5 avantages immédiats pour la gestion de document avec YCSP Finances Y2

Les services finances au sein des collectivités sont au cœur des process de dématérialisation de leurs organisations. Les causes qui rendent celle-ci plus que jamais nécessaire se cumulent aujourd’hui. Depuis janvier 2017 notamment, Chorus Pro a transformé et fluidifié la facturation entre le secteur public et ses fournisseurs. Auparavant, le protocole d’échange standard (PESv2) a progressivement fédéré la transmission des bordereaux de dépense, de recettes et leurs pièces-jointes. En parallèle, avec TotEM, la Direction générale des collectivités locales a facilité l’accès à des documents budgétaires complètement dématérialisés. Autrement dit, les étoiles sont alignées pour permettre aux services financiers de changer la donne. Ils sont en effet confrontés à une masse de documents à gérer au quotidien dont la dématérialisation permet un gain majeur en termes de temps, de fiabilité des recherches et d’efficacité d’accès à l’information.

En la matière, une Gestion Electronique des Documents (GED) est un atout qui permet aux utilisateurs d’archiver, de classer et d’indexer l’ensemble de leurs documents numérisés. La GED s’inscrit pleinement dans un processus métier de travail collaboratif, de capitalisation et d’optimisation des échanges d’informations. En s’appuyant sur Yourcegid Secteur Public Finances Y2, les services financiers peuvent accélérer leur stratégie de dématérialisation. En effet, la solution intègre une GED métier conçue pour accompagner la transformation de la gestion financière. Panorama des 5 clés qui permettent de mieux gérer ses documents avec YCSP Finances Y2 :

 

1. Consulter mes documents directement dans le contexte métier de l’application

Grâce à sa GED métier intégrée, YSCP Finances Y2 fait bénéficier à ses utilisateurs d’un plan de classement préétabli directement dans son application de Gestion Financière. Opter pour une GED métier, c’est en effet opter pour un référentiel de base (personnalisable par la suite) qui permet un déploiement facile et rapide pour les utilisateurs de votre organisme public. La consultation en ligne de vos documents, en mode sécurisé, peut être indifféremment assurée par les fonctions de votre application Finances ou directement dans le module de GED en naviguant dans les plans de classements autorisés. La consultation est plus simple et harmonieuse : les passages permanents d’un outil à un autre et d’un document papier à l’écran deviennent inutiles.

 

2. Faciliter l’accès à l’information par une centralisation des données

La GED métier intégrée à YSCP Finances Y2 assure que l’information stockée est concentrée sur une base unique. Fini les documents dispersés sur les postes informatiques des différents agents de votre organisme public. Les documents et les pièces deviennent plus facilement accessibles, pour tous et en tous lieux (à partir d’une simple connexion internet). L’organisation et l’optimisation de la gestion documentaire permet de centraliser tous les documents dans un même système d’informations afin d’exploiter toutes les données en temps réel et de collaborer efficacement sans pertes d’informations. La GED métier offre un accès à l’ensemble de vos agents, selon des habilitations définies par votre organisme public, ce qui rend le système plus fiable et plus sécurisé. Vous gagnez en maîtrise et vous fédérez les informations et usages qui étaient auparavant dispersés. Une promesse clé de la dématérialisation est ainsi relevée !

 

3. Assurer la sécurité et l’intégrité de mes documents

La sécurité et l’intégrité des données est un point fondamental pour tout service financier de collectivité. La solution YSCP Finances Y2 met donc un point d’honneur à les assurer en évitant les redondances et les incompréhensions. Une GED métier intégrée permet de créer, à partir de là, une véritable dynamique de travail collaboratif où chaque collaborateur est identifié et ne voit que les documents qui lui sont destinés (via une gestion des droits d’accès personnalisable). Les documents sont enregistrés et conservés sur un serveur unique afin d’assurer une qualité et une lisibilité optimale de l’information. Contrairement aux différents postes de travail des agents, le serveur sur lequel la GED est hébergée est sauvegardé chaque jour et offre une traçabilité optimale des opérations effectuées. Assurer ainsi la gestion des documents d’un service financier permet d’associer tangiblement les termes dématérialisation et confiance.

 

4. Réduire les coûts de gestion liés à l’exploitation de mes documents

En facilitant le traitement quotidien des documents, la GED métier simplifie et optimise tous vos processus. La GED contribue donc à la performance des agents. La numérisation des documents et le stockage de ces derniers dans une GED métier permet d’optimiser votre espace de travail, de suivre plus facilement vos documents en circulation (de leur création jusqu’à leur destruction) mais aussi de diminuer le coût de conservation des documents soumis à une obligation légale. En ce sens, une solution comme YCSP Finances Y2 permet de mettre en place une vision de long terme de la transformation, sans prendre le risque de générer des coûts supplémentaires en changeant ses process.

 

5. Améliorer l’indexation et la recherche de mes documents

En ayant recours à un archivage en ligne, l’indexation et la recherche des documents sont plus rapides, complètes et précises que les méthodes de classement et d’archivage papier. En intégrant une GED dédiée aux services financiers des collectivités, la solution YCSP Finances Y2 rend plus fluide toutes les opérations quotidiennes de recherche et d’accès aux bons documents au bon moment. Les documents dématérialisés qui sont stockées dans la GED sont accessibles depuis un simple moteur de recherche. Celui-ci permet de naviguer et de retrouver tous vos contenus au moyen de vues personnalisées, de recherches structurées ou en mode plein texte. Cette facilité d’usage, qui rappelle celle à laquelle nous sommes habitués dans nos vies personnelles, facilite l’adhésion de tous à la dématérialisation.

 

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