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Automatisation de la gestion de la paie : les 5 avantages incontournables

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Gestion de la petite entreprise

01 décembre 2023

Vous le savez sans doute, la gestion de la paie est un processus complexe. Non seulement une source de stress dans votre quotidien d’entreprise, mais aussi une tâche chronophage qui exige toute votre attention ou celle de votre équipe dédiée. Heureusement, l'automatisation vous libère de cette contrainte et vous apporte beaucoup d’avantages ! Entre performance et innovation, optimiser les performances de votre entreprise et motiver vos collaborateurs n’a jamais été aussi accessible pour vous. Explications.

5 min

Automatisation gestion de la paie

1. Automatisation de la gestion de la paie : qu’est-ce que c’est ?

Vous ne savez pas ce qu’implique l’automatisation de la gestion de la paie ? Faisons un point sur les notions essentielles.

 

Gestion de la paie : définition

La gestion de la paie ne se limite pas à calculer la rémunération de vos salariés. Elle permet aussi de :

  • éditer chaque bulletin de paie sur la base des éléments obligatoires (salaires selon le type de poste, cotisations sociales, heures supplémentaires, prélèvement à la source, frais de déplacement, congés ou arrêts maladie) ;
  • rédiger les contrats de travail ;
  • transmettre les documents nécessaires à l’administration fiscale et aux organismes sociaux ;
  • rassembler les données propres à l’activité.

 

Gestion de la paie : pourquoi l’automatiser ?

L’automatisation de la gestion de la paie permet de recueillir des données sur le personnel et de simplifier le travail du service comptabilité. Elle réduit également le risque d’erreurs vis-à-vis de la réglementation ou de la convention collective, fait gagner du temps au gestionnaire de paie, et réduit les coûts de traitement pour chaque fiche de paie.

 

Gestion de la paie : comment l’automatiser ?

Pour automatiser la gestion de la paie, vous devez choisir la solution la plus appropriée. Le logiciel de paie que vous allez déployer doit assurer la prise en charge des fonctionnalités et données dont vous avez besoin (congés payés, heures supplémentaires, cotisations sociales). Pensez à faire un audit interne de vos processus pour faire le bon choix !

Peut-on automatiser la gestion de la paie les yeux fermés ?

Si un logiciel de paie est puissant, sa mise en place implique de bien paramétrer son système. Les données intégrées doivent être correctes sous peine d’entraîner des erreurs. Une prise en charge humaine minimum reste donc nécessaire.

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2. Automatisation de la gestion de la paie : 5 raisons de l’adopter !

Vous êtes séduit par l’idée d’automatiser vos processus, mais vous avez besoin d’en savoir plus ? Voici 5 raisons d’adopter une solution pour la gestion de la paie de votre entreprise :

 

Raison n°1 : Réduction du risque d’erreur

En automatisant votre gestion de la paie, vous réduisez le risque d’erreurs humaines susceptibles d’intervenir au moment du calcul de la rémunération des salariés.

 

Raison n°2 : Gain de temps

Que vous soyez dirigeant d’entreprise ou gestionnaire de paie, l’automatisation de la gestion de la paie vous fait gagner du temps et vous libère pour des tâches à plus forte valeur ajoutée. Vous pouvez par exemple passer enfin plus du temps sur le recrutement de l’année prochaine ou la structure d’un nouveau produit ou service.

 

Raison n°3 : Conformité légale simplifiée

L’automatisation de la gestion de la paie vous permet de vous conformer à vos obligations, notamment pour les cotisations sociales et les déclarations fiscales. La gestion de la paie demande une certaine rigueur autour de la conformité de vos documents, d’autant plus quand c’est un domaine qui évolue constamment ; ne risquez plus de sanctions !

 

Raison n°4 : Confidentialité des données renforcée

Sachez aussi qu’un bon logiciel de paie est un outil très sécurisé, qui protège efficacement vos données et celles de vos salariés.

 

Raison n°5 : Reporting et analyse optimisés

Grâce à l’automatisation de la gestion de la paie, vous élaborez des rapports et analyses détaillés sur votre fonctionnement (coûts du personnel, avantages sociaux, etc.) pour prendre les meilleures décisions et adapter votre stratégie en temps réel.

3. Gestion de la paie : comment l’automatiser en 5 étapes ?

Vous souhaitez passer à l’étape supérieure ? Suivez avec nous les différentes étapes et processus à automatiser.

 

Étape 1 : Choisissez votre logiciel

Cela va de soi, la première étape est la plus importante ! C’est pourquoi nous vous conseillons de prendre le temps pour choisir le logiciel adapté à vos besoins, votre entreprise mais aussi vos outils existants. Ce recueil des besoins sera aussi important afin de paramétrer votre logiciel de paie selon les spécificités de votre entreprise (convention collective, taux d’imposition, avantages sociaux).

 

Étape 2 : Saisie ou import des éléments variables de paie

Intégrez les variables qui impactent la rémunération, comme les heures supplémentaires, les primes ou les congés payés. Le logiciel se servira de ces informations pour calculer les salaires. Magique non ?

 

Étape 3 : Production des fiches de paie

Lorsque vos variables seront saisies, le logiciel de paie s’occupera de générer vos bulletins de paie. Plus besoin de les générer manuellement ! Il peut également les télécharger en ligne ou les envoyer par email.

 

Étape 4 : Paiement des salariés

Le logiciel de paie assure le paiement des salaires en intégrant les coordonnées bancaires des membres du personnel. Que demander de plus ?

 

Étape 5 : Calcul des charges sociales

À noter que le logiciel de paie calcule les charges sociales (cotisations à la sécurité sociale, régimes de retraite) et gère les déclarations obligatoires, comme la Déclaration Sociale Nominative (DSN).

Choisissez la solution d’automatisation la mieux adaptée à votre entreprise !

Plusieurs solutions vous permettent d’automatiser votre processus, comme :

  • un logiciel de paie en interne, pour un contrôle total, mais avec un coût potentiellement élevé (mise à jour régulière, etc.), Par exemple : Cegid Quadra Entreprise, la solution de gestion d’entreprise Cegid, qui ne présente aucun surcout lors des mises à jour et propose des formations à chaque évolution;
  • un système Web accessible aux employés, qui entraîne plus d’autonomie. Par exemple : MyPeopleDoc le coffre-fort électronique qui offre plus d’indépendance aux salariés dans la gestion des documents RH;
  • un contrat d’externalisation de la paie, qui s’appuie sur l’expertise d’un prestataire externe, mais qui favorise votre dépendance.

L’automatisation de la gestion de la paie est une solution qui offre précision et efficacité, tout en renforçant la confidentialité de vos données. Malgré la nécessité d’une supervision humaine, ses bénéfices sont indéniables pour optimiser vos processus internes et la stratégie globale de votre entreprise. Prenez le temps de choisir le logiciel adapté à votre entreprise et vos besoins spécifiques et profitez !

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