaines tâches chronophages. Cela nous permet de répondre à des attentes métiers : moins de temps passé sur la saisie, et plus sur l’analyse et le pilotage. Cela englobe notamment tous les projets autour de la dématérialisation de documents ou encore les sujets de robotisation / RPA.

Le troisième grand changement, c’est l’adaptation aux nouveaux modes de communication et d’échanges de l’information financière. Avec le Cloud, nous traitons l’information en temps réel avec une approche « service ». Nous avons les moyens de répondre aux attentes de nos collaborateurs en termes de mobilité : peu importe où ils se trouvent, les outils sont accessibles instantanément.

Enfin, dans le futur, la digitalisation peut nous emmener plus loin et on peut penser que la Blockchain nous apportera encore davantage de sécurité et de traçabilité dans l’échange d’informations financières.

Quels sont les points critiques pour mener à bien cette transformation ? Vos facteurs clés de succès ? 

Je vois trois grands points d’attention pour mener à bien la transformation digitale : le choix des outils, la méthodologie mise en place, et enfin l’acculturation, l’accompagnement vers la finance digitale.

Concernant les outils, le marché regorge de solutions mais toutes ne répondent pas à notre besoin et toutes ne sont pas adaptées à notre organisation. La clé, c’est de trouver des outils qui servent de support à nos processus et à notre organisation, et pas l’inverse. Il faut bien cadrer le besoin fonctionnel et ne pas viser telle ou telle solution simplement parce qu’elle a l’air performante. Le fait que Cegid XRP Ultimate soit accessible sur smartphone en mobilité, par exemple, était crucial pour accompagner la mobilité de nos collaborateurs. Nous avons aussi adopté l’interpréteur comptable, Cegid ISIE. Et la complémentarité entre ces deux solutions s’avère particulièrement fluide, notamment en termes de gestion et de pilotage des données.

Ensuite, la méthodologie. Avoir une bonne méthodologie projet, c’est impliquer les bons acteurs en amont, sécuriser le planning et le déploiement. La transformation ne doit pas être vécue comme une contrainte imposée mais comme un vrai levier d’amélioration pour le quotidien des équipes et pour la performance de l’entreprise.

Enfin, l’acculturation des équipes au digital. Pour certains, cela représente une nouvelle culture et un changement profond dans la manière d’exercer son métier. Il y a donc un besoin important de formation et d’accompagnement des équipes à la prise en main des nouvelles solutions.

Par ailleurs, il est nécessaire de bien intégrer la dimension réglementaire dans la transformation de la fonction finance : conformité RGPD, fiscalité, conformité assurantielle, RSE, etc.

Comment accompagnez-vous cette transformation digitale ?

Tout projet de transformation digitale doit donner lieu à une analyse d’impacts sur nos organisations et sur les changements induits pour les collaborateurs. Ces impacts doivent être mesurés, anticipés et accompagnés. Cela passe évidemment par la définition d’un plan de conduite du changement associé à tous nos projets de transformation, intégrant des actions de communication, des actions de formation, des outils divers pour recueillir les retours des collaborateurs impactés (sondages ; questionnaires ; baromètres utilisateurs ; …)

Pour faire accepter ces changements, il est nécessaire de donner du sens au projet en expliquant les objectifs, les enjeux et surtout les bénéfices d’une solution digitale (afin que les collaborateurs adhèrent au projet). Il faut les informer régulièrement, et aussi les impliquer autant que possible afin de les rendre acteurs de cette transformation. Il est essentiel que ce ne soit pas une démarche imposée top/down mais une démarche collaborative visant à revoir les modes de travail, pour plus d’efficacité…

Comment décririez-vous l’engagement des personnes travaillant à la direction financière ? L’évolution des outils représente-t-elle un levier pour rendre leurs missions plus stimulantes ?

Nous avons la chance de disposer d’équipes extrêmement engagées dans l’amélioration des process financiers et comptables. Cet aspect a été une composante majeure de l’appropriation des outils déployés depuis la fusion Aésio Mutuelle (dont notamment Cegid XRP Ultimate) et a permis d’organiser les expressions de besoin, recettes et mises en production avec le soutien actif de la communauté des utilisateurs.

L’évolution des outils est effectivement un levier de mobilisation et de motivation des équipes si elle est porteuse d’évolutions d’ergonomie et de fonctionnalités (d’analyses et d’extractions, particulièrement) orientées vers les utilisateurs. Ces améliorations, combinées à la digitalisation des process, permettent une bascule de la valeur ajoutée des travaux, de tâches de saisie et de collecte d’informations, vers des missions d’analyse.

La condition de cette évolution repose, outre une conception « user friendly » des outils, sur un accompagnement des équipes par le biais de formations et d’un dispositif managérial adapté.

Est-ce que la digitalisation de la fonction finance vous oblige à recruter de nouveaux profils ou compétences ? Si oui, lesquels ?

Cette évolution nécessite d’accompagner la transition des missions vers :

• Une ouverture plus large vis-à-vis des aspects liés aux « datas »,
• La mise en place de process assurant la qualité de la donnée,
• L’intégration d’auto-contrôles et de dispositifs de révision et d’analyse en continu, tendant ainsi à lisser la charge liée aux clôtures annuelle et infra-annuelles.